Identification : Vous pouvez mettre à jour les données d’identification : nom, prénom, date de naissance, adresse e-mail, téléphone, etc. Il est possible d’ajouter plusieurs numéros de téléphone. Vous pouvez également saisir un commentaire.

Adresses : Vous pouvez saisir l’adresse du client. Il est possible de définir des adresses d’intervention et de facturation.

Il est important de saisir une adresse détaillée pour que la géolocalisation soit la plus précise possible.

Cliquez sur le bouton Nouveau pour ajouter une adresse.

Une fois l’adresse saisie, cliquez sur le bouton Géocoder pour faire correspondre l’adresse saisie aux coordonnées GPS exactes La précision se met alors à jour.

Vous pouvez également définir ici une durée de stop. Le stop désigne le temps de l’arrêt prévu chez le client, c’est un point de passage dans la tournée.

Vous avez la possibilité de paramétrer des contraintes d’horaires de passage, qui seront prises en compte dans le processus de planification.

Affectation tournées : Cette rubrique vous permet de forcer l’affectation de ce client à une tournée donnée. Cette étape est facultative et n’est utile que si :

- Vous n’utilisez pas de zonage géographique

- Vous souhaitez déroger à l’affectation géographique

Le cas échéant, le moteur de planification affectera par défaut les commandes à la tournée indiquée, sans prendre en compte le zonage. N.B. : Cette manipulation s’effectue adresse par adresse.

Contrats : Cliquez sur Nouveau pour ajouter un contrat. La création d’un contrat par client n’est pas indispensable pour saisir une commande, celui-ci permet seulement de définir des données par défaut (semaine type de livraison de repas).

La date de début du contrat est obligatoire. Si la date de fin n’est pas renseignée, le contrat est considéré comme actif jusqu’à la saisie d’une date de fin.

Définir le nombre de personnes concerné par le contrat.

Astuce : pour pouvoir ajouter une 2ème personne, il faut qu’au moins un repas soit saisi pour la 1ère personne.

Ici vous pouvez également définir le roulement de votre semaine, c’est-à-dire sur combien de semaines type (maximum 4) les commandes peuvent être planifiées.

A partir d’un roulement sur 2 semaines, vous devez saisir la date de début du cycle.

Remplir ensuite le planning : saisir le numéro de la semaine pour chaque jour et sélectionnez le menu par défaut.

Vous pouvez également restreindre les menus par régimes.

Dans l’exemple ci-dessus :

• En semaine 1, 3, 5, etc. le client se verra proposer le menu associé les Lundi, Mercredi et Vendredi

• En semaine 2, 4, 6, etc. le client se verra proposer le menu associé les Mardi et Jeudi

Cliquez sur le bouton "Enregistrer" pour valider votre contrat.

L’application vous propose de générer les commandes sur une première période.

En cas de modification d’un contrat, il est possible de choisir une date d’application afin de conserver l’historique. Les éventuelles commandes générées sur la période concernées seraient alors régénérées selon les nouveaux termes.

Commandes : Vos commandes s’affichent pour la semaine en cours.

Attention : Votre semainier doit être correctement rempli pour pouvoir sélectionner les menus.

Cliquez sur Préc et Suiv. pour afficher les semaines précédentes et suivantes.

Sélectionnez ici les menus ainsi que les composantes associées.

Sous le bouton "Actions", cliquez sur "générer cdes du client" pour générer les commandes de ce client.

Pour ajouter une absence du client, allez sur la Fiche Client > Absences et cliquez sur le bouton NOUVEAU.

Le type d’absence et la date de début sont obligatoires (si aucune date de fin n’est précisée, le client sera considéré comme Absent jusqu’à nouvel ordre).

La saisie d’une absence entraîne la génération d’annulation sur les commandes de la période pour ce client, sur l’ensemble des personnes de ce contrat. La saisie de commande est également désactivée.

Attention : La saisie d’une absence peut avoir comme conséquence d’invalider les tournées générées

sur la période. Pensez à les revalider le cas échéant.

En plus de la gestion des absences, qui génèrent automatiquement des annulations, il est possible d’annuler un repas particulièrement, via la croix rouge sur l’entête de la journée.

L’annulation peut se définir pour une ou plusieurs personnes, en y associant obligatoirement un Type d’annulation (qui impactera, ou non, la facturation selon son paramétrage)

Attention : La saisie d’une annulation bloque la modification du

régime pour la semaine entière, pour ne pas entraîner de recalcul des menus historisés.

A la validation de l’annulation, la page se recharge et cela se matérialise par une mise en forme particulière du repas annulé.

Astuce : Il est possible de revenir sur l’annulation en recliquant sur la croix rouge.