Définition
La méthode de calcul déterminée en fonction du planning vous permet de facturer les heures d'interventions prévues au planning. C'est la méthode la plus utilisée dans les activités de services à la personne.
Pour illustrer cette méthode, regardez le cas d'usage présenté dans cet article.
Paramétrage du contrat
Paramétrage de base et valeurs par défaut
Pour plus d'informations, consultez cet article.
Paramétrage de la méthode de calcul du contrat
Sur le contrat du client, dans l'onglet Méthodes, pour le champ Méthode de calcul, sélectionnez En fonction du planning.
Majoration des heures : si vous souhaitez que des majorations s'appliquent en fonction des périodes (nuits, dimanches et jours fériés) cochez cette option.
Ne prendre en compte que les interventions associées au contrat : si vous souhaitez calculer dans votre factures uniquement les interventions planning qui sont associées au contrat, cochez cette option.
Facturer au minimum le contrat : En sélectionnant cette option, si le nombre d'heures à facturer dans le planning est inférieur au nombres d'heures définies dans le contrat, on facturera le nombre d'heures du contrat. Sinon on facturera le nombre d'heures du planning.
Facturer toutes les interventions de la période : En sélectionnant cette option, les interventions planifiées pour des prestations n'étant pas définies dans le contrat seront prises en compte lors de la facturation si un tarif par défaut a été sélectionné pour cette prestation. (Incompatible avec l'option "Ne prendre en compte que les interventions associées au contrat")
Facturer le nombre d'interventions pour les lignes en quantité : En sélectionnant cette option, les lignes de contrat enregistrées avec l'unité quantité (Qte) comptabiliserons chaque intervention du planning pour cette prestation comme 1 quantité lors de la facturation, quelle que soit leurs durées.
Proratiser les lignes reprises du contrat : En sélectionnant cette option, les lignes reprises du contrat seront proratisées en fonction du nombre de jours (calendaires) facturés dans le mois (pour les contrats commençant ou finissant en milieu de mois). A noter que cela s'applique aussi pour les lignes avec une unité "Forfait". Utilisable uniquement sur une facturation mensuelle.
Prendre en compte prestations enfants : En activant cette option, les interventions planifiées pour des prestations étant des sous-prestations de celles sélectionnées dans le contrat seront prises en compte (au tarif défini dans le contrat). L'option "détaillé" fera apparaitre une ligne par type de prestation dans la facture et l'option "regroupé" fera apparaitre une seule ligne sur la facture pour l'ensemble des prestations filles.
Tarification : cette option vous permet de définir le tarif à appliquer :
Tarif du contrat : applique le tarif TTC indiqué dans le contrat quelque soit le nombre d'heures consommées.
Tarif par volume de la prestation dans la facture et Tarif global de la facture : ces options vous permettent de mettre en place une facturation avec un tarif ajustable. Le tarif appliqué sera en fonction du nombre d'heures consommées dans le planning et le tarif s'ajustera en fonction du volume des prestations réalisées.Pour recourir à ces fonctionnalités, vous devez paramétrer les tarifs des prestations selon des paliers en indiquant le Volume minimum (inclus) et le volume maximum (exclus).
Par exemple, pour les prestations Travaux ménagers et Accompagnement scolaire vous pouvez créer 2 tarifs : 1h à 10h et 11h à 20h.
Exemple pour Tarif par volume de la prestation dans la facture : si dans le contrat du client, vous sélectionnez le tarif 11h à 20h pour la prestation Travaux ménagers mais que sur le mois de facturation 9h ont été planifiées pour cette prestation, alors le tarif 1 à 10h sera automatiquement appliqué. Exemple pour Tarif global de la facture : si votre client a 6h de Travaux ménagers et 7h d'Accompagnement scolaire (soit 13h d'interventions) alors le tarif 11 à 20h s'appliquera pour ces 2 prestations.
A facturer : cette option vous permet de définir si c'est le nombre d'heures ou le nombre d'interventions planifiées qui doit être facturé :
Heures d'intervention : la quantité qui sera facturée à votre client correspond au nombre d'heures programmées sur son planning. Si vous sélectionnez cette option, la case Majoration des heures est disponible. Si vous la cochez, l'onglet Majorations apparaît et vous permet de configurer les majorations à appliquer pour ce client.
Quantité à facturer : la quantité qui sera facturée à votre client correspond au nombre d'interventions programmées sur son planning. Si plusieurs intervenants réalisent la même intervention (par exemple, équipe de jardinier), sélectionnez cette option.
Remarque :
Si vous sélectionnez Quantité à facturer, vous ne pouvez pas définir de majorations et vous devez modifier la Quantité à facturer indiquée dans l'onglet Facturation de l'intervention planifiée. Vous devez également indiquer que l'unité utilisée est Qte.
Pour déterminer la Quantité à facturer, vous devez diviser 1 par le nombre d'intervenant.
Par exemple, pour une prestation de jardinage, 2 intervenants ont chacun la même intervention planifiée à la même heure.
Le calcul est le suivant : 1/2 = 0.5. Vous devez donc indiquer que la quantité à facturer est de 0.5.
S'il s'agit d'une intervention faisant partie d'une répétition, cliquez sur l'onglet Répétition puis sur Facturation et modifiez la Quantité à facturer.
Type d'heures : cette option vous permet de définir si ce sont les heures planifiées ou les heures réelles qui doivent être facturées :
Heures planifiées : ce sont les heures prévisionnelles du planning qui seront facturées à votre client.
Heures réalisées (télégestion) : ce sont les horaires d'interventions télépointés par vos intervenants qui seront facturées à votre client. Si vous choisissez cette option, sachez que tout ce qui n'est pas télépointé n'est pas facturé à votre client.
Planifier les interventions
Pour que les interventions soient prises en compte dans la facturation, il faut que la prestation indiquée dans l'intervention soit référencée dans le contrat du client.
Cas d'usage