Face à la crise, les services à la personne voient leur secteur complètement bouleversé. De la menace de contagions dans l'aide à domicile, à l'arrêt pur et simple de l'activité dans les prestations de confort, des mesures de grande ampleur sont prises par le gouvernement pour permettre aux entreprises de sortir de la crise sans trop de casse dans les prochaines semaines. Lire l'article sur notre blog

Nous allons voir dans cet article comment gérer en pratique les absences et annulations d'interventions sur Ogust.

L’arrêt de travail :

1. Origines : 

L’arrêt de travail "classique" : un salarié est officiellement en isolement quand il bénéficie d'un arrêt de travail délivré par la caisse d'assurance maladie du salarié ou le médecin conseil de la caisse nationale d'assurance maladie; 

L’arrêt de travail « parents d’élèves »

  • Les enfants de votre salarié doivent avoir moins de 16 ans ;
  • Ils doivent être scolarisés dans un établissement fermé ou vivre dans une zone « cluster » ;
  • Un seul parent se verra délivré un arrêt (votre salarié devra vous fournir une attestation sur l’honneur https://travail-emploi.gouv.fr/IMG/pdf/19032020-attestation-de-garde.pdf);
  • Vous ne devez pas pouvoir mettre votre salarié en télétravail.

L’arrêt de travail « personne à risque élevé »

  • Vous ne devez pas pouvoir mettre votre salarié en télétravail ;
  • Votre salarié doit appartenir à la liste suivante :

2. Vos démarches administratives :

  • déclarer l’arrêt de travail de votre salarié via la page du site « declare.ameli.fr » dans le cas de salarié contraint de garder leur enfant. S’il s’agit de salarié appartenant aux personnes à risque élevé, il peut liu-même réaliser cette déclaration, tout en portant à votre connaissance la date à laquelle il s’est mis en arrêt de travail;
  • réaliser son signalement d’arrêt via la DSN en précisant la date de début d’arrêt indiquée lors de la déclaration;
  • réaliser le complément de salaire habituellement prévu par votre convention collective.

 3. La gestion de l'arrêt maladie dans Ogust : 

Vous devez créer une absence dans le planning de chaque salarié concerné, en sélectionnant le type "Maladie", et en ajoutant un commentaire "COVID-19" :

Vous pourrez ainsi extraire la liste des absence de type "Arrêt maladie" liées au COVID-19 dans le tableau de contrôle disponible sous le menu Analyse/Contrôles des informations/Intervenants/Absences, congés) : 

4. FAQ :

Y a t-il un délai de carence pour la prise en compte de l’arrêt maladie?
Dans le contexte actuel, non. La prise en charge de l’arrêt de travail se fait exceptionnellement sans jour de carence et sans examen des conditions
d’ouverture de droit.

Faut-il créer différents type d'absence en fonction de l'origine de l'arrêt maladie? Non tout cela c'est de la Maladie Classique. Par contre vous devez modifier l'absence sur votre logiciel de paie pour la non-carence (demander à votre gestionnaire de paie) 

Quelle-est la durée maximale pour ces types d’arrêt maladie?
L’arrêt peut être délivré pour une durée de 1 à 14 jours et pour une durée de 21 jours en cas de salariés appartenant aux personnes à risque élevé. Au-delà de cette durée, la déclaration devra être renouvelée autant que de besoin. Il n’y a pas de prolongation automatique.

L’arrêt de travail “Parent d’élève” peut-il être accordé aux deux parents?
Il est possible de fractionner l’arrêt de travail ou de le partager entre les parents sur la durée de fermeture de l’établissement (arrêt de travail en alternance pour l’un ou l’autre).

Le dispositif « Activité partielle » (Chômage partiel) :

1. Éligibilité :

Toutes les entreprises dont l’activité est réduite du fait du coronavirus et notamment celles qui font l’objet d’une obligation de fermeture en application de l’arrêté du 15 mars 2020 sont éligibles au dispositif d’activité partielle.

Le ministère du travail a publié le schéma ci-dessous pour vous aider à prendre ou pas la décision d’avoir recours à l’activité partielle pour vos salariés :

Les entreprises disposent d’un délai de trente jours pour déposer leur demande, avec effet rétroactif.

2. Vos démarches :  

Vous devez remplir une demande préalable d’autorisation d’activité partielle en ligne sur <Activité partielle>.
Vous disposez de 30 jours pour déposer votre demande, avec effet rétroactif (communiqué de presse du ministère du Travail du 16 mars 2020). Cet allongement de délai devrait être acté par décret.

