Contexte
A compter du 31 janvier 2023, arrêt de la norme N4DS pour les Attestations Employeurs Dématérialisées Pôle Emploi.
Le canal N4DS utilisé pour la transmission des attestation employeur destinées à Pôle emploi sera définitivement fermé à compter du 1er février 2023.
Rappel : depuis le 1er janvier 2022, le signalement de fin de contrat de travail unique (FCTU) véhiculé par la DSN est le seul canal autorisé de transmission de ces attestations.
Pour le cas des particuliers-employeurs, Pôle emploi autorisera exceptionnellement et exclusivement les structures mandataires à remettre une attestation « papier » à ces salariés non intégrés dans la DSN. Cette attestation ne sera valable pour aucun autre type de salarié, y compris le personnel permanent.
Important
Cette attestation devra être :
Remise au salarié à l’expiration ou à la rupture de son contrat de travail (art. R1234-9 du code du travail) ;
Remplie exclusivement par le particulier-employeur, son représentant légal, ou son mandataire ;
Établie selon dernier modèle officiel communiqué par Pole emploi.
En tant qu’éditeur logiciel, en accord avec l’instance Pôle Emploi, nous vous proposons un nouveau module qui intègre l’automatisation de ce nouveau modèle d’attestation employeur.
Cet article vous guidera pas à pas dans l’utilisation de cette nouvelle interface jusqu’à la génération du cerfa (pdf) attendu par Pôle Emploi.
Pièce jointe
La notice fournie par Pôle Emploi : 20230201_Notice-attestation-employeur.pdf
Prérequis
Pour les contrats mandataires, historiques de paie sur 24 ou 36 mois. Si pas d’historique, saisie obligatoire des salaires et absences.
Nouveau menu
Dans la fiche d’un contrat de travail, cliquez sur « Terminer »
Vous devrez ensuite renseigner les informations suivantes pour mettre à jour la fiche contrat et alimenter l’Attestation Employeur :
La date de fin est obligatoire ainsi que les dates de préavis s’il y en a un. Le seul motif de rupture de contrat pour lequel le préavis n’est pas obligatoire est le décès de l’employeur ou de l’enfant.
Pour le motif de sortie, vous devez sélectionner un motif dans la liste déroulante :
Le motif devra correspondre aux motifs attendus sur le cerfa (voir notice Pôle Emploi). Si le motif sélectionné ici ne correspond pas, c’est le type « Autres » qui sera alors indiqué. Vous pourrez le modifier directement sur l’onglet « Emploi » du module de génération de l’Attestation Employeur.
Une fois le contrat de travail terminé, vous pourrez alors consulter et compléter les informations obligatoires de l’Attestation Employeur attendue par Pôle Emploi à partir du 1er février 2023.
Menu Attestation Employeur
Quand le contrat est terminé et enregistré avec une date de fin, vous avez alors la possibilité de générer le cerfa Attestation Employeur demandé par Pôle Emploi via le bouton « Imprimer » puis « Attestation Pôle Emploi » :
S’il s’agit de la première attestation que vous souhaitez générer pour ce contrat, vous aurez alors directement la fenêtre de création de l’attestation employeur :
Si vous avez déjà créé une attestation pour ce contrat, vous aurez alors le choix de générer l’attestation créée, de la modifier ou bien d’en générer une nouvelle :
Onglet Employeur
Dans l’onglet « Employeur », vous pourrez vérifier les éléments relatifs à l’employeur ainsi que le signataire (l’employeur ou ayant-droit ou tuteur légal : la qualité est définie sur « Particulier Employeur » par défaut) et la personne à joindre (le mandataire).
Le signataire doit être le Particulier Employeur ou son ayant droit ou son tuteur légal.
Le nom de la personne à joindre est le nom de la personne renseignée dans le paramétrage de la société (Administration : Société)
Les informations sont obligatoires sur le cerfa donc vous devez renseigner tous les champs présents sur l’interface. Les informations concernant la personne à joindre ou l’attestation peuvent être modifiées directement sur cette fenêtre (la modification ne sera prise en compte que pour cette attestation). En revanche, pour les informations concernant l’employeur, si vous devez apporter des modifications, elles devront se faire directement sur la fiche « Client ».
Onglet Salarié
Dans cet onglet « Salarié » vous y retrouverez les informations concernant le salarié pour lequel le contrat de travail se termine.
La case IRCEM (AGIRC-ARRCO) est cochée si la cotisation Ircem retraite complémentaire est déclenchée en paie.
La notion de ressortissant correspond à la nationalité du salarié. Vous retrouverez les correspondances sur la notice Pôle Emploi.
