Import des factures

L'import de vos factures s'effectue à partir d'un fichier .xls ou .xlsx.

Les informations importables sont les suivantes :

  • Date de facturation  : date au format JJ/MM/AAAA.
  • Code facture : indique le numéro comptable à attribuer à la facture.
  • Mode de règlement : libellé du mode de règlement renseigné dans Ogust.
  • Conditions de règlement : libellé de la condition de règlement renseigné dans Ogust.
  • Format édition : libellé du modèle d’édition renseigné dans Ogust (ces modèles se trouvent dans Administration > Paramètres > Configuration > Editions PDF).
  • Numéro contrat : numéro comptable du contrat auquel rattacher la facture.
  • Date de facture : date au format JJ/MM/AAAA.
  • Modèle envoi de courriel : libellé du modèle de courriel renseigné dans Ogust (ces modèles se trouvent dans Administration > Paramètres > Configuration > Modèles d'e-mails/SMS).
  • Tarif : ID du tarif à reprendre dans la facture (cette information se trouve dans Administration > Prestations et tarifs > champ ID lorsque vous ouvrez un tarif).
  • Quantité : indique la quantité à renseigner dans la facture. 

Pour importer vos factures:

  1. Cliquez sur Exports / Imports > Imports divers > Imports Factures.
  2. Cliquez sur Choisissez un fichier et sélectionnez le fichier d'import sur votre ordinateur. 
  3. Cliquez sur Valider.
  4. En bas de la liste, cliquez sur Importer pour lancer l'import des prestations.

Si votre tableau dispose d'une ligne d'entête, cocher la case relative à cette ligne dans la première colonne "Ne pas importer". Vous pouvez également cocher d'autres lignes bien entendu.

Sélectionnez pour chacune des colonne, le type d'information correspondante dans votre Ogust Manager.

Pour certains types d'information, certaines valeur sont attendues, notamment pour les civilité par exemple. Si votre fichier ne possède pas les mêmes valeurs, l'import sera refusé. Mais pas de panique, nous avons pensé à tout. Un outil de conversion est disponible dans chacune des colonne, vous permettant de faire des modifications de masse dans votre fichier.

Prenons l'exemple de la civilité. Pour "Monsieur", c'est la valeur "M." qui est attendue. Si dans votre fichier, la valeur "Mr" est renseignée, vous pourrez alors convertir tous les "Mr" en "M.".

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