Cette fonctionnalité avancée est réservée aux utilisateurs ayant au minimum la version Premium d'Ogust Manager. Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez d'abord activer les modules Extranet client et Extranet intervenant sur votre compte Ogust Manager.

À quoi ca sert ?

Les portails sont des espaces personnel auxquels vos clients et intervenants peuvent se connecter pour communiquer avec vous  et accéder aux documents que vous mettez à leur disposition mais également :

  • Extranet intervenant : visualiser et/ou modifier leurs informations, planning, accéder à leurs bulletins de salaire, saisir leurs coupons...

Paramétrer les portails

Les actions et rubriques disponibles peuvent être modifiées. Pour cela, cliquez sur Administration > Paramètres > Configuration > Portail > onglet Clients ou Intervenants.

URL du portail : adresse du portail client ou intervenant. Les deux adresses sont différentes, vos clients ne peuvent pas se connecter au portail intervenants (et inversement). C'est cet URL que vous pouvez communiquer à vos clients/intervenants et utiliser pour créer un bouton d'accès vers les portails.

Page à afficher sur l'accueil
: permet de définir la page d'accueil. Vous pouvez mettre l'URL de votre site internet, créer une page HTML avec l'éditeur HTML ou simplement laisser un message d'accueil.

Menu : permet de définir les informations à afficher en cochant les cases correspondantes.

Remarque :
En cliquant sur le + à côté de planning, vous accéder à des options supplémentaires concernant la gestion des plannings (affichage, consultation, création, modification, suppression de plages d'intervention, de disponibilité ou d'absences...). 

Pour donner accès à la modification, il faut que le Planning par défaut soit définit sur Semaine ou Mois :

Attention, les plannings sont synchronisés avec Ogust Manager. Si vous donnez à vos clients et/ou intervenants la possibilité de modifier leurs interventions, ces modifications seront appliquées directement et aucune alerte ne vous sera envoyée.

Menu supplémentaire : permet de créer un accès vers un site internet en renseignant un Nom et l'URL correspondante.

Générer les portails

Depuis la fiche client ou intervenant, cliquez sur le bouton Portail puis sur Générer :

Identifiant : par défaut, c'est l'e-mail renseigné sur la fiche du client/intervenant qui apparaît mais vous pouvez définir un identifiant de votre choix. Si un message d'erreur vous alerte que l'identifiant est indisponible, renseignez un autre identifiant.

Mot de passe : par défaut, le mot de passe est généré automatiquement. Pour le définir manuellement, décochez la case mot de passe automatique et saisissez le mot de passe de votre choix.

Transmettre par email : si cette case est cochée, le client/intervenant reçoit un mail avec ses informations de connexion (identifiant et mot de passe). Vous pouvez sélectionner dans le menu déroulant l'adresse utilisée pour envoyer ce mail.

Une fois le portail créé, le bouton Portail devient vert :

Mettre des documents à disposition sur les portails

Vous pouvez partager des documents avec vos clients et intervenants. Ces documents peuvent être mis à disposition de manière individuelle ou collective.
Pour que vos clients/intervenants puissent accéder aux documents que vous publiez sur le portail, vous devez d'abord activer le menu Mes documents :

Côté intervenant : les documents apparaissent dans Mon administratif > Autres documents :
Côté client : les documents apparaissent dans Mes documents > Mes ressources.

Documents disponibles individuellement

Depuis les fiches client/intervenant, l'onglet Documents vous permet de stocker et de partager des documents avec eux. Les documents ajoutés dans cet onglet concernent uniquement le client/l'intervenant en question. Par conséquent, seul le client/intervenant peut accéder à ces documents.
Cliquez sur Nouveau fichier :

Saisissez le Libellé du document, rattacher le fichier, cochez la case Publier sur le portail puis cliquez sur Enregistrer :

Documents disponibles collectivement

Pour publier des documents sur les portails de tous vos clients/intervenants, cliquez sur Administration > Société > Documents, cliquez sur Nouveau fichier :

Saisissez le Libellé du document, rattacher le fichier, cochez la case Publier sur le portail et/ou Publier sur le portail intervenant puis cliquez sur Enregistrer :

Régénérer les accès portail

Si un client/intervenant oublie son identifiant et/ou mot de passe, vous pouvez le réinitialiser en régénérant son accès au portail. Pour cela, cliquez sur le bouton Portail puis sur Supprimer. Cochez la case Transmettre par email puis cliquez sur Générer :

Un mail est alors envoyé au client/intervenant avec ses nouveaux identifiants d'accès.

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