Créer un tiers-payeur

Dans la barre de menu, cliquez sur Tiers-payeurs > Nouveau tiers-payeur.

Renseignez le maximum d'informations demandées dans l’onglet Définition puis cliquez sur Enregistrer

De nouveaux onglets apparaissent : 

  • Paramétrage
  • Plan d’aide
  • Bordereaux
  • Règlements
  • Documents

Paramétrer un tiers-payeur

Onglet Paramétrage

Dans la partie Facturation, paramétrez les options de facturation du tiers-payeur :

Si vous souhaitez qu’un bordereau soit générée par bénéficiaire, sélectionnez Type : Individuelle.

Si vous souhaitez qu’un seul bordereau soit générée pour l’ensemble des bénéficiaires, sélectionnez Type : Globale.

Remarque :
Si la case Aide versée directement au client est cochée, vous ne pourrez pas générer de bordereau pour l’organisme. Décochez la si vous souhaitez pouvoir générer des bordereaux pour l'organisme.

Dans la partie Valeurs plan d’aide défaut, vous pouvez paramétrez les valeurs par défaut des prises en charge par prestation. Pour ajouter un nouveau plan d’aide, cliquez sur le bouton + encadré ci-dessous :

Renseignez les différents champs puis cliquez sur Enregistrer. Le plan d’aide apparaît validé dans la liste :

Lors de la création des plans d’aide, les valeurs des prises en charge que vous venez de renseigner seront automatiquement récupérées en fonction de la prestation sélectionnée.

Onglet Plan d’aide

Cet onglet vous permet de paramétrer les plans d’aide pour chaque bénéficiaire.

Pour ajouter un plan d’aide, cliquez sur le bouton + encadré ci-dessous :

Dans la fenêtre Création d’un nouveau plan d’aide, sélectionnez un Bénéficiaire puis une Prestation et cliquez sur Valider :

Remarque :
Seules les prestations pour lesquelles des valeurs par défaut ont été définies dans l'onglet Paramétrage vous sont proposées.

Dans la fenêtre Nouveau plan d’aide, renseignez les différents champs de la partie Définition, en particulier la Date de début de validité car c’est cette date qui détermine à partir de quand le plan d’aide est actif :

Dans la partie Modalité d’application, les valeurs par défaut définies précédemment sont reprises. Si nécessaire, vous pouvez modifier ces valeurs spécifiquement pour chaque client :

Si la PEC est différente pour les dimanches et jours fériés, cochez la case Majoration :

Trois nouveaux champs apparaissent alors : 

  • Tarif majoré Dimanche/JF
  • Taux de PEC dimanche/JF
  • Plafond d'heures Dimanche/Jours fériés

Remarque :
Pour le champs Plafond d'heures Dimanche/Jours fériés

  • Si vous saisissez 0, les jours de la semaine seront financés du lundi au samedi, les dimanches et jours fériés ne seront pas financés.
  • Si vous ne mettez rien dans ce champs, le financement sera appliqués sur tous les jours de la semaine du lundi au dimanche.
  • Pour la PEC Dimanche et jours fériés, en cas de dépassement du plafond Dim/JF, les heures de dépassement sont facturées au taux de PEC des jours ouvrés.

Pour le champ Facturation pendant la PEC, deux choix vous sont proposés : 

  • Tarif de base P.E.C : les taux indiqués dans le plan d'aide (Tarif de base ; Tarif majoré Samedi; Tarif majoré Dimanche/JF) s'appliqueront dans la facture du client dans la limite du nombre d'heures accordées dans le plan d'aide. En cas de dépassement, le tarif appliqué sera celui associé à la prestation (indiqué dans son contrat).
  • Tarif de la prestation : le tarif appliqué dans la facture du client, dans la limite du plan d'aide et en dépassement, sera celui associé à sa prestation (dans son contrat).

Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder le plan d’aide puis sur Valider :

Remarque :
Il est important de valider vos plans d'aide car seuls les plans d’aide à l’état Validé sont pris en compte.

Les plans d’aide sont ensuite visibles dans l’onglet Plan d’aide de la fiche du tiers-payeurs et de la fiche client :

Remarque :
Vous pouvez également créer un plan d’aide directement depuis la fiche client en cliquant sur le bouton +  encadré ci-dessous : 

Générer la facture

Il faut au préalable que les interventions soient renseignées dans le planning du client.

Cliquez ensuite sur Clients > Facturation > Création (factures uniquement).

Sélectionnez le.s client.s pour lesquels vous souhaitez générer une facture puis :

  • si vous souhaitez avoir un aperçu de la facturation avant de générer les factures, sélectionnez Simuler la facturation.
  • sinon, cliquez sur Créer les factures sans simulation

Une fois générée, vous pouvez consulter l’onglet Financement de la facture pour obtenir le détail des interventions prises en compte dans le plan d’aide :

Cliquez ensuite sur Valider.

