Vous venez de prendre en main Ogust avec un paramétrage dédié à la gestion des organismes de formation continue. Pour bien démarrer, nous vous conseillons de suivre ces différentes étapes qui vous permettrons d'utiliser rapidement votre Ogust et commencer à gagner du temps.
Paramétrages généraux
Configurer les informations de votre entreprise
Veuillez lire cet article.
Configurer vos utilisateurs
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Configurer vos paramètres comptables
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Configurer vos prestations et tarifs
Cette étape est importante car le référentiel de prestations va définir la manière dont vous allez planifier vos cours mais également comment vous allez pouvoir analyser votre chiffre d'affaire.
Pour commencer la configuration, rendez-vous dans le menu Administration / Prestations et tarifs.
Vous trouverez ci-dessous un exemple de configuration adapté à la formation professionnelle :
Les principales informations à compléter sur une prestation sont les suivantes :
Code produit (ce champ est facultatif mais vous permet d'utiliser la fonction d'import-export pour une mise à jour dans Excel par exemple)
Libellés court et long
Compte comptable (vous pouvez aussi l'associer au niveau du tarif pour plus de précision)
Liste des niveaux : vous pourrez associer une prestation à une "liste de niveaux" ou thématique, configurée ici
Couleur : il est important de définir des couleurs par activités vous permettant une meilleure lisibilité dans les plannings.
Sur chaque prestation, vous pouvez créer un ou plusieurs tarifs "catalogue" (ces tarifs sont des tarifs par défaut qui pourront être personnalisés dans chaque devis ou convention.
Veuillez lire cet article pour plus de détail.
Paramétrages pour vos clients et stagiaires
Configurer votre référentiel de formation
Cette étape est facultative. Elle vous permet d'automatiser la génération de conventions de formations intégrant les informations suivantes en fonction du niveau souhaité dans l'apprentissage d'une matière :
Projet visé par le stagiaire
Intitulé de la formation
Objectifs de la formation
Contenu pédagogique
Définition du niveau à atteindre
Pour commencer la configuration, rendez-vous dans le menu Administration / Paramètres / Centre de formation puis sélectionner "Configurer votre référentiel de formation". Commencez par créer une "liste de niveaux" correspondant à vos thématiques enseignées, comme par exemple : bureautique, comptabilité, langue étrangère, etc.
Dans chaque thématique, créer autant de niveaux que souhaité. Un niveau correspond à un stade d'apprentissage de la thématique et pour chaque passage d'un niveau à un autre, vous pourrez configurer toutes les informations qui pourront automatiquement se retrouver sur la convention. Vous trouverez un exemple ci-dessous avec les informations liés à l'atteinte d'un niveau ELEMENTAIRE A2 dans la thématique LANGUES ETRANGERES :
Personnaliser votre modèle de convention (contrat)
Veuillez lire cet article.
Paramétrages pour vos formateurs
Configurer votre référentiel de compétences
Veuillez lire cet article.
Personnaliser votre modèle de contrat de travail
Veuillez lire cet article.
Paramétrages pour les cours
Configurer le module de e-signature
Veuillez lire cet article.
Suivre les présences
Dans le menu Analyses / Contrôle des informations, le contrôle "Suivi des présences" vous permet de visualiser tous les cours d'une période donnée et de vérifier si vos intervenants ont bien pointé le cours, le statut de vos apprenants (Présent ou Absent) ainsi que leur propre validation du cours.
Rappel hebdomadaire automatique
Tous les lundis matin, formateurs et apprenants reçoivent un email de rappel s'ils ont des cours non validés. Ils sont alors invités à se connecter à leur espace en ligne pour valider leurs cours.
Créer des fiches Entreprises, Stagiaires et OPCO
Créer une fiche entreprise et des salariés (stagiaires)
Dans le menu Client, cliquer sur "Nouveau client pro" et complétez la fiche.
Dans la liste déroulante "Type de client", sélectionner "Prospect" (pas encore client) ou "Client".
Une fois la fiche enregistrée, vous pouvez ajouter des interlocuteurs dans l'onglet définition.
Vous pouvez également ajouter des salariés dans l'onglet "Salariés".
Créer une fiche OPCO (ou tout autre organisme financeur)
Dans le menu Client, cliquer sur "Nouveau client pro" et complétez la fiche.
Dans la liste déroulante "Type de client", sélectionner "OPCO".
Une fois la fiche enregistrée, vous pouvez ajouter des interlocuteurs dans l'onglet définition.
Gérer les opportunités (ou projet de formation)
Créer une opportunité ou projet de formation
Dans la fiche client, depuis l'onglet "Opportunités" cliquer sur le bouton (+) pour ajouter un nouveau projet de formation.
A partir d'une opportunité, vous pourrez générer un devis dans l'onglet "devis". Celui-ci reprendra les éléments de l'opportunité.
Vous pouvez également lancer une recherche de formateurs grâce au bouton "Recherche" et publier l'offre de mission sur les portails extranet des intervenants choisis.
Suivi des opportunités ou projets de formation
Dans le menu Clients / Suivi des opportunités, vous retrouvez l'intégralité de vos projets de formation répartis par étape de vente et commercial.
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