Il est essentiel de procéder au paramétrage dans l’ordre suivant :

Dans PARAMETRAGE > PRESTATION, cliquez sur NOUVEAU pour ajouter une prestation, en y associant l’activité « Portage » (indispensable pour le bon fonctionnement de l'application).

Dans PARAMETRAGE > TYPE D'ANNULATION, cliquez sur NOUVEAU pour ajouter un nouveau type d’annulation, en indiquant si celle-ci est facturée ou pas.

Dans PARAMETRAGE > TYPE D'ABSENCE, cliquez sur NOUVEAU pour ajouter un nouveau Type d’absence, en y associant obligatoirement un Type d’annulation.

Dans PARAMETRAGE > CONDUCTEUR, cliquez sur NOUVEAU pour ajouter un véhicule ou un conducteur et saisir les données associées.

Si le conducteur doit être amené à utiliser l’application mobile, il est obligatoire d’indiquer un nom d’utilisateur / mot de passe.

Un « regroupement » permet de regrouper les clients selon différents critères (tournées différentes, opérateurs différents, etc.).

Dans PARAMETRAGE > REGROUPEMENT, cliquez sur NOUVEAU pour ajouter un regroupement (seul un libellé est nécessaire).

Les regroupements se retrouvent ensuite :

- Sur un planning type (pour filtrer l’écran Tournées et n’avoir que le planning type associé à son Regroupement)

- Sur un client, via un champ obligatoire

Une version ultérieure permettra de rattacher automatiquement le Regroupement en utilisant le moteur de géolocalisation

- Sur les écrans « Clients », « Adresses » et « Commandes » : il est possible de filtrer les clients selon ce critère (le filtre étant conservé lorsque l’on recharge la page)

Un planning type permet de regrouper des tournées et de créer des modèles de planning pour vos journées.

Chaque planning peut contenir une ou plusieurs tournées :

1. Depuis le menu PARAMETRAGE > PLANNING TYPE, cliquez sur le bouton NOUVEAU.

2. Saisissez un libellé explicite pour votre planning type. Exemple : planning type effectif réduit / planning type semaine / etc.

Les heures de départ et d’arrivée ne sont pas obligatoires. Elles permettent d’alimenter les heures de départ/arrivée au moment de la création des tournées types.

3. Si un Regroupement existe, renseignez ce champ pour lier un Planning Type à un regroupement (si vous souhaitez activer la gestion des regroupements, il est nécessaire de créer un Planning type par Regroupement).

4. Valider. La fiche du planning type s’ouvre alors en modification.

5. Ajoutez ici vos tournées types. Cliquez sur le bouton NOUVEAU dans l’encart Tournée.

6. Créez vos tournées types associées à votre planning type.

Vous pouvez choisir un conducteur et un véhicule par défaut (facultatif, ces données peuvent être également renseignées lors de la création des tournées datées).

L’heure de départ et d’arrivée ainsi que les adresses de départ et d’arrivée sont ici obligatoires. Vous devez personnaliser la tournée à l’aide d’un code couleur.

7. Définition des zones.

Pour chaque tournée il est possible de définir des zones géographiques, Ce paramétrage est une étape obligatoire si vous répartissez vos clients géographiquement.

Si aucune zone n’est définie, le moteur de planification effectuera une optimisation sur l’ensemble des commandes, sans tenir compte d’une répartition géographique.

Cliquez sur l’icône située en haut à gauche sur la carte. Dessinez ensuite votre zone d’intervention pour votre tournée.

Une fois la zone dessinée, cliquez sur celle-ci, une info-bulle s’affiche :

Sous l’icône "Véhicule", sélectionnez la tournée type à affecter à cette zone.

La zone reste grisée tant que celle-ci n’est pas affectée. Une fois affectée à la tournée type, la zone définie s’affiche avec la couleur de la tournée.

Attention, les zones ne doivent pas se superposer.

Depuis le bouton Affichage, vous pouvez afficher tous les clients et tous les clients hors zone afin de vérifier si tous vos clients seront bien inclus dans vos futures tournées.

8. Une fois vos tournées types créées, cliquez sur le bouton Enregistrer en haut à droite.

Attention : Forcer l’ordre d’une tournée désactive l’optimisation de la tournée. Cet ordre sera ainsi prioritaire sur l’algorithme d’optimisation des tournées.
Par ailleurs, il impose également d’associer manuellement les clients aux tournées, désactivant l’affectation du client à la tournée par géolocalisation.

Dans le cas où vous souhaitez forcer l’ordre des tournées, il est possible de définir celui-ci en cliquant sur l’icône « Organisation » de la Tournée type

Cela affiche l’ensemble des clients affectés manuellement à cette tournée.

Depuis cet écran, il est possible

- De changer l’ordre via glisser-déposer

- D’associer de nouveaux clients, en indiquant un ordre de livraison