Onglet Emploi
L’onglet « Emploi » recense les informations du contrat, de la rupture et du préavis :
Partie Emploi
Vous retrouvez les différentes dates du contrat : date de début, date de fin, date initiale de fin de CDD.
Est présente également la nature du contrat : CDD ou CDI et le dernier emploi tenu, si assistant(e) maternel(le) ou Salarié(e) du particulier employeur, c’est cette dernière qui sera cochée par défaut.
Vous visualisez également le nombre d’heure(s) hebdomadaire(s) du contrat. Ce nombre d’heures est renseigné dans l’onglet « Rémunération/Horaires » du contrat. Si le nombre d’heures hebdomadaires est renseigné, c’est cette valeur qui sera présente sur l’attestation, sinon ce sera la valeur mensuelle x 12 / 52 afin d’obtenir la valeur hebdomadaire. Si aucune valeur n’est renseignée dans le contrat, vous devrez saisir le nombre d’heures hebdomadaires contractuelles directement dans l’interface. Cette valeur est obligatoire sur l’attestation employeur Pôle Emploi et ne doit pas être renseignée à zéro !
Vous devez également renseigner la date d’engagement de la procédure de licenciement (dans le cadre d’un licenciement), de notification de démission (dans le cadre d’une démission) ou la date de signature de la convention (dans le cadre d’une rupture conventionnelle).
Partie Fin de contrat
Les dates de la période de préavis que vous avez renseignées dans la fenêtre « Terminer le contrat » s’affichent ici :
Le motif de rupture s’incrémente également ici. Vous l’avez défini dans la fenêtre « Terminer le contrat ». Vous pouvez le modifier à cet endroit de l’attestation en sélectionnant un motif de la liste déroulante : (dans cette liste vous retrouverez tous les motifs de rupture attendus par Pôle Emploi sur l’attestation employeur)
Onglet Absences
Selon les consignes Pôle Emploi, vous devez indiquer les périodes d’absences non rémunérées sur l’Attestation Employeur. L’onglet « Absences » permet lister ces périodes d’absences qui seraient intégrées dans les salaires ou bien les saisir manuellement directement sur l’interface afin qu’elles soient reportées sur l’Attestation Employeur.
Onglet Salaires
Primes
La partie « Primes » permet de recenser les primes versées au salarié selon les consignes Pôle Emploi. Vous devrez faire figurer sur l’attestation employeur les trois dernières primes : le type de prime (voir liste déroulante du menu ci-dessous) la période concernée et la date de versement. Si des primes ont été versées et indiquées comme telles, vous les retrouverez dans le tableau de l’onglet « Salaires ».
ATTENTION : Si des primes sont présentes dans les salaires, ce sera le type « Autres primes » qui sera affecté par défaut.
Salaires
Pour l’Attestation Employeur demandée par Pôle Emploi, vous devez recenser les 24 ou 36 derniers mois de salaires (+1 mois qui correspond au dernier mois de salaire comprenant le Solde Tout Compte) selon l’âge du salarié concerné (+ ou – de 53 ans : 24 pour les moins de 53 ans et 36 pour les plus de 53 ans).
Selon la date de naissance renseignée dans la fiche salariée, Arcad SAAD / Ogust vous indiquera alors tous les salaires pour la période requise.
Vous retrouvez ici la liste des salaires du contrat avec la période du contrat, les dates de la période du dernier salaire, le nombre d’heures payées, le salaire mensuel brut soumis aux cotisations d’assurance chômage et la période d’absence :
ATTENTION : les périodes d’absence NON REMUNEREES sont à reporter dans la colonne prévue. Vous pouvez vous référez aux périodes indiquées dans l’onglet « Absences ». Il vous faut reporter la durée d’absence sur la période définie en nombre d’heures.
Vous pouvez renseigner le nombre d’heures d’absences en cliquant sur la période concernée puis indiquer le nombre d’heures non travaillées et enregistrer.
Onglet STC
Vous retrouvez ici les éléments de revenu relatifs aux indemnités de fin de contrat :
Doivent figurer sur le cerfa, les sommes versées à l’occasion de la rupture du contrat de travail.
Soit ; les indemnités compensatrices de congés payés, le total des autres indemnités liées à la rupture et le détail du montant correspondant aux indemnités légales de licenciement ou de rupture.
Génération du cerfa attendu par Pôle Emploi
Après avoir vérifié les différents éléments obligatoires sur le cerfa, vous pouvez générer le document en pdf et l’imprimer en cliquant sur le bouton :
Si des éléments sont manquants, vous aurez ce message et Arcad SAAD / Ogust se positionnera sur ce qu’il vous reste à renseigner et indiquera les champs en rouge :
Modèle d’attestation employeur
Voici un modèle de la nouvelle attestation employeur attendue par Pôle Emploi pour les salariés du Particulier Employeur :
