Paramétrer les valeurs par défaut

Pour déterminer les valeurs à utiliser par défaut lors de la créaton d'un contrat, cliquez sur : Administration > Paramètres > Valeurs par défaut > Fiche client > onglet Contrat.

L'option Verrouiller le taux de TVA permet de verrouiller la colonne Taux TVA dans le contrat :

La colonne apparaît alors grisée dans le contrat et le taux ne peut plus être modifié :

Vous pouvez choisir le compte comptable à associer à chaque type de frais de l'onglet Frais du contrat client. Ce paramétrage s'effectue depuis le menu Administration > Paramètres > Valeurs par défaut > Fiche client > Contrat, rubrique Frais :

Remarque :
Les comptes comptables proposés dans la liste sont ceux définis lors du paramétrage des informations comptables.

Créer un contrat

Pour créer un nouveau contrat de vente, sur la fiche d'un client, dans l'onglet Contrats, cliquez sur le bouton + à droite de la fenêtre. 

Vous pouvez également créer un contrat à partir d'un devis déjà existant afin de reprendre la configuration de celui-ci. Pour cela, sur la fiche d'un client, dans l'onglet Devis, dans la colonne Contrats, cliquez sur le bouton Créer un contrat à partir du devis. La fenêtre Contrat en Brouillon s'ouvre et vous permet de configurer directement le contrat. 

Paramétrer l'onglet Contrat

Date de début du contrat : cette date doit correspondre à la date de début de facturation.
Date fin de contrat : si vous connaissez la date de fin de contrat, renseignez ce champ.
Durée de validité de l'offre : le client dispose de X jours pour accepter le contrat. Au-delà, le client ne pourra plus l'accepter.
Mode de règlement : définissez un mode de règlement par défaut utilisé par le client pour régler ses factures.
Conditions de réglement : le client dispose de X jours pour régler sa facture.
Format d'édition : sélectionnez le modèle d'édition que vous souhaitez utiliser pour ce contrat. Pour en apprendre plus sur la personnalisation de ces modèles, consultez cet article.

Etablissement de rattachement

Si vous disposez de l'option Multi-SIREN, vous devez indiquer à quel établissement le document doit être rattaché.
Pour cela, dans le champs Etablissement de rattachement, sélectionnez l'établissement auquel rattacher le document :

Ajouter une prestation au contrat

Pour ajouter une prestation, cliquez sur le bouton M pour faire apparaître une nouvelle ligne.
À côté du numéro de la ligne, cliquez sur la flèche orientée vers le haut et sélectionnez le tarif de la prestation que souhaite le client. Attention, sélectionnez le tarif (avec le prix entre parenthèses) et non la prestation (en gras).

Remarque :
Si vous souhaitez empêcher la sélection des prestations, cliquez sur Administration > Paramètres > Valeurs par défaut > Fiche client > onglet Définition. Pour le champ Sélectionner uniquement tarifs dans devis/contrat/facture sélectionnez Actif dans la liste déroulante.

Pour ajouter plusieurs lignes, cliquez de nouveau sur le bouton M.

Paramétrer l'onglet Méthodes

Méthode de calcul : sélectionnez une des options qui vous sont proposées :

Génération : ce champ détermine la méthode utilisée pour générer les factures :

  • 1 seule facture : le contrat est facturable qu'une seule fois.
  • De manière récurrente : le contrat est facturable durant toute sa période de validité.

Format d'édition : sélectionnez le modèle d'édition de factures que vous souhaitez utiliser.
Pour savoir comment personnaliser votre modèle de facture, consultez cet article.

Transmission au client : le mode de transmission permet de présélectionner les factures lors de la transmission par lot (envoi par mail ou édition).
Par exemple, si vous choisissez le mode courrier, la facture du client ne sera pas sélectionnée par défaut dans l'envoi d'un lot de factures par e-mail.

Fréquence de la facturation : ce champ vous permet de vous imposer une fréquence à laquelle vous allez générer les factures du client. Si vous sélectionnez une autre option que Libre, vous devez sélectionner le Terme de facturation ainsi que le Jour de facturation.

Remarque :
Lorsque vous indiquez un Jour de la facturation (par exemple, Le dernier jour du mois), vous ne pourrez pas générez la facture un autre jour que celui-ci.
Pour éviter cela, nous vous conseillons de sélectionner Libre, de cette façon vous pouvez générer les factures quand vous le souhaitez.

