Principe de fonctionnement 

Les badges usagers sont initialisés grâce aux informations récupérées depuis Ogust Manager. Ces informations sont ensuite synchronisées avec les téléphones portables de vos intervenants.

Modes de fonctionnement

Deux modes de fonctionnement sont proposés :

  1. Application installée : l'application est installée sur votre flotte de smartphones professionnels. L'application Kiosk peut également être installée sur votre flotte de téléphone professionnel. Cette application sécurise le smartphone, garantit un usage professionnel et limite les consommations voix et data. Elle application est installée en complément de l’application de télégestion
  2. Mode BYOD : acronyme de Bring Your Own Device, Il s’agit de l’utilisation de l’application professionnelle sur le smartphone personnel du salarié. Le salarié télécharge sur son téléphone personnelle l'application disponible sur le Play Store. 

La version BYOD est différente de la version classique : les fonctionnalités sont identiques mais il y a plusieurs spécificités qui permettent son utilisation sur tout smartphone Android (comme la lecture des QRCodes par exemple).
La version Android est déjà disponible sur le Play Store de Google et une version compatible iOS est disponible sur l'Apple Store.

Attention !
Les fonctions de la version compatible iOS (iPhone) sont limitées, les salariés peuvent uniquement consulter leurs plannings et pointer les débuts et fins d'interventions à domicile.

Paramétrer la télégestion

Paramètres généraux

Consultez cet article.

Transmission des données Ogust Manager vers Penbase

Pour transmettre les données d'un client vers Penbase il faut que ce client ait au moins 1 intervention avec un intervenant déjà transmis vers Penbase.

Pour transmettre les données d'un intervenant vers Penbase il faut :

  • que cet intervenant ait au moins 1 intervention prévue sur son planning, et
  • que vous cochiez la case Transmettre à Penbase présente sur sa fiche :

Cliquez sur Enregistrer pour valider la transmission vers Penbase. L'icône d'horloge à côté de la case à cocher indique alors que l'intervenant est en attente de transmission vers Penbase :

Après quelques minutes, l'icône devient verte pour indiquer que l'intervenant a bien été transmis à Penbase :

Fonctionnalités

Planning

Les plannings sont synchronisés en direct avec Ogust Manager. Cela permet à vos intervenant de visualiser à tout moment leur planning directement depuis leur téléphone portable.

Cliquer sur une intervention permet d'accéder à des informations détaillées complémentaires :

En cas de modification de son planning, l'intervenant reçoit une alerte sonore sur son téléphone portable : 

Fiche usager

Vos intervenants peuvent accéder aux fiches des usagers depuis leur planning ou la liste des usagers :

Le bouton Autres donne accès à des informations détaillées sur l'usager : 

Déclaration des interventions:

Deux méthodes sont disponibles pour pointer les interventions : 

  • Utilisation d'un badge (NFC, NFC ou QR-Code)
  • Pointage manuel.

Utilisation d'un badge NFC

Un badge NFC qui identifie l'usager est laissé à son domicile.

Pour badger le début et la fin d'une intervention :

  1. Allumez l'écran du téléphone.
  2. Déverrouillez l'écran.
  3. Approchez le téléphone du badge.

Remarque :
A partir d'Android 9, les intervenants ne peuvent  plus recevoir de notification indiquant la fin de l'intervention.

Pointage manuel : Si le badge NFC ne fonctionne pas ou que les téléphones utilisés ne disposent pas de la technologie NFC, vos intervenants peuvent tout de même valider leurs interventions manuellement depuis la fiche de l'intervention ou de l'usager.

Pour démarrer une intervention en mode manuel :

Pour terminer une intervention en mode manuel : 

A tout moment vos intervenants peuvent saisir des informations (kilomètres parcourus, frais, commentaires) sur l'intervention en cours :

Pendant une intervention en cours, l'utilisateur a la possibilité de retourner à l'écran d'accueil pour accéder à toutes les fonctionnalités de l'application mobile : 

Pendant cette navigation, l'entête indique qu'une intervention est en cours. L’utilisateur revient vers l'écran "Intervention en cours" en cliquant sur la petite icône à gauche de l'entête :

Communication

Toutes les actions de communication sont accessibles depuis le bouton  Communiquer.

  • Messagerie : Vous pouvez envoyé un message sur l’application mobile de vos intervenants. Sur l’application mobile, un popup signale l’arrivée d’un nouveau message texte.La lecture du message est obligatoire : l’application mobile est alors bloquée tant que l'intervenant n’a pas lu le message.

L'intervenant peut également vous envoyer un message texte depuis l’application mobile vers Ogust Manager. Vous pouvez lire ce message depuis le centre de notifications dans l'onglet Notes > Messagerie Penbase. Le gestionnaire de la fiche de l'intervenant est également alerté par email lorsque l'intervenant envoi un message depuis sa messagerie Penbase. Pour activer ou désactiver l'envoi de ce mail cochez/décochez la case "Alerter par email" dans la fenêtre du fil de discussion. 

