Paramétrer les matières, niveaux et livres

Pour créer une nouvelle matière, un nouveau niveau ou un nouveau livre, cliquez sur Administration > Paramètres > Scolaire > Matières, Niveaux ou Livres.

Cliquez sur le + vert, renseignez le Libellé court, indiquez l'ordre puis cliquez sur Enregistrer :

Créer le référentiel de cours

Une fois les matières, niveaux et livres créés, vous devez créer votre référentiel de cours.

Cliquez sur Administration > Cours > onglet Général > cliquez sur le + vert :

  • Renseignez le Titre du cours (exemple : Cours de français).
  • Sélectionnez un Niveau.
  • Sélectionnez une Matière.
  • Si besoin, saisissez un commentaire.

Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder votre saisie. De nouveaux onglets apparaissent :

  • Livres : cet onglet vous permet d'associer des supports pédagogiques à ce cours. Ces supports sont des produits que vous devez créer depuis Administration > Prestations et tarifs. Pour en savoir plus, consultez cet article.
  • Documents : cet onglet vous permet d'accéder aux documents enregistrés dans Administration > Société > Documents. Ces documents peuvent être mis à disposition sur les portails client et/ou intervenant.

Créer le centre de formation

Pour créer la fiche client d'un centre de formation, créez une fiche Nouveau client pro.

Dans le champ Raison sociale indiquez le nom du centre de formation, pour le champ Type de client, sélectionnez Centre, renseignez l'adresse du centre de formation puis cliquez sur Enregistrer :

Créer les groupes du centre de formation

Depuis la fiche du centre de formation, cliquez sur l'onglet Groupes :

Cliquez sur le + vert pour créer un nouveau groupe. Renseignez tous les champs puis cliquez sur Enregistrer :

De nouveaux onglets apparaissent :

  • Professeurs : cet onglet affiche la liste des professeurs pouvant intervenir pour son ce groupe.
  • Participants : cet onglet affiche la liste des participants associés à ce groupe.
  • Cours : cet onglet affiche la liste des cours associés à ce groupe.
  • Interventions : cet onglet affichage toutes les interventions de ce groupe.

Associer un professeur

Dans la fenêtre du groupe, onglet Professeurs, cliquez sur le + vert, sélectionnez le professeur à associer au groupe puis cliquez sur Enregistrer. Pour ajouter d'autres professeurs, répéter cette procédure.

Remarques :
Les dates de début et de fin sont renseignées automatiquement et reprennent les dates de début et de fin indiquées pour le groupe.

Associer les participants

Dans la fenêtre du groupe, onglet Participants, cliquez sur le + vert, sélectionnez le Client, indiquez quel est l'Eleve à associer au groupe, vérifiez que les dates sont bien comprises dans la période d'activité du groupe puis cliquez sur Enregistrer.

Remarque :
Seuls les clients avec au moins un élève renseigné sur leur fiche dans l'onglet Elèves peuvent être sélectionnés.

Depuis cet onglet, vous pouvez également envoyer un email ou un SMS à tous les participants en cliquant sur l'icône correspondante :

Remarque :
Pour personnaliser le modèle d'e-mail, cliquez sur Administration > Paramètres > Configuration > Modèle d'e-mail/SMS > Modèle de mail > Envoi groupe. Pour en apprendre plus sur la personnalisation des modèles, consultez cet article.
Pour personnaliser le modèle de SMS, cliquez sur Administration > Paramètres > Configuration > Modèle d'e-mail/SMS > Modèle de SMS > Envoi Groupe.

Associer un cours

Dans la fenêtre du groupe, onglet Cours, cliquez sur le + vert, dans le menu déroulant, entrez les premières lettre du cours à rattacher au groupe, sélectionnez le puis cliquez sur Enregistrer.

Remarque :
Les cours qui vous sont proposés sont ceux créés dans Administration > Cours.

Créer les interventions dans le planning du centre

Sur la fiche client du centre de formation, onglet Planning, créez et paramétrez une nouvelle intervention puis cliquez sur l'onglet Groupe. Cliquez sur les icônes de trombone pour rattacher un Groupe et un Cours à cette intervention. Sélectionnez ensuite un Intervenant puis cliquez sur Créer :

Remarque :
Les intervenants qui vous sont proposés sont les professeurs rattachés au groupe que vous avez sélectionné.

Gestion des ressources 

Créer les ressources

Cliquez sur Ressources > Nouvelle ressource. renseignez les différents champs.
Pour rattacher cette ressource à un centre de formation, pour le champ Tiers, cliquez sur la flèche puis sélectionnez le centre de formation :

Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder votre saisie.

Associer les ressources aux interventions

Depuis la fiche du centre de formation, cliquez sur l'onglet Planning, créez ou sélectionnez une intervention puis, dans l'onglet Ressources, sélectionnez la ressources à associer :


Remarques :

  • Pour associer plusieurs ressources à une intervention, cliquez sur le + vert puis associez les autres ressources.
  • Les ressources associées sont celles pour lesquelles dans le champ Tiers vous avez sélectionné le centre de formation.

Suivre le planning des ressources

Un planning complet des ressources vous de voir à quel moment les ressources sont occupées. Cliquez sur Ressources > Planning complet.

Remarque :
Vous ne pouvez pas créer d'intervention depuis ce planning complet. Pour planifier une intervention à laquelle vous rattachez une ressource, vous devez la créer depuis le planning du centre de formation.

Suivre les groupes et les élèves

Un tableau de contrôle est disponible depuis Analyse > Contrôles des informations > Contrôles personnalisés > Liste des groupes et Liste des élèves.

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