Afficher dans la facture les interventions : ce champ vous permet de choisir l'affichage dans la facture :

  • Non : aucun détail ne sera affiché dans votre facture. Si vous optez pour ce choix, ne renseignez pas le champ Détailler dans la facture les interventions par.
  • Oui : le détail est affiché dans la facture. Le champ Détailler dans la facture les interventions par vous permet alors de sélectionner l'affichage des interventions dans la facture :

        - par Intervention / Prestation :

       - par Intervenant :

      - par Date et heure :

      - par Date uniquement :

Paramétrer l'onglet Frais

Comptabiliser dans les attestations fiscales : indiquez si vous souhaitez que les frais soient comptabilités ou non dans les attestations fiscales.

Comptabilisés dans le calcul des aides :
indiquez si vous souhaitez que les frais soient comptabilisées ou non dans le calcul des aides.

Montant forfaitaire
: montant qui sera inclus dans toutes les factures générées à partir de ce contrat.

Montant proportionnel : pourcentage qui sera calculé sur le montant total des factures générées à partir de ce contrat.

Montant réel :

  • Par Km : le montant renseigné dans ce champ sera multiplié par le nombre de kilomètres renseigné dans l'onglet Frais de chaque intervention prévues sur le planning.
  • Par intervention : le montant renseigné dans ce champ sera multiplié par le nombre d'interventions trouvées dans le planning.

Pour chaque frais, le Texte associé sur facture peut être modifié.

Pour paramétrer les valeurs par défaut de l'onglet Frais, cliquez sur Administration > Paramètres > Valeurs par défaut > Fiche client > Contrat, rubrique Frais.

Paramétrer l'onglet Majorations

Cet onglet apparaît si la case Majoration des heures est cochée dans l'onglet Méthodes.
Les majorations proposées ici sont celles définies dans les paramétrages de votre société. Vous pouvez modifier ces majorations (bouton Reprendre les majorations) ou en ajouter des nouvelles (bouton Ajouter une majoration).

Gestion des financements

Pour savoir comment gérer les prestations financées par les organismes, consultez cet article.

Gestion de la PAJE

Pour en savoir plus, consultez cet article.

Paramétrer l'onglet Horaires

Cet onglet permet de renseigner les plages horaires d'intervention souhaitées par votre client afin qu'elles apparaissent en "Texte associé" dans l'édition du contrat.

Remarque :
Cela ne crée pas d'interventions dans le planning

Pour créer une plage horaire, cliquez sur + , complétez les champs proposés puis cliquez sur le bouton Enregistrer.

Une fois les différents onglet renseignés cliquez sur Enregistrer pour enregistrer le contrat à l'état Brouillon puis validez le.

Transmettre le contrat

Le contrat peut être transmis par courrier (bouton Imprimer) ou par mail (bouton Envoyer).

Le modèle d'envoi de mail est personnalisable dans Administration > Paramètres > Configuration > Modèle d'e-mail/SMS > Modèle de mail > Contrat client.

Dupliquer le contrat

Vous avez la possibilité de créer une copie du contrat, pour le même client ou un autre client de votre base, en cliquant sur le bouton Dupliquer.
Sélectionnez un client dans la liste déroulante puis cliquez sur Dupliquer le contrat.

Un nouveau contrat a l'état Brouillon est enregistré dans l'onglet Contrats de sa fiche.

Suivre le contrat

Un contrat dispose de différents états qui vous permettent d'avoir un contrôle et un suivi sur votre activité commerciale sous le menu Analyse > Contrôles des informations > Contrats. Dans ce menu, vous avez la possibilité de filtrer les contrats par date (de contrat, de début, de fin...), secteur du client et par son État.
Voici les différents états possibles pour un contrat :

  • Brouillon : état par défaut suite à l'enregistrement du contrat (étape ci-dessus).
  • Validé : une fois le contrat enregistré, cliquez sur le bouton Valider pour confirmer votre saisie. Pour revenir sur la validation et repasser à l'état Brouillon pour le modifier, cliquez sur le bouton Invalider.
  • Envoyé : pour envoyer le contrat par mail à votre client, cliquez sur le bouton Envoyer.
  • Accepté : dès l'accord du client, passez le contrat à Accepté en cliquant sur le bouton Accepté.
  • Refusé : si le client refuse le contrat, cliquez sur le bouton Refusé.

Mettre fin au contrat

Si le client souhaite mettre fin à son contrat, cliquez sur le bouton Fin de contrat et renseignez une date à partir de laquelle les factures ne seront plus générées depuis ce contrat. 

Remarque :
Le bouton Fin de contrat n'apparaît que sur les contrats à l'état Accepté.

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