Cette fonctionnalité avancée est réservée aux utilisateurs ayant au minimum la version Enterprise d'Ogust Manager. Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez d'abord activer le module Validation des interventions depuis le portail sur votre compte Ogust Manager.
Rattacher les interventions à un contrat
Pour que votre intervenant puisse valider ses interventions depuis son portail, il faut que les intervention prévues au planning du client soient rattachées à un contrat facturable (au minimum à l'état Validé). Pour cela, sur la fiche du client, dans l'onglet Planning, dans la fenêtre de configuration de l'intervention, sélectionnez le contrat dans le champ Contrat :
Valider les interventions depuis le portail intervenant
Cliquez sur Mon planning > onglet Mes interventions.
Dans les menus déroulants Client et Prestation, sélectionnez un client et une prestation.
Remarque :
Les interventions proposées sont celles qui sont en attente de validation et qui ont une date antérieure à la date du jour.
Depuis cette page, l'intervenant peut :
modifier les horaires de début et de fin d'intervention ;
ajouter un nombre de kilomètres parcourus ;
saisir un commentaire relatif à l'intervention ;
ajouter une nouvelle intervention qui apparaîtra sur son planning et celui du client.
Il peut alors, soit :
Ne rien modifier et passer directement l'intervention à l'état Réalisé.
Modifier l'intervention puis la passer à l'état Réalisé.
Annuler l'intervention en la passant à l'état Annulé.
Dans tous les cas, pour enregistrer ses actions, l'intervenant clique sur Valider. Les horaires qu'il a indiqué sont alors pris en compte, son planning et celui du client sont mis à jour et un email est envoyé au client.
Remarque :
Pour les interventions créées par l'intervenant, un Ordre de mission est renseigné dans la fenêtre de configuration de l'intervention sur les plannings du client et de l'intervenant. Les commentaires saisis par l'intervenant apparaissent également à cet emplacement.
Valider les interventions depuis le portail client
Une fois l'intervention validée par l'intervenant, le client doit à son tour la valider.
Pour cela, cliquez sur Mes prestations. Les interventions proposées sont celles qui sont en attente de validation.
Le client peut alors, soit :
Ne rien modifier et valider directement l'intervention en cliquant sur Valider.
Modifier l'intervention en cliquant sur Modifier. Il doit alors sélectionner un Motif de refus, qui lui permettra de modifier l'horaire et/ou le nombre de kilomètres. puis cliquer sur Valider la modification.
Remarque :
S'il modifie l'horaire de l'intervention, le planning n'est pas directement modifié. Il sera modifié si l'intervenant accepte la modification. Si l'intervenant refuse, un email est envoyé au gestionnaire qui doit alors délibéré.
Si le client modifie l'intervention, l'intervenant la voit en intervention refusée. L'intervenant doit alors accepter ou refuser la modification du client. S'il l'accepte, la modification est appliquée, s'il refuse, le gestionnaire doit délibérer.
Annuler l'intervention en cliquant sur Annuler. Il doit alors renseigner le Motif de l'annulation puis cliquez sur Valider l'annulation.
Suivi des validations
Un tableau de suivi des validations est disponible dans le menu Analyse > Contrôle des informations > Interventions automatiques > Suivi des validations.
Depuis ce tableau de suivi, vous pouvez valider en lot les interventions à la place du client. Pour cela, cliquez sur Valider à la place du client.
Questions fréquentes
A quoi correspond le sigle N/B dans la colonne "Etat" sur le portail intervenant?
N/B apparait dans cette colonne lorsque les interventions sont "A réaliser".
Seules les interventions passées à l'état "Réalisé" peuvent être validées par le client.