 3. La gestion du chômage partiel dans Ogust : 

Pour être prise en compte en paie (module paie intégré), vous devez créer des absences de type "Chômage partiel" dans le planning de votre intervenant. 

Si le chômage partiel est consécutif à l'annulation d'une intervention, Vous devez annuler les interventions dans le planning du client, et créer une absence correspondante dans le planning de l'intervenant, contraignant non? 🤨

Rassurez-vous, nous avons pensé à vous avec une nouvelle évolution du module "Annulations des interventions" qui permet de personnaliser les motifs, leur impact sur la facturation/paie, et d'automatiser la création des absences intervenants.

  • Paramétrage du module "Annulation des interventions" : Le module est désormais paramétrable depuis le menu Administration/Paramètres/Configuration/Planning/Motifs annulation :

Dans ce menu, vous y trouverez des motifs standards, que vous pouvez désactiver ou modifier. Vous pouvez également rajouter de nouveau motifs en cliquant simplement sur le bouton + , mais avant d’entamer cette action, il est important de savoir que les choix effectués dans ce module vont pré-définir le formulaire d'annulation dans le planning client :

Activable à l'initiative de (client, intervenant, société) : si cette case est cochée pour un motif, celui-ci sera proposé dès que vous sélectionnez l'initiateur 

A facturer  / A payer : ce choix permet de définir pour un motif, si l'on souhaite que les interventions annulées de son fait soient payées à l’intervenant et/ou facturées au client en pré-cochant les cases correspondantes par défaut, avec possibilité de les modifier, ou pas, dans le planning

  • Gestion des annulations clients : Une intervention annulée avec la case "A facturer" cochée, est reprise automatiquement dans la facture du client, avec la mention "Intervention annulée"
  • Gestion des absences intervenants :   

La spécificité de l'annulation d'une intervention pour motif "Chômage partiel" réside dans la nécessite de créer une absence équivalente dans le planning de l'intervenant. 

Avec l'évolution réalisée sur le module "Annulation des interventions", lorsqu'une intervention est annulée dans le planning du client avec le motif standard "Chômage partiel", une absence est automatiquement  créée dans le planning de l'intervenant, pour la même durée et le même motif. 

4. FAQ :

Comment suivre les interventions annulées, avec les différents motifs, et les absences des salariés?
Deux tableaux de contrôle sont disponibles sous le menu Analyse/Contrôles des informations

Justificatif de déplacement professionnel : 

Le 16 mars 2020, le Président de la République a décidé de prendre des mesures pour réduire les contacts et déplacements au strict minimum sur l’ensemble du territoire à compter du mardi 17 mars à 12h00.

1. Dérogations possibles sur attestation :

  • Déplacements entre le domicile et le lieu d’exercice de l’activité professionnelle, 
  • Déplacements pour effectuer des achats de fournitures nécessaires à l’activité professionnelle et des achats de première nécessité dans des établissements dont les activités demeurent autorisées (liste sur gouvernement.fr).
  • Consultations et soins ne pouvant être assurés à distance et ne pouvant être différés ; consultations et soins des patients atteints d'une affection de longue durée.
  • Déplacements pour motif familial impérieux, pour l’assistance aux personnes vulnérables ou la garde d’enfants.
  • Déplacements brefs, dans la limite d'une heure quotidienne et dans un rayon maximal d'un kilomètre autour du domicile, liés soit à l'activité physique individuelle des personnes, soit à la promenade avec les seules personnes regroupées dans un même domicile, soit aux besoins des animaux de compagnie. 
  • Convocation judiciaire ou administrative.
  • Participation à des missions d’intérêt général sur demande de l’autorité administrative.

2. Gestion du justificatif dans Ogust : 

Une édition de planning a été ajoutée pour vous permettre de fournir à vos intervenants un justificatif de déplacement professionnel conforme au modèle officiel (coordonnées de la société, coordonnées du salarié, lieux d'exercice de l'activité, durée de validité, etc).

3. FAQ :

Comment ajouter ma signature au justificatif?

Le justificatif a été ajouté à la liste des éditions personnalisables (sous Administration/Paramètres/Configuration/Editions PDF), vous pouvez donc y insérer une image de votre signature en suivant les instructions de cet article 

 A quel endroit puis-je imprimer le justificatif?
Le document est proposé à l'édition, ou à l'envoi par mail, depuis le planning d'un intervenant et depuis les traitements par lots (sous le menu Intervenants) :

 

 

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