Dans la liste des factures du bénéficiaire, apparaît les colonnes Montant dû client, Montant dû organisme et Montant réglé organisme. Les montants en rouge indiquent que le montant est partiellement réglé :

le solde du client distingue également le total facturé du net à payer :

Générer le bordereau de l’organisme

Créer les bordereaux depuis la fiche du tiers-payeur

Dans la barre de menu, cliquez sur Tiers-payeurs > Liste des tiers-payeurs > sélectionnez un tiers-payeurs puis dans l'onglet Bordereaux, cliquez sur le + vert :

Créer les bordereaux en lot

Dans la barre de menu, cliquez sur Tiers-payeurs > Bordereaux > Création.

Sélectionnez la période de facturation puis cliquez sur Rechercher

Remarque :
Seuls les bordereaux validés et dont les dates d'interventions sont comprises dans cette période apparaissent dans la liste :

Sélectionnez l’organisme pour lequel vous souhaitez générer un bordereau, choisissez un Format d’édition puis :

  • si vous souhaitez avoir un aperçu de la facturation avant de générer les bordereaux, sélectionnez Simuler la facturation.
  • sinon, cliquez sur Créer les factures sans simulation

Une fois générée, le bordereau apparaît sur la fiche du tiers-payeur dans l’onglet Bordereaux :

La colonne Montant réglé indique le montant réglé par le tiers-payeur. Les montants en rouge indiquent que le montant est partiellement réglé. 

Valider les bordereaux en lot

Dans la barre de menu, cliquez sur Tiers-payeurs > Bordereaux > Validation.

Sélectionnez la période de facturation puis cliquez sur Rechercher. Seuls les bordereaux dont la date est antérieure ou égale à la date du jour sont proposées à la validation.

Transmettre les bordereaux en lot

Dans la barre de menu, cliquez sur Tiers-payeurs > Bordereaux > Envoi par courriel ou Edition d’un lot.

Remarque :
Dans le module Envoi par courriel, la présence d'un triangle jaune à la place d'une case à cocher indique qu'aucune adresse mail n'a été renseignée sur la fiche de l'organisme : 

Export des bordereaux

Dans la barre de menu, cliquez sur Tiers-payeurs > Bordereaux > Export. Sélectionnez la période des bordereaux à exporter puis cliquez sur Exporter :

Enregistrement des règlements

Pour enregistrer les règlements d'un tiers-payeurs, ouvrez sa fiche depuis Tiers-payeurs > Liste des tiers-payeurs, puis dans l'onglet Règlements, cliquez sur le + vert : 

Vous pouvez alors de ventiler le règlement du tiers-payeur sur les factures des bénéficiaires. Le bouton Automatiser association vous permet d'associer automatiquement le montant du règlement aux factures :

A propos des soldes clients

La règle de calcul du solde client a également été modifiée. Dorénavant, le solde client est égal à :
Total des net à payer par le client - le total des règlements client avec comme émetteur "Client".
(net à payer d'une facture = montant total TTC de la facture s'il n'y a pas de financement).
En cas de solde incohérent, il vous suffit donc d'indiquer "Client" comme émetteur des règlements.

Gestion des avoirs sur facture financée

Lors de la génération d'un avoir sur une facture financée, le montant financé est déduit de la prochaine facture/bordereau financeur :

Relance des tiers-payeurs

Pour relancer des tiers-payeurs, cliquez sur Tiers-payeurs > Bordereaux > Relances tiers-payeurs :

Sélectionnez le niveau de relance ainsi que la méthode d'envoi puis cochez la case des tiers-payeurs à relancer. Cliquez sur Envoyer pour leur envoyer un mail de relance.

Remarque :
La présence d'un triangle jaune sur la ligne d'un tiers-payeur indique qu'aucune adresse mail n'a été renseigné sur sa fiche : 

Les mails envoyés au tiers-payeurs sont ensuite archivés dans l'onglet Envois de sa fiche : 

Gestion des notes

Vous pouvez laisser des notes internes ou ouvrir des fils de discussion internes sur les fiches des tiers-payeurs dans l'onglet Notes :

Suivi des bordereaux et des plans d'aide

Les tableaux Liste des bordereaux et Nouveau plan aide sont disponibles dans Analyse > Contrôles des informations > Tiers-payeurs

Dans le tableau "Toutes les factures" apparaissent désormais également les colonnes Montant réglé organisme et Reste à régler organisme :

Webinaire Financement

Est-il prévu que les organismes puissent avoir un compte comptable qui leur est propre afin de dissocier la part réglée par le bénéficiaire et la part réglé par l'organisme en comptabilité ?

Oui, vous devez d'abord créer un compte comptable pour le financeur dans Administration > Paramètres > Configuration > Comptabilité.
Ensuite, dans le paramétrage des modèles d'exports comptable, vous pouvez choisir de décomposer les factures par financement :

Lors de l'export en comptabilité, le montant de l'organisme et le montant du bénéficiaire seront alors dans deux comptes comptables séparés.

Avez-vous trouvé votre réponse?