La norme ESPPADOM

ESPPADOM est une démarche de standardisation des échanges d’informations entre les conseils départementaux (CD)  et les services d’aide à domicile (SAAD) - pour l’aide aux personnes en perte d'autonomie: personnes âgées, handicapées, …
Le cadre est celui de la mise en œuvre de l'allocation personnalisée d'autonomie (APA), de la  prestation de compensation du handicap (PCH), ou plus généralement de l’aide sociale.

Suivi des plans d'aide

Ce module est disponible sous le menu Clients > Plans d'aide > Suivi des plans d'aide (order).  Il est composé des onglets suivants : 

  • Liste des plans d'aide
  • Importer un fichier
  • Historique des imports

Importer un fichier ORDER

Dans l'onglet Importer un fichier, cliquez sur Choisissez un fichier puis sélectionner le fichier order sur votre ordinateur :

La liste des plans d'aide du fichier s'affiche alors avec les informations ci-dessous :

  • ID du plan d'aide
  • ID de la ligne
  • Code et informations du bénéficiaire (Nom / Prénom) : 
  • Contrat Ogust
  • Organisme financeur
  • Dates de début et de fin du plan d'aide
  • Type de l'aide
  • Niveau de GIR
  • Nombre d'heures prises en charge 
  • Pourcentage restant à charge du bénéficiaire

1. Colonne Client => Lien Ogust

Si les informations (nom/prénom) sont identiques entre les fiches du client (fichier order et Ogust) la liaison se fait automatiquement, sinon, vous devez faire la liaison manuellement en renseignant les premières lettres du nom du client dans le champ :

Remarques :

  • Cette action est à faire manuellement uniquement lors du premier import, pour les suivants, Ogust Manager fera la liaison automatiquement.
  • S'il s'agit d'un nouveau client qui n'est pas encore enregistré dans Ogust Manager, vous devez créer sa fiche avant de procéder à l'import du fichier Order. 

2. Colonne Contrat ogust

Une fois la liaison des fiches effectuée, les contrats du client sont proposés dans une liste déroulante pour vous permettre d'en sélectionner un.
Pour le moment, cette action n'a aucun impact sur le plan d'aide existant.

3. Colonne Organisme => Lien Ogust

Les organismes paramétrés dans Ogust (menu Administration > Organismes) sont proposés dans une liste déroulante pour vous permettre de faire la liaison avec les organismes importés depuis le fichier order. 

Remarques :

  • Cette action est à faire manuellement uniquement lors du premier import, pour les suivants, Ogust Manager fera la liaison automatiquement.
  • Chaque organisme renseigné dans votre fichier est associé à un organisme dans Ogust.
    Exemple : sur l'image ci-dessous, sur la première ligne, le (CG25) CONSEIL DEPARTEMENTAL DU DOUBS a été rattaché au CONSEIL GENERAL 34. Ce rattachement est effectué dans tout le reste du fichier où apparaît (CG25) CONSEIL DEPARTEMENTAL DU DOUBS .
    Sur les lignes où apparaît un organisme différent, le rattachement n'est pas effectué :

Une fois les liaisons entre les données du fichier et celles d'Ogust effectuées, cliquez sur le bouton Valider l'import en bas du tableau. Les plans d'aide sont  importés et stockés dans l'onglet Liste des plans d'aide.

Export des pointages

Ce module est disponible sous le menu Clients > Plans d'aide > Export des pointages (delivery).

Remarque :
Avant de pouvoir exporter les pointages vous devez importer les plans d'aide (ORDER).
C'est lors de cet import que nous allons récupérer la liste des plans d'aide avec l'ID client, l'ID organisme et l'ID du plan d'aide. Ces données sont obligatoires pour pouvoir générer les fichiers de pointage (DELIVERY).
Les pointages pourront être exportés uniquement pour les clients dont ID a été récupéré via le fichier ORDER.

Sélectionnez le mois concerné par les pointages puis cliquez sur le bouton Rechercher.
Dans la liste des résultats, le nombre en rouge indique le Nombre d’intervention non-pointées :

Pour consulter le détail des interventions, cliquez sur Voir détail :

Pour obtenir le fichier des pointages, cliquez sur le bouton Générer le fichier au-dessus du tableau :

Cliquez ensuite sur Télécharger.
Ce fichier d'export est alors également disponible dans l'onglet Historique des exports.

Import des pointages

Ce module est disponible sous le menu Clients > Plans d'aide > Import des pointages (delivery).

Dans l'onglet Importer un fichier, cliquez sur Choisissez un fichier puis sélectionnez le fichier DELIVERY sur votre ordinateur :

Au moment de l'import, 2 erreurs peuvent survenir :

  • Le message ci-dessous signifie que vous avez essayé d'importer un fichier DELIVERY avec des pointages, mais que ces pointages font référence à des plans d'aide qui n'ont pas encore été importés. Pour corriger cela, vous devez importer ou réimporter le fichier ORDER en suivant la procédure décrite précédemment dans cet article.
  • Le message ci-dessous signifie que le fichier de pointage fait référence à des intervenants qui ne sont pas encore liés avec des intervenants dans Ogust. S'il une correspondance est établie, les intervenants sont pré-sélectionnés. Si aucune correspondance n'est établie, indiquez dans la colonne lien Intervenant Ogust le nom de l'intervenant à rattacher puis cliquez sur Enregistrer. Vous devrez alors relancer l'import du fichier DELIVERY :

Une fois le fichier DELIVERY importé, une fenêtre récapitulative vous invite à vérifier les données avant de valider l'import.
Dans cette fenêtre, vous pouvez cliquez sur le bouton Voir / Masquer dans la colonne Détail pour voir le détail des pointages associés aux clients :

Cliquez sur Valider l'import pour confirmer l'import des pointages ou cliquez sur Annuler l'import pour annuler l'opération.

Une fois importées, les données seront visibles après 10 minutes dans les différents tableaux du module Télégestion.

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