Le module de gestion des stocks vous permet de gérer les sorties, entrées, prêts et ventes de vos produits.

Créer un produit

La gestion des stocks s'applique aux produits. Vous pouvez créer les produits depuis le menu Administration > Prestations et Tarifs. Pour créer un nouveau produit, cliquez sur Produits puis renseignez les différents champs :

Code produit : ce champ permet d'identifier le produit. Si vous avez plusieurs établissements ce code produit doit être identique.

Libellé et Libellé long : ces deux champs sont repris dans les listes déroulantes internes (devis, contrats, factures).

Cliquez sur Enregistrer pour valider la création du produit.

Un nouveau champ Revente est apparu, cochez le. Cela vous permettra de pouvoir sélectionner les tarifs associer à cette prestation lorsque vous éditerez des devis, contrats ou factures.

Cliquez sur Enregistrer.

Remarque :
Si vous avez plusieurs produits d'une même catégorie (par exemple, Livres), créez un produit Livres puis un sous-produit pour chaque livre.

Associer un tarif au produit

Pour associer un tarif à un produit, cliquez sur le + vert dans la rubrique Tarifs :

Renseignez les différents champs puis cliquez sur Enregistrer :

Remarque :
Vous ne devez créer qu'un tarif par produit ou sous-produit.

Marquer le produit comme stocké et renseigner le stock initial

Une fois le produit créé et le tarif associé, cliquez sur l'onglet Stock, cochez la case Produit stocké puis cliquez sur le + vert pour ouvrir la fenêtre de configuration des stocks :

Sélectionnez Type de mouvement : Normal, indiquez qu'il s'agit d'une Entrée et que le Type d'entrée est Livré. Saisissez une Quantité puis cliquez sur Enregistrer

Le stock initial est ainsi déterminé :

Consulter l'inventaire des produits 

L'ensemble de vos produits et leurs stocks sont disponibles dans le menu
Stock > Stock :

Qté dispo. : indique le nombre total de produits disponibles. Cette quantité ne prend pas en compte les mouvements d'entrée et de sortie.
Qté à entrer : indique la quantité de produits déjà sortis avec un bon de livraison et pouvant être rendus.
Qté à sortir : indique la quantité de produits pour lesquels un bon de sortie a été généré mais pas un bon de livraison.
Qté à terme : quantité réelle en stock. Cette quantité prend en compte les mouvements d'entrée et de sortie et est obtenue en effectuant le calcul suivant : Qté à entrer - Qté à sortir.

Suivre les mouvements d'un produit

Dans la colonne Article, cliquez sur l'intitulé d'un produit pour suivre l'ensemble de ses mouvements renseignés dans l'onglet Mouvements. Depuis cet onglet, vous pouvez également consulter le Stock virtuel et le Stock réel de ce produit :

Prêter un produit

Enregistrer le prêt

Pour renseigner les informations relatives au prêt, cliquez sur le + vert sur la ligne du produit : 

Sélectionnez Sortie et Prêt, indiquez à quel Intervenant le produit est prêté, renseignez la Date limite de prêt et la Quantité empruntée. Cliquez ensuite sur Enregistrer :

Un bon de sortie est créé.

Remarque :
Le Bon de sortie décompte une sortie du Stock virtuel. Le nombre de produit faisant l'objet d'un Bon de sortie est indiqué dans l'onglet Mouvements, dans la rubrique Stock virtuel, colonne A sortir :

Générer le bon de livraison

Cliquez sur Stock > Génération de bons de livraison.
Depuis cette fenêtre vous pouvez voir les bons de sortie en attente. Pour supprimer un bon de cette liste d'attente, cliquez sur la croix rouge sur la ligne du bon.
Pour générer le bon de livraison, cochez la case du bon de sortie puis cliquez sur Générer bons de livraison :

Une fois généré, vous pouvez soit imprimer les bons de livraison individuellement en cliquant sur les icônes d'imprimante ou tous les agglomérer dans un fichier en cliquant sur Agglomérer les documents.

