Dans les paramètres de l'application, vous pouvez configurer les modèles de vos :
devis,
contrats,
factures,
e-mails,
signatures d'e-mails,
SMS.
Cette configuration se fait depuis un éditeur HTML.
L'éditeur HTML
Fonctionnalités
L'éditeur HTML vous permet de créer, éditer et mettre en page le contenu de vos documents, e-mails et signatures d'e-mails. Il propose des fonctionnalités similaires à votre logiciel de traitement de texte habituel, telles que: texte gras, italique, souligné, surligné, alignement du texte, personnalisation de la police et la taille de caractère, insertion de tableau, d'image, de lien hypertexte, etc.
Utiliser les balises
L'éditeur HTML vous propose une liste de balises qui vous permettent d'insérer du texte dynamique qui sera automatiquement remplacé par les valeurs correspondantes dans la fiche de votre client/intervenant.
Pour afficher la liste des balises, cliquez sur l'icône “” (encadrée ci-dessous).
Remarque :
Vous ne pouvez pas ajouter des balises spécifiques non proposées en standard. Si vous avez des demandes spécifiques de balises, contactez le support technique.
Pour insérer une balise depuis la liste, cliquez sur l'information que vous souhaitez ajouter.
Par exemple, si vous envoyez un devis à votre cliente Marie Roland les balises {prenomClient#defaut} et {nomClient#defaut} seront automatiquement remplacées par Marie Roland lorsque vous générerez votre document ou enverrez votre e-mail.
Prise en charge du gras
Vous pouvez appliquer une surcharge "gras" dans le champ "description" des lignes de devis, contrat et facture, sur des mots ou phrases en les entourant des caractères ** (par exemple : **mon texte en gras** deviendra mon texte en gras)
Paramétrer un modèle d'édition
Pour paramétrer les modèles d'éditions de vos devis, contrats ou factures, il faut que le module Editions paramétrables soit activé.
Rendez-vous ensuite sur Administration > Paramètres > Configuration > Éditions PDF. Cliquez sur le + situé à côté d'un des intitulés (encadrés ci-dessous) pour ouvrir la fenêtre Nouveau modèle édition.
Pour paramétrer un modèle, vous avez 3 possibilités :
à partir d'un document standard,
en copiant le contenu d'un document existant,
depuis une page blanche.
À partir d'un document standard (Recommandé)
Pour vous aider à paramétrer vos documents, vous pouvez charger un modèle de document standard et le modifier à votre convenance.
Remplissez le champ Nom du modèle.
En bas de la page, en face de l'intitulé Standard, sélectionnez le modèle que vous souhaitez utiliser comme base puis cliquez sur Charger standard.
Le message suivant apparaît : En chargeant le standard, vous perdrez les modifications non enregistrées. Voulez vous continuez ? Cliquez sur Oui.
Les champs Pied de page et Contenu sont automatiquement remplis. Modifiez les informations que vous souhaitez.
En bas de la page, cliquez sur Enregistrer.
En copiant depuis un document existant
Si vous copier du contenu depuis un document existant, vous devez Supprimer le formatage du texte afin d'éviter les problèmes de compatibilités.
Remplissez le champ Nom du modèle.
Remplissez le champ Pied de page.
Sélectionnez puis copiez le contenu depuis le document existant.
Raccourci : pressez les touches CTRL + V ou clic-droit > Copier.Dans le champ Contenu, coller le contenu copié.
Raccourci : pressez les touches CTRL + C ou clic-droit > Coller.Sélectionnez le contenu copié, puis cliquez sur l'icône Supprimer le formatage symbolisée par une gomme.
Modifiez ou ajoutez les informations que vous souhaitez.
En bas de la page, cliquez sur Enregistrer.
Depuis une page blanche
Vous pouvez également configurer vos modèles en partant de zéro.
Remplissez le champ Nom du modèle.
Remplissez le champ Pied de page.
Ajoutez le contenu que vous souhaitez (texte, tableau, images...).
Note : utilisez la liste des balises pour ajouter du contenu dynamique.En bas de la page, cliquez sur Enregistrer.
Conseils :
Pour l'en-tête de votre document, configurez la directement dans le champ Contenu. N'utilisez pas le champ Entête.
Cliquez sur le bouton Imprimer pour prévisualiser votre modèle.
Paramétrer un modèle de signature d'e-mail
Cliquez sur Administration > Paramètres > Configuration > Modèles d'e-mails / SMS > Modèles de signature > Créer un nouveau modèle.
Remplissez le champ Libellé.
Ajoutez le contenu que vous souhaitez (texte, tableau, images...).
Note : utilisez la liste des balises pour ajouter du contenu dynamique.En bas de la page, cliquez sur Enregistrer.
Paramétrer un modèle d'e-mail
Cliquez sur Administration > Paramètres > Configuration > Modèles d'e-mails / SMS > Modèle de mail > selon le type d'e-mail que vous souhaitez configurer, sélectionnez un des dossiers proposés.
Remplissez le champ Libellé.
Sélectionnez un Expéditeur par défaut.
Remarque : Si vous sélectionnez Société, sélectionnez ensuite une Adresse par défaut. Ces adresses mails sont configurables dans les informations administratives de votre entreprise.Sélectionnez une Signature du mail.
Ajoutez un Sujet.
Ajoutez le contenu que vous souhaitez (texte, tableau, images...).
Note : utilisez la liste des balises pour ajouter du contenu dynamique.En bas de la page, cliquez sur Enregistrer.
Remarque :
Si vous souhaitez utiliser un modèle par défaut, cochez la case Modèle par défaut.
Paramétrer un modèle de SMS
Cliquez sur Administration > Paramètres > Configuration > Modèles d'e-mails / SMS > Modèle de SMS > selon le type de SMS que vous souhaitez configurer, sélectionnez un des dossiers proposés.
Remplissez le champ Libellé.
Sélectionnez un Expéditeur par défaut.
Sélectionnez un Destinataire.
Ajoutez le contenu que vous souhaitez.
Note : utilisez la liste des balises pour ajouter du contenu dynamique.En bas de la page, cliquez sur Enregistrer.
Remarque :
Si vous souhaitez utiliser un modèle par défaut, cochez la case Modèle par défaut.
Editer le code source HTML
Si vous le souhaitez, vous pouvez modifier directement le code source HTML de votre modèle en cliquant sur l'icône HTML (encadrée ci-dessous).
Remarque :
Cette fonctionnalité est réservée aux utilisateurs ayant des connaissances en langage HTML.
