Vos applications préférées synchronisées sans code
Zapier est un outil d'automatisation en ligne qui connecte vos applications et vos services en ligne entre eux sur le principe "If This Then That" (IFTTT).
Vous pouvez connecter ensemble plusieurs applications et automatiser des tâches, tout cela sans une seule ligne de code, donc en totale autonomie.
Pour plus d'informations lire cet article.
Les pré-requis de l'intégration Ogust <> Hubspot via Zapier
Pour réaliser cette intégration, vous devrez :
Connecter mon compte Ogust à Zapier
Dans Zapier, allez dans la rubrique "My Apps" (Mes applications) puis cliquez sur "Add connection" (Ajouter une connexion).
Recherchez l'application Ogust (L'application est pour le moment sur invitation uniquement. Cliquez ici pour ajouter l'application Ogust à votre compte Zapier). Si vous ne voyez pas l'application Ogust à ce stade, pas d'inquiétude car vous pourrez l'ajouter quand vous créerez votre premier Zap.
Puis saisissez vos clés publiques et privées :
Retrouvez votre application Ogust ici :
Connecter mon compte Hubspot à Zapier
Connectez-vous à votre compte Hubspot puis depuis la rubrique "My Apps" de Zapier, recherchez "Hubspot".
Sélectionnez le compte qui s'affiche à l'écran.
Puis cliquez sur "Connecter l'application" si vous acceptez les conditions.
Votre application est désormais connectée :
Intégration synchrone (ajouts et mises à jours bi-directionnelles)
Pour réaliser une intégration synchrone, vous aurez besoin de stocker les identifiants uniques (ID) des fiches Hubspot dans Ogust, afin de pouvoir utiliser les actions de mise à jour de Hubspot.
Par défaut, la clé unique des fiches clients et intervenant est l'email dans l'application Zapier Ogust, mais vous pouvez aussi mettre à jour une fiche Ogust à partir de son ID. Dans ce cas, il vous faudra stocker l'ID Ogust dans les fiches Hubspot.
Création d'un champ personnalisé 'ID Hubspot" sur une fiche client ou intervenant Ogust pour stocker l'ID Hubspot
Il vous suffit de créer un champ personnalisé pour qu'il soit visible dans votre application Zapier. Une fois ce champ créé, vous pouvez l'alimenter par votre Zap à partir des identifiants de la fiche dans Hubspot.
Création d'un champ personnalisé 'ID Ogust" sur une fiche contact Hubspot pour stocker l'ID Ogust
Dans l'application Hubspot, allez dans le menu "Paramètre" (roue dentée en haut à droite), puis Gestion des données, puis Propriétés. Cliquez sur "Créer une propriété".
Complétez le formulaire puis cliquez sur "Suivant".
Sélectionnez le type de champ "Texte sur une seule ligne" puis cliquez sur "Suivant".
Cliquez sur "Créer".
Créer son premier Zap (automatisation)
Par exemple, nous allons créer une fiche prospect/client dans Ogust quand une fiche a été créée dans Hubspot via un formulaire de contact par exemple.
Voici le résultat attendu (l'étape 3 est facultative) :
Dans le menu "Zaps" (Automatisations), cliquez sur "Create" (créer).
(Etape 1) Rechercher l'application qui servira de point d'entrée (Trigger : point de départ de l'automatisation, ou évènement qui va déclencher votre automatisation). Ici, il s'agit de Hubspot
Sélectionnez dans la liste, le type d'évènement souhaité, ici "New contact" puis Continuez
Sélectionnez le compte (application connectée) que vous avez ajouté précédemment, ou ajoutez là maintenant, puis continuez
Vous pouvez ajouter des champs personnalisés de Hubspot. En particulier, si vous choisissez de mettre à jour une fiche dans Ogust à partir de son identifiant unique au liue de son adresse email, il vous faudra ajouter le champ "ID Ogust" en tant que champ personnalisé en bas du formulaire "Set up trigger" en cliquant sur la liste "Additionnal proerties to retrieve" (champs personnalisé à récupérer) puis en cherchant et sélectionnant "Id Ogust".
Puis cliquez sur "Continue"
Testez votre trigger pour vérifier que tout fonctionne. Dans le cas présent, Zapier va regarder si un contact a été créé récemment dans Hubspot. Si aucun contact n'a été trouvé, allez en créer un dans Hubspot CRM. Continuez
Recherchez l'application vers laquelle créer l'action souhaitée (ici, créer une fiche client dans Ogust), puis continuez
Sélectionnez dans la liste, le type d'évènement souhaité, ici "Create or Update Client" puis Continuez
Sélectionnez le compte (application connectée) que vous avez ajouté précédemment, ou ajoutez-la maintenant, puis continuez
Faire correspondre chacun des champs de la fiche client Ogust avec les données issues de la fiche contact de Hubspot puis continuez. Attention, certains champs sont obligatoire comme : Nom, Adresse (par défaut . pour adresse et ville, 00000 pour code postal et FR pour le Pays).
Testez votre intégration en cliquant sur le bouton "Test action", et retrouvez votre première fiche client dans Ogust !
L'identifiant unique (ID) de la fiche créée dans Ogust s'affiche et vous pouvez (facultatif) le stocker dans Hubspot pour améliorer votre synchronisation (au lieu de se baser sur l'email comme clé unique)
(Etape 3 - facultative) Vous pouvez ajouter une troisième étape à votre Zap, permettant de mettre à jour votre fiche contact dans Hubspot avec cet ID (Il vous faudra au préalable créer un champ personnalisé "ID Ogust" sur votre fiche dans Hubspot).
Il vous faudra ajouter le champ "ID Ogust" en tant que champ personnalisé en bas du formulaire "Set up action" en cliquant sur la liste "Additionnal proerties to retrieve" (champs personnalisé à récupérer) puis en cherchant et sélectionnant "Id Ogust"
Puis compléter la correspondance :
N'oubliez pas de nommer votre "Zap" (en haut à gauche en cliquant sur le crayon)
Et de le publier en cliquant sur "Publish Zap" :)
Les applications pratiques dans le cadre d'Hubspot CRM
Si vous disposez d'Hubspot et souhaitez continuer à bénéficier de la puissance de l'outil pour les besoins VCRM et marketing automation par exemple, tout en synchronisant vos données avec votre ERP, c'est possible !
Voici la liste (non exhaustive) des possibilités d'intégration entre Hubspot et Ogust :
Créer dans Ogust une fiche prospect/client créée dans Hubspot
Créer dans Ogust une fiche candidat/intervenant créée dans Hubspot
Créer dans Ogust une fiche offre/opportunité créée dans Hubspot
Mettre à jour dans Hubspot une fiche prospect/client modifiée dans Ogust
Mettre à jour dans Hubspot une fiche intervenant modifiée dans Ogust
Mettre à jour dans Hubspot une fiche offre/opportunité modifiée dans Ogust