Principe de fonctionnement

Dans le service mandataire d’aide à domicile, vous êtes chargé d'assurer pour le compte de particuliers employeurs un mandat tel que défini par l’article 1984 du code civil : « le mandat ou procuration est un acte par lequel une personne donne à une autre le pouvoir de faire quelque chose pour le mandant et en son nom. Le contrat ne se forme que par l’acceptation du mandataire ».

Vos missions auprès des particuliers employeurs sont les suivantes :

  • trouver des travailleurs ; 
  • accomplir les formalités administratives et des déclarations sociales et fiscales liées à l’emploi de ces travailleurs pour une contribution représentative de ces frais de gestion.

Paie mandataire

Remarque :
Les paramétrages décrits ci-dessous concernent uniquement la paie en mode mandataire et n'ont aucun impact sur la paie en mode prestataire.

Étape 1 : Paramétrer le module Paie mandataire Ogust V3

Le paramétrage de ce module s'effectue depuis le menu Administration > Paramètres > Configuration > Paie mandataire V3.

  • Onglet Profils de paie

Cet onglet vous permet de configurer les profils de paie utilisés pour générer les bulletins de paie des intervenants. 

Remarque :
Si vous disposez du Conseil Social, notre partenaire 123paie vous contactera pour vous assister dans la configuration de ce module.

Pour modifier une cotisation, cliquez sur son Code puis modifiez les informations que vous souhaitez :

Pour ajouter une nouvelle cotisation, cliquez sur le + situé à droite de la fenêtre et encadré ci-dessous puis renseignez les informations selon vos besoins :

Pour supprimer une cotisation, cliquez sur la croix rouge située à droite de la fenêtre et encadrée ci-dessous :

Pour créer un nouveau profil de paie, cliquez sur le + encadré ci-dessous :

Remarque :

Les bulletins calculés pour un particulier-employeur dont le type d'exonération est Personnes âgées +70 ans non dépendantes ou Personnes dépendantes ou garde d'enfants handicapés ont les particularités suivantes :

  • pas de cotisations patronales,
  • pas de déduction forfaitaire.

Il n'y a donc pas besoin de créer un profil de paie spécifique pour traiter ces exceptions.

Toutefois, si vous souhaitez mettre en place un paramétrage particulier pour un intervenant (par exemple, une exonération des charges patronales différente), vous devez alors créer un profil de paie. Vous pourrez ensuite sélectionner ce profil directement sur les contrats de travail des intervenants :

  • Onglet Frais par défaut

Cet onglet vous permet de paramétrer les frais proposés par défaut lors de la création d'un nouveau contrat de travail pour vos intervenants.

Par défaut, un groupe de frais est présent. Vous pouvez les modifier directement depuis cet onglet. Pour les supprimer, passez leur état à Supprimé puis cliquez sur Enregistrer.

Pour ajouter un frais, cliquez sur le bouton + situé à droite de la fenêtre et encadré ci-dessous puis renseignez les champs :

Frais/Prime : précisez si le frais est un élément de rémunération soumis ou non à cotisations.
Type : unité utilisée pour le calcul des frais (par heure, par intervention, par bulletin, par distance).
Ex.:  si vous sélectionnez par intervention, le montant des frais sera multiplié par le nombre d'interventions dans le mois.
Code (facultatif)
Désignation : ce libellé apparaîtra sur le bulletin de paie de l'intervenant.
Taux : montant des frais.

  • Onglet Options

Ajouter une ligne "Indemnité mensuelle de congés" (10% du brut) : si Oui, une ligne indemnité mensuelle de congés apparaît sur le bulletin de salaire. Si Non, l'idemnité mensuelle de congés est directement incluse dans le calcul de la paie.

Associer automatiquement les règlements libres lors de la génération des bulletins : associe automatiquement les règlements non associés aux bulletins.

  • Onglet Majorations

Cet onglet vous permet de paramétrer les majorations proposées par défaut lors de la création d'un nouveau contrat de travail pour vos intervenants.

Remarque :
Les majorations peuvent être personnalisés directement depuis les contrats de travail des intervenants en cliquant sur l'onglet Majoration puis sur Définir des majorations spécifiques.

La plage horaire de nuit est à déterminée dans les options générales du module de calcul de variables de paie décrit ci-dessous.

Étape 2 : Paramétrer le module calcul de variables de paie

Le paramétrage de ce module s'effectue depuis le menu Administration > Paramètres > Configuration > Module calcul de variables de paie.

Période prise en compte pour le calcul de la paie : détermine le début et la fin de la période à prendre en compte pour le calcul de la paie.

