Seuls les utilisateurs ayant le droit Admins société ont accès aux options décrites dans cet article.
1. Consentement
Le consentement explicite de vos contacts (prospects, clients, candidats et intervenants) est obligatoire pour utiliser leurs informations personnelles lors de vos communications.
1.1. Paramétrer les demandes de consentement
Cliquez sur Administration > Paramètres > Configuration > Gestion des données à caractère personnel > onglet Consentement.
Dans cette fenêtre, vous pouvez personnaliser les textes accompagnant les demandes de consentement :
1.2 Paramétrer les campagnes de communication
Les boutons Modifier la liste vous permettent de paramétrer les options des campagnes d'e-mailing ou d'envoi de SMS.
Par défaut, 6 campagnes sont paramétrées pour vos prospects et clients mais aucune n'est paramétrée pour vos intervenants, vous devez donc en créer avant de pouvoir leur envoyer la demande de consentement.
Pour modifier une campagne, cliquez sur l'icône de crayon à côté de son intitulé.
Pour en ajouter, cliquez sur le + vert :
Dans le cadre Ajouter une entrée, paramétrez les différents champs :
Valeur : libellé de la campagne. C'est ce libellé qui apparaîtra sur la page de demande de consentement et dans le champ Type d'envoi (formulaires e-mailing et envoi de SMS lot).
Ordre : détermine l'ordre d'affichage de la campagne dans la liste des campagnes (1 = 1ère en haut de la liste, 10 = dernière de la liste).
Type de message : Mail ou SMS.
Détermine si les messages envoyés dans le cadre de cette campagne le seront par e-mailing ou envoi de SMS lot.Obligatoire : Oui ou Non.
Si Oui, la case J'accepte de recevoir... sera automatiquement cochée par défaut et votre contact ne pourra pas retirer son consentement.
Exemple : vous pouvez mettre Oui s'il s'agit d'une campagne de messages envoyés dans le cadre de l'exécution de leur contrat (envois des factures, planning, etc.).
Si Non, votre contact peut cocher ou décocher la case J'accepte de recevoir... pour donner ou retirer son consentement. Dans ce dernier cas, votre contact n'apparaîtra pas dans la liste des destinataires lorsque vous réaliserez votre campagne d'e-mailing ou d'envoi de SMS.
Exemple : vous pouvez mettre Non s'il s'agit d'une campagne de messages n'entrant pas dans le cadre d'exécution de leur contrat (newsletter, offres commerciales personnalisées, etc.).
Etat : Actif, Inactif ou Supprimé. Indique l'état de la campagne.
1.3. Envoyer des messages aux contacts ayant donné leur consentement
Lorsque vous effectuez un e-mailing à vos clients ou intervenants, le nouveau menu déroulant Type d'envoi est disponible. En sélectionnant un type de campagne, seuls les contacts ayant donné leur consentement pour cette campagne seront proposés dans les destinataires :
Pensez bien à toujours insérer un lien de désabonnement dans vos e-mails (en général en bas de l'e-mail) :
1.4. Recueillir les consentements
Vous pouvez recueillir les consentements de 4 façons :
depuis vos formulaires d'inscription,
depuis les API Ogust (prochainement disponibles),
depuis les portails : si la personne a un portail, elle se rend dans la rubrique Mes informations > Modifier mes préférences de contact. Vous devez avoir préalablement donné l'accès à cette rubrique. Pour cela, rendez-vous dans Administration > Paramètres > Configuration > Portail > onglet Intervenants > cochez la case Mes informations.
Si le contact n'a pas de portail, vous pouvez lui envoyer un email contenant la balise {lienRGDP#defaut} ce qui lui enverra un lien de redirection vers cette interface RGPD :
Si vous souhaitez envoyé un email de demande de consentement à plusieurs intervenants, vous devez créer une campagne que vous marquez comme obligatoire :
Dans le module d'emailing, sélectionnez cette campagne et utilisez le modèle Consentement RGPD :
Pensez à cliquer sur Filtrer la liste pour mettre à jour la liste des destinataires en fonction de la campagne sélectionnée.
manuellement : pour enregistrer manuellement le consentement d'un contact, ouvrez sa fiche puis cliquez sur Communication > Préférence. Vous serez alors redirigé vers l'interface RGPD précédemment évoquée.
Le détail du consentement (date, heure, origine, valeur) est visible en cliquant sur le bouton Historique sur sa fiche :
2. Droit à l'oubli
Le droit à l'oubli permet aux contacts de demander la suppression totale de leurs informations personnelles.
2.1. Définir les informations personnelles
Pour définir les informations à caractère personnel, cliquez sur Administration > Paramètres > Configuration > Gestion des données à caractère personnel > onglet Suppression puis cochez les cases correspondantes :
2.2 Supprimer les informations personnelles
sur désactivation d'une fiche
Lors de la désactivation de la fiche d'un contact (passage à la situation Ancien client ou Inactif), le bouton Enregistrer, affiche désormais un message d'alerte vous demandant si vous souhaitez également supprimer ses informations personnelles :
Si vous cliquez sur OK, toutes les données dont les cases ont précédemment été cochées dans l'onglet Suppression seront supprimées.
Vous pouvez alerter le contact de la suppression de ses informations personnelles en cochant la case correspondante, un mail lui sera envoyé automatiquement. Ce mail est paramétrable depuis le menu : Administration > Paramètres > Configuration > Modèles d'emails / SMS > Modèle de mail > RGPD client ou RGPD Intervenant.
Si vous cliquez sur Annuler, les données ne sont pas supprimées.
sur une fiche inactive
Si la fiche d'un contact est inactive, un bouton Droit à l'oubli est disponible et permet de lancer la suppression de ses informations personnelles, si celles-ci n'ont pas été supprimées au moment de la désactivation :
Remarque :
Pour réactiver les fiches de contacts inactives, vous devez à présent cliquer sur le bouton Réactiver également encadré ci-dessus.
3. Conservation des données
Vous pouvez mettre en place la suppression automatique des informations définies comme personnelles à l'issue d'une certaine durée, après la désactivation de la fiche.
3.1. Paramétrer la durée de conservation
Cliquez sur Administration > Paramètres > Configuration > Gestion des données à caractère personnel > onglet Conservation des données :
Exemple :
Fiche client : Durée de conservation de 30 jours.
Si on passe la fiche de la cliente ARBUSSE Jeanne à Ancienne cliente le 25 Mai 2018, ses informations personnelles seront conservées jusqu'au 25 Juin 2018. Après cette date, ses informations personnelles seront définitivement supprimées.