Ce module (personnalisable), accessible à partir de la version Enterprise, permet de gérer dans un formulaire sur mesure (selon l’activité) les demandes du client du recueil de ses besoins à la facturation, en passant par l'émission du devis , la recherche intervenants et la planification.

Exemple d'opportunité "Aide à la personne" 

Onglet Définition

Certaines informations de cet onglet (coordonnées client, adresse, numéro de téléphone, présence d’animaux de compagnie) sont reprises automatiquement de l’onglet Définition de la fiche client : 

La partie “Mission”, en bas du formulaire, permet d’indiquer la prestation souhaitée par le client, et les compétences associées : 

Le bouton Planning permet de définir les jours et horaires d’interventions :

Un bouton “Recherche”, à côté de chaque mission, permet  d'afficher la liste des intervenants correspondants (disponibilité et compétences) à la demande du client :

Onglet Informations

Cet onglet permet de renseigner les compléments d’informations relatif au client : 

Onglet Tâches

Dans cet onglet seront définies les tâches, associées à la prestation, et qui seront associées au planning du client :

Onglet Prévention des risques

Cet onglet permet d’indiquer à l’intervenant affecter à l’intervention quelles mesures appliquer dans certaines situations :

Transmission de la fiche mission

Paramétrage

Une édition standard sera proposée pour récupérer les informations complétées dans l’opportunité.

Cette édition sera personnalisable depuis le menu Edition PDF (sous Administration/Paramètres/Configuration), pour personnalisation.

Edition & Envoi par mail

Deux options, “Imprimer” et “Mail”, seront proposées dans la fiche opportunité.

Extranet Intervenant

Une rubrique “Mes clients”, affiche la liste des clients ayant minimum une intervention avec l’intervenant.

Le choix d’un client dans la liste affiche le contenu de la fiche de mission, sans les tâches qui seront visibles directement dans l’intervention.

Application de télégestion mobile (sur option) :

Dans la fiche usager, le bouton “Autres” / “Mission”, affiche les informations saisies dans l'onglet “Informations” du formulaire de recueil des besoins. 

Suivi

Réévaluation annuelle : 

L’option Dupliquer dans le formulaire de recueil des besoins (opportunité) permet de :

  • verrouiller le formulaire;
  • d’en créer une copie, avec possibilité d’apporter des modifications aux champs complétés.

Un rappel automatique sera programmé avec les éléments ci-dessous :

  • Titre = Rappel ré-évaluation des besoins 
  • Date de rappel = M (mois d’évaluation initiale) + 11 (personnalisable)
  • Catégorie = Suivi évaluation
  • Géré par = gestionnaire de l’opportunité
  • Situation = A traiter
  • Alerte = Alerter
  • Priorité = Urgent
  • Alerter par mail = oui

Suivi satisfaction

Le suivi satisfaction se fait depuis l’onglet Note de la fiche client. Créez une note et renseignez les différents champs proposés. Vous pouvez également attacher à cette note un intervenant et/ou un gestionnaire afin de retrouver l’information dans leurs fiches respectives.

Événements indésirables

Cet onglet permet de saisir un événement indésirable survenu chez le bénéficiaire, en remplissant le formulaire proposé : 

  • Encadrant = par défaut le gestionnaire de la fiche client, avec possibilité de sélectionner un autre utilisateur
  • Intervenant = liste des intervenants affectés au client

A l’enregistrement du formulaire, une note de rappel/suivi se crée automatiquement dans les fiches client et intervenant. Un tableau de contrôle est proposé pour suivre l’ensemble des événements indésirables, ainsi que le statut (traité ou pas). 

Avez-vous trouvé votre réponse?