Plage horaire de nuit : détermine l'heure de début et de fin de la période qui doit être considérée comme horaire de nuit. La majoration Heure nuits s'applique durant cette période.

Régularisation des heures des mois précédents : ce paramétrage sert à récupérer les variables des mois précédents en fonction du choix sélectionné dans la liste déroulante.
Ex. : si Non, une heure d'intervention validée hors période de paie ne sera pas prise en compte dans le bulletin.
Si 1 mois, une heure d'intervention du mois de Septembre validée au mois d'Octobre sera pris en compte dans le bulletin du mois d'Octobre.

Salariés au forfait mensuel : détermine si les salariés au forfait mensuel doivent être pris en compte ou ignorés pour les calculs.

État des interventions prises en compte : détermine quelles interventions doivent être prises en compte pour les calculs (à réaliser, réalisées ou les 2).

Interventions facturées aux clients seulement : si Oui, seules les interventions facturées aux clients seront prises en compte pour les calculs. Si Non, toutes les interventions seront prises en compte pour les calculs.

Interventions issues de coupons seulement : si Oui, seules les interventions réglées avec des coupons seront prises en compte pour les calculs. Si Non, toutes les interventions seront prises en compte pour les calculs.

Étape 3 : Créer un contrat de travail

Consultez notre article sur le sujet : Créer un contrat de travail.

Remarque :
Une fois le contrat de travail terminé, vous pouvez générer une attestation pôle emploi pour l'intervenant. Pour cela, ouvrez son contrat de travail, cliquez sur Attestation (beta) puis sur Attestation pôle emploi :

Étape 4 : Générer les bulletins par fiche ou par lot

Par fiche

Depuis la fiche de l'intervenant, cliquez sur l'onglet Contrat de travail.

Pour créer un bulletin depuis cet onglet, cliquez sur l'icône dans la colonne Bulletin. Cette action permet de générer un bulletin avec les variables du mois.

Il permet également, pour certains cas spécifiques (note de frais, régularisation du mois précédent, etc.), de générer un bulletin sans aucune variable pré-calculée. Pour cela, cliquez sur le bouton Modifier les variables puis renseignez manuellement les éléments à prendre en compte dans le bulletin.

Par lot

La création des bulletins de salaire avec ce module se fait en 3 étapes :

  1. Calcul des variables de paie

Cliquez sur Intervenants > Calcul variables de paie mandataire.

Ce traitement permet d'extraire les informations du planning pour les placer dans des compteurs d'heures, sur la base des informations ci-dessous :

Période de calcul : les listes déroulantes Année et Mois de paie sont pré-paramétrées sur le mois en cours. Vous pouvez modifier cette période pour choisir une date postérieure (par exemple, pour simuler un mois futur).

Mode : la liste déroulante est verrouillée sur le mode mandataire.

Contrats : le tableau n'affiche que les contrats de travail "calculables". Cela signifie qu'ils :

  • sont à l'état validés, acceptés ou envoyé ;
  • sont actifs sur la période de calcul ;
  • correspondent au filtre Mode.

Par défaut, toutes les cases sont cochées, mais il est possible de traiter qu'une partie des contrats.

Une fois les contrats sélectionnés, il faut cliquer sur le bouton Calculer les variables pour démarrer le traitement. Le calcul se déroule en plusieurs étapes, une fois terminé, l'écran se lance automatiquement sur le tableau Contrôle des variables de paie.

2. Contrôle des variables de paie

Cet écran permet de visualiser les variables calculées précédemment. Ces variables sont matérialisées par des compteurs dans lesquels sont placées des heures rattachées au contrat.

Au moment du calcul, plusieurs éléments permettent de déterminer le compteur qui sera mis à jour :

Heures :

  • Nombre d'heures de déplacement
  • Nombre d'heures travaillées hors majoration
  • Nombre d'heures travaillées avec majoration

Primes :

  • Par bulletin
  • Par heure
  • Par intervention

Autres :

  • Montant des frais kilométriques
  • Autres frais

Boutons :

  • Statistiques mensuelles : volume horaire calculé sur le mois.
  • Interventions associées : interventions ayant servi de base aux calculs.
  • Modifier les variables : permet d'éditer les variables pour modification, ajout ou suppression.
  • Générer le bulletin : génére le bulletin de paie avec les variables de paie déterminées. 

3. Génération des bulletins à partir des VP

Ce module est accessible en cliquant sur Intervenants > Génération des bulletins à partir des VP.

Cet écran permet de visualiser les contrats de travail qui peuvent générer des bulletins sur la période sélectionnée.

