Cette fonctionnalité avancée est réservée aux utilisateurs ayant au minimum la version Premium d'Ogust Manager. Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez d'abord activer le module Gestion des documents administratifs sur votre compte Ogust Manager.
Le module "GED" permet de stocker les documents de vos contacts (client, intervenant), de votre société et de chaque utilisateur, dans les fiches correspondantes.
Comment ça marche ?
Pour enregistrer un document dans la fiche d'un contact, rendez-vous sur sa fiche puis dans l'onglet Documents. Cliquez ensuite sur Nouveau fichier pour déposer un nouveau document.
Les documents enregistrés dans la fiche Société peuvent être partagés avec vos clients et/ou intervenants si vous cochez la case Publier sur le portail :
Ces documents sont alors visibles directement sur leurs portail (extranet).
Gestion des répertoires parents
Vous pouvez définir des répertoires parents dans lesquels pourront être classés vos documents administratifs.
Pour cela, allez dans Administration > Paramètres > Documents administratifs > Gestion des répertoires parents :
Cliquez sur Nouveau Répertoire Parent afin de créer un nouveau répertoire.
Renseignez le libellé de votre répertoire, puis sélectionnez en dessous le répertoire dont il devra lui-même faire partie (si il doit être à la racine, sélectionnez "Tous mes répertoires parents").
Enfin, définissez l'ordre d'apparition du répertoire.
Gestion des documents
Vous pouvez définir la liste des documents administratifs attendus par type de contact (client/intervenant) et par catégorie (obligatoire/facultatif).
Pour cela, allez dans Administration > Paramètres > Documents administratifs > Documents administratifs :
Cliquez sur le + vert en haut à droite pour paramétrer un nouveau document puis remplissez les différents champs :
Libellé : type de document attendu.
Délai d'alerte sur expiration : ce champ vous permet de définir à partir de quand le gestionnaire de la fiche reçoit une notification lorsqu'un document atteint la date limite de validité renseignée sur le document.
Clients : indiquez si le dépôt de ce document est facultatif, obligatoire ou non disponible sur les fiches des clients.
Intervenants : indiquez si le dépôt de ce document est facultatif, obligatoire ou non disponible sur les fiches des intervenants.
Proposer date Emission : permet d'activer le champ Date emission au moment du dépôt du fichier.
Proposer date limite de validité : permet d'activer le champ Date limite de validité au moment du dépôt du fichier.
Nombre de document de ce type autorisé : indiquez si 1 seul ou plusieurs documents de ce type peuvent être déposé.
Répertoire parent : Sélectionnez le répertoire dans lequel sera stocké, par défaut, le fichier. Si rien n'est indiqué, ce répertoire sera le répertoire racine.
Cette liste de documents sera ensuite proposée dans la fiche du contact concerné :
Remarque :
Les documents marqués comme Obligatoire sont marqués d'une étoile jaune.
Suivi des documents obligatoires
Le suivi des documents obligatoires peut être effectué par état (fourni ou non) depuis un tableau de contrôle (menu Analyse / Contrôles des informations) :
