Pour créer un nouveau règlement, sur la fiche du client, onglet Règlements, cliquez sur le + vert en haut à droite :
Dans la fenêtre Nouveau règlement, renseignez les différents champs :
Date de création : date à laquelle vous enregistrez le règlement dans votre logiciel.
Date comptable : date à laquelle le règlement sera enregistré dans votre comptabilité, par défaut celle de création mais peut être modifiée en cliquant sur le calendrier pour rechercher une autre date.
Numéro de pièce : référence affectée au règlement (R1301004)
Libellé : écriture du règlement dans votre comptabilité. Par défaut c'est Encaissement client suivi du numéro de pièce ci-dessus (Encaissement client n° R1301004) mais peut être modifié.
Montant : du règlement à enregistrer
Poste de trésorerie : compte relatif au poste règlement en comptabilité (512000 Règlement)
Mode de règlement : est proposé par défaut celui renseigné dans l'onglet "Définition" de la fiche client mais peut être modifié.
Émetteur : par défaut le client.
Important : dans le cas des prestations financées, le règlement effectué par le financeur doit être enregistré depuis sa fiche dans le menu Tiers-payeur
Perçu : par défaut Oui. Un règlement peut être enregistré en "Non perçu" si besoin (exemple : un client envoie un chèque et sollicite son encaissement à une date ultérieure
Important : Un règlement "Non perçu" ne sera pas pris en compte dans l'attestation fiscale
Caution/dépôt de garantie : case à cocher si le règlement vous est versé comme caution.
Commentaires : champ de saisie libre à compléter si besoin.
L'association aux factures : C'est le lettrage qui consiste à affecter un règlement à une facture. Cette étape est primordiale pour votre comptabilité et la prise en compte du règlement dans le crédit impôt.
Pour chaque nouveau règlement, la liste des factures non soldées s'affiche en bas de la fenêtre, dans la rubrique Associé aux factures.
Pour associer un règlement à une facture, double-cliquez ou saisissez le montant du règlement dans le champ Règlement en face de la facture que vous souhaitez associer. Le montant du règlement sera alors automatiquement renseigné dans ce champ. Cliquez sur Enregistrer pour valider l'association.
A chaque nouveau règlement, la liste des factures non soldées s'affiche en bas de la fenêtre pour l'association. Pour associer un règlement à une facture, il suffit de se mettre dans le champ en face de cette dernière et de cliquer 2 fois.
Cette opération est très importante car elle conditionne la comptabilisation des règlements dans l'attestation fiscale. Tout règlement non associé à une facture NE SERA PAS pris en compte dans l'attestation fiscale de votre bénéficiaire.