Dans la fenêtre Génération des bulletins mandataire à partir des variables sélectionnez une Année et un Mois puis cliquez sur Rechercher

Remarque :
Par défaut, les contrats pour lesquels vous avez déjà généré un bulletin brouillon ne sont pas proposés dans la liste. Pour les faire apparaître, sélectionnez Écraser les brouillons : Oui.

Cochez les cases des contrats pour lesquelles vous souhaitez générer les bulletins, puis cliquez sur Générer les bulletins.

4. Validation des bulletins de salaire
Pour valider les bulletins de salaire brouillons, cliquez sur Intervenants > Traitements par lots > Paie mandataire > Validation des Bulletins de paies mandataires.

Sélectionnez la période de paie pour afficher les bulletins Brouillon puis sur Valider le(s) bulletin(s) en bas à droite du tableau.

5. Envoi des bulletins de salaire
Sous le menu Intervenants > Traitements par lots > Paie mandataire > Envoi de bulletins de salaire par courriel, sélectionnez la période de paie et paramétrer les options pour afficher les bulletins mandataire validés, puis cliquez sur Envoyer les bulletins en bas à droite du tableau.

Remarque :
Si un triangle jaune est visible devant le nom de l'intervenant, cela signifie qu'aucune adresse e-mail n'est renseignée sur sa fiche personnelle. Pour lui faire parvenir son bulletin de salaire par e-mail, vous devez d'abord renseigner son adresse e-mail sur sa fiche personnelle.

Une fois les e-mails envoyés, un récapitulatif apparaît avec les intervenants et le numéro de référence de leurs bulletins de salaire.

6. Impression des bulletins de paie

Les bulletins s'impriment soit :

  • Depuis la fiche de l'intervenant : dans l'onglet Bulletins de salaire, cliquez sur le bouton Imprimante dans la colonne Édition.
  • Par lot : cliquez sur Intervenant > Traitements par lots > Paie mandataire > Impression des bulletins de salaire, sélectionnez la période de paie et paramétrer les options pour afficher les bulletins mandataire validés, puis cliquez sur Imprimer les bulletins en bas à droite du tableau. Pour imprimer les bulletins cliquez sur Imprimer. Pour les télécharger, cliquez sur Télécharger.

7. Suivi des bulletins de paie
Un tableau de contrôle des informations concernant l'ensemble des bulletins de salaire est disponible en cliquant sur Analyse > Contrôle des informations > Intervenants > Bulletins de paie

Étape 5 : Générer un fichier de virement

Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez renseigner en amont les informations suivantes :

  • N° National d'émetteur : Administration > Société > Informations bancaires > Informations bancaires (Virements / Prélèvements).
  • RIB / IBAN de l'intervenant  : Fiche de l'intervenant > onglet Définition > champ Mode de paiement : VIREMENT > cliquez sur le cube qui apparaît pour enregistrer les informations bancaires de l'intervenant.

Générer les règlements

Cliquez sur Intervenants > Traitements par lots > Règlements > Génération de règlements sur bulletins de salaire.

  1. Sélectionnez la période et le mode de règlement.
  2. Cliquez sur Rechercher pour afficher la liste des intervenants avec des bulletins validés sur la période.
  3. Sélectionnez les intervenants concernés par le virement puis cliquez sur Générer les règlements. Les règlements sont ainsi générés et enregistrés dans la fiche des intervenants en Non émis.

Une icône apparaît en face des intervenants pour lesquels les informations bancaires ne sont pas renseignées.

Générer le fichier bancaire

Cliquez sur Intervenants > Traitements par lots > Règlements > Générer un fichier bancaire à partir des règlements.

  1. Sélectionnez la période souhaitée, le mois en cours est proposé par défaut.
  2. Cliquez sur Rechercher pour afficher la liste des règlements du mois.
  3. Cochez les cases en face des règlements que vous souhaitez associer à ce fichier. La première case de la liste permet de tout sélectionner.
  4. Renseignez la Référence du fichier, vous avez la possibilité de faire un virement global par intervenant en cochant la case correspondante.
  5. Cliquez sur le bouton Générer.

Un fichier bancaire est généré. Pour enregistrer le fichier, cliquez sur Télécharger le fichier de virements. Vous pouvez alors le transmettre à votre banque.

Une fois cette étape terminée, les règlements passent en Perçu dans l'onglet Règlements de la fiche intervenant.

Historique des fichiers de virement

Pour accéder à la liste des fichiers de virement, cliquez sur Intervenants > Traitements par lots > Règlements > Historique des fichiers bancaires.

Vous avez la possibilité d'afficher le détail d'un fichier en cliquant sur l'icône correspondante ou de le télécharger en cliquant sur Télécharger.

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