  • N° Urgence : Vous pouvez définir jusqu’à 5 raccourcis d’appels vers des numéros d’urgence : pompiers, Samu, astreinte, standard, … Les téléphones se mettent automatiquement à jour avec ces données.L'intervenant peut appeler un des numéros d’urgences prédéfinis en fonction de la situation à laquelle il est confronté sur le terrain. Il clique sur le bouton "Numéros d’urgence" puis sur le numéro qu’il souhaite appeler. L’appel démarre automatiquement.
  • Rappelez-moi : Cette fonctionnalité a pour objectif de limiter ou d’éviter les appels sortants du terminal mobile. Si un intervenant a besoin de transmettre ou de demander des informations, il clique alors sur le bouton "Rappelez-moi". Cette action génère un message dans votre Ogust Manager pour le responsablehiérarchique de l’utilisateur et sur l’interface web.
  • Annuaire : Un annuaire professionnel partagé est disponible dans l’application. vous gérez cet annuaire depuis l’interface Web. Toute modification de l’annuaire sur l’interface Web est automatiquement répercutée sur les téléphones.Il est également possible d’ajouter automatiquement les salariés qui ont des interventions chez des usagers communs.

Il est possible d’appeler les numéros enregistrés :

Mes informations

L’application prévoit une rubrique dédiée à l'intervenant.

L'intervenant peut faire une demande d’absence ou de régularisation :

Une carte professionnelle permet à l'intervenant de s’identifier auprès de nouveaux usagers. Cette carte professionnelle est personnalisée avec la photo de l’utilisateur (que vous pouvez enregistrer depuis la fiche de l'intervenant sur Ogust Manager) et le logo de votre entreprise.

Urgence DATI

Dans le cadre du Dispositif d’Aide au Travailleur Isolé (DATI), l’application dispose d’une fonctionnalité permettant de déclencher un appel d’urgence ainsi que l’envoi d’un email contenant la dernière position géographique enregistrée par le terminal. Deux possibilités existent pour déclencher l’appel d’urgence :

  • soit depuis l’écran d’accueil en cliquant sur l’icône DATI, 
  • soit depuis n’importe quel écran de l’application en cliquant sur la petite icône présente dans l’entête.

Lors du déclenchement du dispositif d’urgence l’utilisateur dispose de 10 secondes pour tout annuler. Cette durée est paramétrable.

A la fin du décompte les actions suivantes sont réalisées :

  • Un appel est démarré (haut-parleurs activés) vers le numéro prédéfini.
  • Un message est envoyé vers Ogust Manager et vers l’interface web.
  • Un email est également envoyé vers une adresse prédéfinie avec le nom de l'intervenant, l’heure du déclenchement, la position théorique (en fonction du planning et de l’heure) et la position réelle (GPS).

Contrôler les données et impacter les plannings avec les données de télégestion

Consultez cet article.

Consulter les compte-rendus et commentaires déposés par les intervenants

A la fin d'une intervention, les intervenants peuvent laisser un compte-rendu. Vous pouvez visualiser ce compte rendu depuis la fenêtre de l'intervention : 

Ce compte-rendu est également visible depuis le tableau de contrôle disponible dans Analyse > Contrôle des informations > Interventions > Comptes-rendus intervenants :

Les intervenants peuvent également laisser un commentaire concernant les kilomètres parcourus lors d'une intervention.

Gestion des tâches

Pour chaque prestation, vous pouvez définir des tâches. Pour savoir comment paramétrer ces tâches, consultez cet article.

Une fois les tâches paramétrées, une liste est visible sur les plannings clients/intervenants dans Ogust Manager :

Mais également sur les téléphones portables des intervenants une fois le début de l'intervention pointée.

Pour ajouter une tâche, cliquez sur Gérer les tâches, cochez les tâches puis cliquez sur

Dans la liste de tâches, sélectionnez les tâches à ajouter puis cliquez sur Ajouter les tâches sélectionnées :

Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder la liste des tâches réalisées :

Une fois le pointage de fin réalisé, la liste des tâches réalisées est visible sur l'intervention :

Point concernant l'alerte de fin d'intervention

En raison d'une volonté forte de Google de mieux maîtriser l'envoi des notifications, les intervenants ne recevront plus d'alerte 5 minutes avant la fin de l'intervention sur les smartphones équipés d'Android 9.
C'est pour cela que nous avons mis fin à cette fonctionnalité pour les prochains déploiements. Elle reste toutefois maintenue sur les téléphones qui se révéleront être compatibles.

Point concernant les fuseaux horaires

Depuis l'interface web OgustMobile, en bas de page, un menu déroulant vous permez de sélectionner votre fuseau horaire. Si vous êtes à Montréal, sélectionnez "America/New-York".

Déclaration de perte

Vous pouvez déclarer la perte / vol de votre téléphone sur l'interface web de télégestion dans le menu "blocage téléphone" : cela consiste à bloquer l'accès à l'application et protéger les données des bénéficiaires se trouvant dessus.

A noter que cela ne déclenche pas automatiquement une commande de téléphone automatiquement. La perte d'un téléphone (pack) doit nous être signalée avec le numéro de la carte sim afin que nous réalisions son blocage auprès de l'opérateur.

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