Cette fonctionnalité avancée est réservée aux utilisateurs ayant la version Enterprise d'Ogust Manager. Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez d'abord activer le module Rendez-vous sur votre compte Ogust Manager.

Cette fonctionnalité vous permet de programmer des rendez-vous sur les plannings de vos clients et intervenants.

Remarque :
Ces rendez-vous sont différents des interventions planifiées dans le cadre de prestations de services.

Paramétrer les valeurs par défaut

Cliquez sur Administration > Paramètres > Valeurs par défaut > Fiche rendez-vous :

Ce paramétrage sera alors repris lors de la création des rendez-vous.
Vous pouvez également définir quelle couleur vous souhaitez utiliser pour les différents types de rendez-vous (client, interne ou intervenant) depuis Administration > Paramètres > Configuration > Rendez-vous :

Créer un rendez-vous

Sur la fiche d'un client ou d'un intervenant, cliquez sur l'onglet Rendez-vous puis, en haut à droite, sur le + vert : 

Dans la partie de gauche, renseignez les informations concernant le rendez-vous :

  • Type : vous pouvez indiquer s'il s'agit d'un Rendez-vous client, d'un Rendez-vous interne ou d'un Rendez-vous intervenant. Cette liste est personnalisable et peut être modifiée.
  • Objet : indiquez l'objet du rendez-vous (suivi, entretien avec le client, etc.)
  • Date et Horaires : renseignez ces informations, pour faire apparaitre le rendez-vous sur les planning des participants.
  • Lieu : il s'agit d'un champ libre. Indiquez à quel endroit le rendez-vous à lieu. 

Dans la partie de droite, vous pouvez indiquer qui participera à ce rendez-vous.
Par défaut, la personne chez qui vous créez le rendez-vous est automatiquement rajouter dans la liste.

Pour ajouter un participant au rendez-vous, cliquez sur Ajouter un participant. Sélectionnez ensuite dans la liste la ou les personnes à ajouter :

Si vous souhaitez vous ajouter vous-même, cliquez sur M'ajouter comme participant.

Les participants apparaissent dans la liste :

Remarque :
Par défaut, la personne chez qui vous créez le rendez-vous est marquée comme étant propriétaire du rendez-vous (icône d'étoile en surbrillance). Le propriétaire d'un rendez-vous ne peut pas être supprimé de la liste des participants.
Si vous souhaitez supprimer un participant, vous devez rajouter au moins un autre participant et le marquer comme propriétaire du rendez-vous en cliquant sur l'icône d'étoile.

Toujours dans la partie de droite, un onglet Notes vous permet d'apporter des précisions concernant le rendez-vous :

Une fois les différents champs renseignés et la liste des participants déterminée, cliquez sur Enregistrer pour valider la création du rendez-vous :

Une fois créé, le rendez-vous est visible dans l'onglet Rendez-vous de la fiche client ou intervenant : 

et sur leur planning : 

Si un gestionnaire a également été rajouté au rendez-vous, il peut le voir dans Mon compte > Rendez-vous

Des filtres sont également à votre disposition pour filtrer la liste des rendez-vous selon des date, les types de rendez-vous, leur état, etc.

Gérer les rendez-vous

Indiquer les présences des participants

Lorsque vous ouvrez un rendez-vous, vous pouvez indiquer si les participants seront présents ou pas au rendez-vous.
Pour cela, il vous suffit de cliquer sur la coche correspondante : 

  • Vert : le participant confirme le rendez-vous.
  • Orange : le participant sera peut-être présent.
  • Rouge : le participant refuse le rendez-vous.

Contacter tous les participants 

Cliquez sur le bouton Email pour envoyer un email à tous les participants du rendez-vous : 

L'adresse e-mail renseignée dans les fiches des participants est automatiquement renseignée dans le champ A : 

Vous pouvez également paramétrer des modèles de mails pour les rendez-vous. Pour cela, cliquez sur Administration > Paramètres > Configuration > Modèles d'e-mails / SMS > Modèle de mail > Rendez-vous.
Consultez cet article pour savoir comment créer et paramétrer un nouveau modèle de mail.

Modifier l'état du rendez-vous

Lorsque le rendez-vous est créé, il est à l'état Planifié. Vous pouvez alors soit le marquer comme Tenu, soit comme Annulé en cliquant sur le bouton correspondant : 

Suivi des rendez-vous

Un tableau de contrôle listant l'ensemble des rendez-vous est disponible dans Analyse > Contrôle des informations > Rendez-vous > Tous les rendez-vous.
Vous pouvez utiliser les différents filtres à votre disposition pour filtrer la liste des rendez-vous.
Cliquez sur Lancer pour afficher la liste :

Le bouton Exporter vous permet d'exporter cette liste sous le format de votre choix (.csv, .xls ou .xml).
Le bouton Imprimer vous permet d'imprimer la liste.

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