Paramétrages par défaut

Paramétrage des valeurs par défaut lors de la création d'un règlement

Pour modifier les valeurs par défaut prises lors de la création d'un règlement, cliquez sur Administration > Paramètres > Valeurs par défaut > Fiche client > onglet Règlement.

Paramétrage des date de verrouillage et de clôture de l'exercice comptable

Suite aux exigences imposées par la loi contre la fraude à la TVA, nous avons mis à votre disposition la possibilité de définir une Date de verrouillage et une Date de clôture de votre exercice comptable.
Ces options sont disponibles dans Administration > Paramètres > Configuration > Autorisation de saisie.

La mise en place d'une date de verrouillage ou de clôture permet de s'assurer qu'aucun document (facture ou règlement) ne pourra être validé avec une date inférieure ou égale à la date renseignée.

Remarque :
Nous attirons votre attention sur le fait que la date de verrouillage peut-être supprimée au besoin alors que la date de clôture, elle, est irréversible et ne pourra pas être retirée.

Paramétrage des comptes comptables pour les règlements

Pour modifier le compte de trésorerie utilisé pour les règlements, vous devez créer un compte comptable de type Compte utilisé pour les règlements. Pour savoir comment gérer les comptes comptables, consultez cet article.

Créer les règlements 

Etape 1 : Saisie des informations du règlement

Pour créer un nouveau règlement, sur la fiche du client, onglet Règlements, cliquez sur le + vert en haut à droite :

Dans la fenêtre Nouveau règlement, renseignez les différents champs :

Date comptable :
date à laquelle le règlement sera enregistré dans votre comptabilité. Par défaut, la date renseignée est la date du jour mais vous pouvez la modifier en cliquant sur le calendrier pour sélectionner une autre date.

Montant : montant du règlement à enregistrer.

Mode de règlement : par défaut, c'est le Mode de paiement renseigné dans l'onglet Définition de la fiche client qui est sélectionné mais vous pouvez le modifier en cliquant sur le menu déroulant.

Émetteur : par défaut, le client est sélectionné. Dans le cas des prestations financées, les organismes financeurs enregistrés dans le menu Administration > Organisme sont également proposés dans le menu déroulant.

Perçu : un règlement peut être enregistré en "Non perçu" si besoin (par exemple, si un client envoie un chèque et sollicite son encaissement à une date ultérieure). Notez qu'un règlement "Non perçu" ne sera pas pris en compte dans l'attestation fiscale.

Commentaires : champ de saisie libre à compléter si besoin.

Etape 2 : association des règlements aux factures (lettrage)

Cette étape est primordiale pour votre comptabilité et la prise en compte du règlement dans le crédit impôt.

Pour chaque nouveau règlement, la liste des factures non soldées s'affiche en bas de la fenêtre, dans la rubrique Associé aux factures

Pour associer un règlement à une facture, double-cliquez ou saisissez le montant du règlement dans le champ Règlement en face de la facture que vous souhaitez associer. Le montant du règlement sera alors automatiquement renseigné dans ce champ. Cliquez sur Enregistrer pour valider l'association.

Créer les règlements par lot

Mode Prélèvement

1. Paramétrages des conditions

Ce mode de règlement nécessite la saisie de certaines conditions déterminées en amont :

  • Informations bancaires de la société : sous le menu Administration > Société > onglet Informations bancaires. Cliquez sur le cube en face de Numéro de compte bancaire et renseignez vos informations bancaires.

Remarque :
N'oubliez pas de rattacher un Poste de recette à vos informations bancaires. 

Complétez ensuite la rubrique Informations bancaires (Virement / Prélèvements) :

  • Informations bancaires du client : sur la fiche client, dans l'onglet Définition, pour le champ Mode de paiement, sélectionnez Prélèvement puis cliquez sur Enregistrer. Une icône apparaît à côté du menu déroulant pour enregistrer les informations bancaires du client :

Remarque :
La Date de signature du Mandat est obligatoire pour prélever un client.

