L'utilisation du mode Mandataire nécessite un paramétrage qui consiste à :
ajouter les comptes comptables ;
créer une prestation spécifique ;
créer les tarifs associés.
Ce paramétrage est important pour avoir une comptabilité juste, le prix facturé à la famille doit être décomposé en 2 lignes tarifaires :
les charges (débours Salaires et URSSAF sans TVA) ;
vos frais de gestion ou mandat (avec TVA).
Remarque :
En ce qui concerne la garde d'enfants de moins de 6 ans, les débours étant directement gérés par Pajemploi, le tarif de la prestation comprend uniquement votre marge.
Étape 1 : Ajouter les comptes comptables
Pour savoir comment ajouter un compte comptable, consultez notre article Paramétrer les informations comptables de votre entreprise.
Ajoutez les comptes avec les libellés suivants : Débours SALAIRE et Débours URSSAF. Configurez les champs de cette façon :
Compte : rapprochez-vous de votre comptable pour obtenir le code.
Type de compte : sélectionnez Compte utilisé pour la facturation.
Étape 2 : Créer les prestations
Pour savoir comment créer une prestation, consultez nos articles Créer une prestation et Créer un tarif.
1 - Prestation du service vendu
Créez autant de prestations que de services que vous proposez à vous clients et associez leur les tarifs souhaités. Ces prestations seront reprises dans les devis de vos clients.
Ex. : prestation garde d'enfant avec 2 tarifs : Ponctuel (19h/heure), Régulier (15h/heure).
2 - Prestation de charge (unique)
Créez une prestation avec le Libellé et le Libellé long suivant : Débours. Configurez les champs de cette façon :
Compte comptable : sélectionnez Débours SALAIRE.
Vous pouvez laissez les autres champs par défaut.
Créez deux tarifs avec les Libellé court et le Libellé long suivants : Débours SALAIRE et Débours URSSAF. Configurez les champs de cette façon :
Taux de TVA : sélectionnez Sans TVA.
Compte comptable : sélectionnez le compte comptable correspondant.
Prix de vente TTC : laissez à 0. Cette donnée sera automatiquement récupérée depuis le bulletin de salaire.
Étape 3 : Paramétrer les contrats clients (contrats de vente)
Paramétrage du contrat
Créez un nouveau contrat avec une seule ligne tarifaire qui correspond au prix final facturé au client.
Dans l'onglet Méthodes, dans le champs Méthode de calcul, sélectionnez Mandataire réel.
Remarque :
Cette méthode permet de récupérer le montant réel des charges (URSSAF et salaire) depuis les bulletins de paie des intervenants du client.Une fois cette méthode sélectionnée, 3 nouveaux champs apparaissent : Débours salaire, Débours cotisation (URSSAF) et Frais de gestion (marge ou frais de mandat).
Cliquez sur le bouton representant une flèche vers le haut à coté de chaque ligne pour afficher votre catalogue produits Prestations\Tarifs et sélectionnez un tarif. Le tarif Frais de gestion peut être repris directement du contrat en cochant la case Utiliser le tarif du contrat. Cette action permet de déterminer votre marge en déduisant les charges du tarif définit dans le contrat.
Cliquez sur Enregistrer puis Valider.
Génération de la facture
Remarque :
Avant de lancer la facturation client, vous devez générer et valider les bulletins de salaire mandataire des intervenants.
La facture se génère à partir du contrat du client (depuis sa fiche ou par lot) avec le montant et le contenu suivants :
Montant : le total de la facture est calculé en fonction du prix défini dans le contrat et des informations des bulletins de salaires qui lui sont associés.
Remarque :
Les bulletins sont associés à la facture uniquement si :
leur date de fin est comprise dans la période de la facture ;
ils sont liés à au moins une intervention du même type de prestation que celle définie dans le contrat du client ;
ils appartiennent à un intervenant employé par le client.
Contenu : la facture générée est composée des lignes suivantes :
Débours Salaire : somme des nets à payer définit dans le(s) bulletin(s) de salaire lié(s) à la facture.
Débours URSSAF : somme des cotisations salariales et patronales du(es) bulletin(s) de salaire liés à la facture.
Frais de gestion (tarif horaire) : la quantité de cette ligne tarifaire correspond au nombre d’heure associées à la facture et son prix unitaire est égal au total de la facture moins les lignes débours divisé par le nombre d’heures.
Écart d’arrondi : Cette ligne apparait lorsque le calcul de la ligne 3 ne tombe pas "juste" à cause de la division par le nombre d’heures.
Exemple : total de la facture 120€ pour 4h, la ligne frais de gestion doit être égale à 11.7525€ mais l'application n'autorisant que 2 chiffres après la virgule il en résulte un potentiel écart d’arrondi de 0.01€