Activer le module de gestion des portefeuilles et remboursements
Ce module est intéressant si votre facturation est à terme à échoir car cela vous permet de proposer à vos clients une mise en portefeuille ou un remboursement des heures déjà facturées.
Cliquez sur : Administration > Paramètres > Valeurs par défaut > Fiche client > onglet Contrat.
Dans la section Méthodes complémentaires, pour le champ Gestion des portefeuilles et remboursements, sélectionnez Oui.
Configurer l'onglet Méthode d'un contrat
Sur un contrat, dans l'onglet Méthodes, vous pouvez choisir votre option de Remboursement & Suppléments.
Pas de prise en compte : le logiciel ne propose pas le remboursement d'une intervention facturée annulée ou l'ajout d'une intervention supplémentaire.
Tarif fixe par heure : vous fixez un prix de vente TTC par heure supplémentaire ou par heure remboursée, qui peut être différent de celui du contrat.
Tarif du contrat : le prix de vente des heures remboursées ou supplémentaires sera celui du contrat.
Tarifs spécifiques : ce champ permet de sélectionner dans votre liste de prestations et tarifs les tarifs spécifiques aux remboursements ou heure supplémentaires.
Remarque :
La valeur par défaut du champs Remboursements & Suppléments peut-être définie dans Administration > Paramètres > Valeurs par défaut > Fiche client > onglet Contrat > section Méthodes complémentaires.
Vous pouvez également préciser si vous souhaitez faire apparaître sur la facture du client son solde portefeuille ainsi que le détail des mouvements portefeuilles.
Mettre à jour le planning
Rembourser : cette option est proposée sur une intervention facturée. FAites un clic droit sur l'intervention et sélectionnez Rembourser. Cette intervention sera remboursée sur la prochaine facture du client.
Sur le planning du client, cette intervention est marquée comme étant Annulée.
Heures supplémentaires : sélectionnez cette option pour marquer une intervention comme heure supplémentaire. Cette intervention sera facturée sur la prochaine facture.
Mettre en portefeuille : met de côté une intervention facturé au client mais non réalisée pour qu'elle soit reprogrammée ultérieurement ou la rembourser au client.
Pour consulter les heures mises en portefeuille, cliquez sur En portefeuille. Vous pouvez ensuite :
- Consulter l'historique des actions sur l'intervention.
- Rembourser l'intervention.
- Marquer l'intervention comme Heure supplémentaire.
- Replacer l'intervention au planning.
Générer les factures
Pour gérer les options indiquées ci-dessus il faut impérativement que les factures soient générée à partir du contrat. Pour en savoir plus, consultez cet article.