  • Mode de règlement de la facture : pour qu'une facture soit prise en compte dans un fichier de prélèvement, il faut que son Mode de règlement soit PRELEVEMENT :

Une fois ces trois paramètres renseignés, suivez les étapes ci-dessous pour générer un fichier bancaire de prélèvement :

Etape 1 : Générer les règlements

  1. Cliquez sur Clients > Règlements > Génération de règlements sur factures non soldées (prélèvements).
  2. Sélectionnez la période souhaitée. Par défaut, c'est le mois en cours qui est proposé.
  3. Cliquez sur Rechercher.
    Dans la liste apparaissent toutes les factures :
    - ayant une date dans la période sélectionnée,
    - dont le Mode de règlement est PRELEVEMENT,
    - non soldées totalement.
    Remarque :
    Un triangle jaune indique que le client n'a pas de RIB / IBAN renseigné ou que le mandat SEPA n'a pas été signé. Vous ne pouvez donc pas générer de prélèvement pour ce client. 
  4. Sélectionnez les clients pour lesquels vous souhaitez générer les règlements puis, en dessous de la liste, cliquez sur Générer les règlements.

Les règlements sont générés en Non perçu et sont archivés dans l'onglet Règlements de la fiche du client :

Étape 2 : Générer le fichier bancaire

  1. Cliquez sur Clients > Règlements > Générer un fichier bancaire à partir des règlements.
  2. Sélectionnez la période souhaitée. Par défaut, c'est le mois en cours qui est proposé.
  3. Cliquez sur Rechercher pour afficher la liste des règlements du mois.
    Dans la liste apparaissent toutes les factures du mois dont le Mode de règlement est PRELEVEMENT.
    Remarque
    :
    Un triangle jaune indique que le client n'a pas d'IBAN ou mandat (RUM) renseigné. Il ne sera donc pas ajouté dans le fichier bancaire 
  4. Cochez les cases en face des règlements que vous souhaitez associer au fichier bancaire.
  5. Indiquez la Date de prélèvement, renseignez la Référence du fichier puis cliquez sur le bouton Générer.

Un fichier bancaire est généré avec une référence (par exemple, PRE_20180124171326.xml). Cliquez sur cette dernière pour le télécharger. 

Vous pouvez maintenant télécharger ce fichier et le transmettre à votre banque.

Une fois le fichier bancaire généré, les règlements qui y sont rattachés passent à l'état Perçu dans l'onglet Règlements des fiches client.

Remarque :
Les règlements déjà rattachés à un fichier bancaire ne sont plus proposés dans la liste. Pour ces règlements, le champ Fichier de prélèvement est visible sur leur fiche détaillé :

Les fichiers bancaires déjà générés sont disponibles sous le menu Clients > Règlements > Historique des fichiers bancaires. Vous pouvez consulter leurs détails (règlements rattachés), les télécharger ou les supprimer :

Mode Virement

Pour les virements reçus sur votre compte bancaire, le module Enregister les virements reçus vous permet de générer les règlements pour vos client et de les associer directement aux factures.

  1. Cliquez sur Clients > Règlements > Enregistrer les virements reçus.
    Sont listées toutes les factures :
    - en mode VIREMENT,
    - non soldées totalement.
  2. Sélectionnez les factures pour lesquels vous souhaiter générer les règlements et les associer. Pour sélectionner toutes les factures d'un client, cochez la case à côté de son nom.
    Remarque :
    Par défaut, lorsque vous cochez la case d'une facture, le Montant reçu indiqué est égal au montant total que vous doit le client pour cette facture. S'il vous a versé moins d'argent, vous pouvez saisir un autre montant. 
  3. Indiquez la Date comptable du règlement.
  4. Indiquez quel compte comptable est utilisé comme Poste de trésorerie.
  5. Cliquez sur Générer.

Les règlements sont alors automatiquement générés et associés aux factures de vos clients.

Vous retrouvez ces règlements dans l'onglet Règlements des fiches clients :

Autres modes de règlements (chèques, espèces, CESU...)