Le bon généré est un Bon de prêt :

Sur l'Inventaire, lorsque vous cliquez sur l'intitulé du produit dans la colonne Article, vous pouvez voir que le produit a été prêté. Vous retrouvez également la référence du Bon de sortie et celle du Bon de livraison :

Remarque :
Le Bon de livraison décompte une sortie du Stock réel. Le nombre de produit faisant l'objet d'un Bon de livraison est indiqué dans l'onglet Mouvements, dans la rubrique Stock réel, colonne Sorties :

Enregistrer le retour d'un produit

Lorsque l'intervenant souhaite rendre le produit, cliquez sur Stock > Retour de prêt.
Cochez la case du produit à rendre puis indiquez la Date de retour de prêt. Cliquez sur Rendu pour enregistrer le retour du produit.

Une fois le livre rendu, sur l'Inventaire, lorsque vous cliquez sur l'intitulé du produit dans la colonne Article, vous pouvez voir que le produit a été rendu. 

Déclarer la perte d'un produit

Si l'intervenant a perdu le produit, vous pouvez l'indiquer dans Stock > Retour de prêt. Pour cela, sélectionnez le produit puis cliquez sur Déclaré comme perdu :

Sur l'Inventaire, lorsque vous cliquez sur l'intitulé du produit dans la colonne Article, vous pouvez voir que le produit a été perdu. Un bouton Facturer apparaît alors dans la colonne Observations :

Vendre un produit

Pour signaler la vente d'un produit, vous devez générer un bon de sortie. Ce bon de sortie peut être généré automatiquement ou manuellement.

Créer un entrepôt

Cliquez sur Administration > Paramètres > Configuration > Gestion des entrepôts. Pour en créer un nouveau cliquez sur le + vert : 

Vous pouvez également préciser un entrepôt par défaut pour les entrées, les ventes et les prêts.

Créer un fournisseur

Cliquez sur Administration > Paramètres > Configuration > Gestion des fournisseurs. Pour en créer un nouveau cliquez sur le + vert :

Créer le bon de sortie automatiquement

Les ventes de produits peuvent être lancées à partir, soit :

  • de l'acceptation d'un devis, 
  • de l'acceptation d'un contrat,
  • de la validation d'une facture.

Dans l'exemple ci-dessous, un devis a été établi avec comme ligne tarifaire le tarif du produit Livres exercices :

Une fois le devis à l'état Accepté, un bon de sortie est alors créé automatiquement dans Stock > Générations de bons de livraison.

Créer le bon de sortie manuellement

Depuis l'Inventaire, renseignez les informations relatives à la vente. Pour cela, cliquez sur le + vert sur la ligne du produit : 

Sélectionnez Sortie et Vente, indiquez à quel Client le produit est vendu, renseignez la Quantité vendue. Cliquez ensuite sur Enregistrer :

Un bon de sortie est créé.

Remarque :
Le Bon de sortie décompte une sortie du Stock virtuel. Le nombre de produit faisant l'objet d'un Bon de sortie est indiqué dans l'onglet Mouvements, dans la rubrique Stock virtuel, colonne A sortir :

Générer le bon de livraison

Cliquez sur Stock > Génération de bons de livraison.
Depuis cette fenêtre vous pouvez voir les bons de sortie en attente. Pour supprimer un bon de cette liste d'attente, cliquez sur la croix rouge sur la ligne du bon.
Pour générer le bon de livraison, cochez la case du bon de sortie puis cliquez sur Générer bons de livraison :

Une fois généré, vous pouvez soit imprimer les bons de livraison individuellement en cliquant sur les icônes d'imprimante ou tous les agglomérer dans un fichier en cliquant sur Agglomérer les documents.

Le bon généré est un Bon de livraison :

Sur l'Inventaire, lorsque vous cliquez sur l'intitulé du produit dans la colonne Article, vous pouvez voir que le produit a été vendu. Vous retrouvez également la référence du Bon de sortie et celle du Bon de livraison :

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