Si vous avez plusieurs règlements à saisir pour un ou des clients, vous pouvez utiliser le module Saisie rapide de règlements. Pour cela, cliquez sur Clients > Règlements > Saisie rapide de règlements

  1. Saisissez le nom du client pour lequel vous souhaitez ajouter un règlement.
  2. Sélectionnez la ou les facture(s) à associer au règlement puis cliquez sur Enregistrer
  3. Par défaut, le montant du règlement correspondra au montant restant de la facture mais vous pouvez saisir un montant différent.
  4. Indiquez la Date comptable du règlement.
  5. Sélectionner le Mode de règlement du client.
  6. Pour le champ Emetteur, si le client bénéficie du financement d'un organisme, vous pouvez indiquer si le règlement est émis par le client ou son organisme financeur.
  7. Indiquez quel compte comptable est utilisé comme Poste de trésorerie.
  8. Pour le champ Perçu, indiquez si le règlement a été perçu ou pas.
  9. Cliquez sur l'icône de disquette à gauche de la fenêtre pour enregistrer votre saisie de règlement.
    Remarque :
    Pour supprimer un règlement, cliquez sur la croix rouge à côté de l'icône de disquette.

A l'enregistrement de la saisie, la ligne redevient vierge et vous pouvez saisir un nouveau règlement.

Passer des règlements à l'état perçu en lot

Si vous avez enregistrer des règlements à l'état non perçus, vous pouvez les apsser en lot à l'état perçu depuis le module disponible dans Clients > Règlements > Règlements non perçus. Indiquez la période des règlements concernés, cochez les cases des règlements que vous souhaitez passer à l'état perçu puis cliquez sur Passer à Perçu : :

Bordereau de remise de chèque

Pour générer un bordereau de remise de chèque depuis Ogust Manager, cliquez sur Clients > Règlements > Bordereau de remise de chèques.

Indiquez la Date de remise du bordereau ainsi que la période des règlements à prendre en compte puis cliquez sur Rechercher. Cochez la case des règlements que vous souhaitez associer à ce bordereau puis cliquez sur Enregistrer.

Cliquez ensuite sur Valider pour compléter votre saisie et passer tous les règlements sélectionnés à l'état Perçu ou Imprimer si vous souhaiter imprimer directement le bordereau.

Bordereau de remise de CESU

Pour générer un bordereau de remise de chèque depuis Ogust Manager, cliquez sur Clients > Règlements > Bordereau de remise de CESU.

Indiquez la Date de remise du bordereau ainsi que la période des règlements à prendre en compte puis cliquez sur Rechercher. Cochez la case des règlements que vous souhaitez associer à ce bordereau puis cliquez sur Enregistrer.

Cliquez ensuite sur Valider pour compléter votre saisie et passer tous les règlements sélectionnés à l'état Perçu ou Imprimer si vous souhaiter imprimer directement le bordereau.

Suivi des règlements

Plusieurs tableaux de contrôle des règlements sont disponibles en cliquant sur Analyse > Contrôle des informations > Règlements.

Remarques :

  • Dans le cas où vous enregistrez le règlement d'un client avant sa facturation (acompte), vous devez impérativement revenir sur ce règlement après la validation de la facture pour effectuer le lettrage.
  • Sinon, vous disposez d'un traitement par lot qui permet de faire cette action pour l'ensemble des clients pour lesquels il y a une ou plusieurs factures non soldées et un ou plusieurs règlements non associés. Ce module est disponible en cliquant sur Clients > Règlements > Solder les factures.
  • Dans le tableau "Solde client", le solde client ne prend en compte que la part client des factures et les règlements avec comme émetteur "Client".
    Contrairement à avant, le solde ne correspond plus au "total réglé" - "total facturé"
    mais il correspond maintenant au "total des règlements avec comme émetteur le client" - "total des net à payer" (ou total des "montant dû client" qui est la même chose que "net à payer").
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