Paramétrage des valeurs par défaut

Pour paramétrer les valeurs par défaut de vos factures, cliquez sur Administration > Paramètres > Valeurs par défaut > Fiche client.
L'option Verrouiller le taux de TVA permet de verrouiller la colonne Taux TVA dans la facture :

La colonne apparaît alors grisée dans la facture et le taux ne peut plus être modifié :

Dans l'onglet Définition, vous pouvez indiquer si vous souhaitez pouvoir Sélectionner uniquement tarifs dans devis/contrat/facture.

Cliquez ensuite sur l'onglet Factures pour avoir les paramètres des factures :

Depuis cet onglet vous pouvez paramétrer les options suivantes :

  • Associer règlement libre automatiquement à la validation : si Oui, les règlements non associés seront automatiquement associés à la facture au moment de sa validation.
  • Solder avoir automatiquement à la validation : si Oui, à la validation d'un avoir, celui-ci est automatiquement soldé. Vous pouvez également préciser quel compte comptable associer aux règlements et quel mode de paiement renseigner.

Facturation manuelle

Remarque :
La facture manuelle ne vous permet pas de gérer les conditions tarifaires telles que les majorations horaires, les frais annexes, les financements des organismes et la PAJE.

Pour générer une facture manuelle :

  1. Dans l'onglet Factures, cliquez sur le +.
  2. Sélectionnez la période à facturer en cliquant sur les calendriers.
  3. Si vous souhaitez facturer les interventions du planning, cliquez sur le bouton Rechercher puis sélectionnez les interventions à facturer en cochant les cases correspondantes.
    Si vous souhaitez facturer une prestation qui n'est pas sur le planning, cliquez sur le bouton M puis sélectionnez le tarif de la prestation dans le catalogue prestation/tarif.
  4. Associez les interventions à la facture en cliquant sur le bouton Calculer.
  5. Renseignez le prix de la prestation ou sélectionnez le tarif correspond dans le catalogue des prestations et tarifs puis modifiez la quantité.
  6. Enregistrez puis validez la facture.

Etablissement de rattachement

Si vous disposez de l'option Multi-SIREN, vous devez indiquer à quel établissement le document doit être rattaché.
Pour cela, dans le champs Etablissement de rattachement, sélectionnez l'établissement auquel rattacher le document :

Remarque :
Dans le cas d'une facture générée à partir d'un contrat, l'établissement de rattachement correspond automatiquement à l'établissement de rattachement renseigné dans le devis ou le contrat.

Facturation contractuelle (facture générée à partir d'un contrat)

Création par fiche

Sur la fiche client, dans l'onglet Contrat, cliquez sur le bouton éclair dans la colonne Factures. Pour que ce bouton soit visible, le contrat doit être à l'état Validé ou Accepté.

La facture qui est générée reprend les prestations existantes dans le contrat et dans le planning au tarif renseigné dans le contrat.
Cliquez sur le bouton Enregistrer pour sauvegarder votre facture à l'état Brouillon. Cliquez ensuite sur le bouton Valider pour confirmer votre saisie et attribuer ainsi un numéro comptable à la facture.

Création par lot

Cliquez sur Clients > Création (factures uniquement).

Indiquez à partir de quel document seront générées les factures (devis ou contrats) puis définissez la Période de facturation.
Utilisez les différents filtres à votre disposition pour affiner ou élargir votre recherche.

Cliquez sur le bouton Rechercher pour afficher la liste des clients ayant un contrat ou devis facturable (à l'état Validé ou Accepté).

Pour chaque facture vous pouvez indiquer quel Format d'édition appliquer. Par défaut, c'est le Format d'édition indiqué dans l'onglet Méthode du devis ou du contrat qui est sélectionné.

Sélectionnez les clients pour lesquels vous souhaitez lancer la facturation puis :

  • si vous souhaitez générer directement les factures à l'état Brouillon, cliquez sur Créer les factures sans simulation.
  • si vous souhaitez d'abord effectuer une simulation, cliquez sur Simuler la facturation.

Remarque :
Deux nouveaux onglets apparaissent et vous permettent de consulter quels sont les contrats facturables ou non-facturables.

Un contrat est non facturable si la facture générée serait à 0 pour l'une des raisons suivantes :

  • Contrat en fonction du planning : aucune intervention n'a été planifiée sur la période de facturation indiquée.
  • Contrat en fonction du planning : la prestation planifiée sur le planning est différente de celle renseignée dans le contrat du client.
  • Date du jour différente du jour de facturation indiqué dans l'onglet Méthodes du contrat.
  • Nombre de factures maximum pouvant être généré à partir du contrat est atteint. Cela s'applique si dans le contrat de votre client, dans l'onglet Méthode, vous avez sélectionné Génération : 1 facture.

Cliquez sur Lancer la génération pour générer à l'état brouillon les factures pour les contrats facturables.

Pour consulter les factures, dans la colonne Facture, cliquez sur Brouillon.

Suppression des brouillons en lot

Cliquez sur Clients > Facturation > Suppression des brouillons.

Indiquez les Date de facture puis cliquez sur le bouton Rechercher pour afficher la liste des factures à l'état brouillon dont la date de création est comprise dans la période sélectionnée.

Sélectionnez les brouillons à supprimer puis cliquez sur le bouton Supprimer les documents.

Validation des brouillons par lot

Cliquez sur Clients > Facturation > Validation.

Indiquez les Date de facture puis cliquez sur le bouton Rechercher pour afficher la liste des factures à l'état brouillon dont la date de création est comprise dans la période sélectionnée.

Envoi par courriel

Cliquez sur Clients > Facturation > Envoi par courriel.

Indiquez les Date de facture puis cliquez sur le bouton Rechercher pour afficher tous els clients ayant une facture validée sur la période sélectionnée.

Remarque :
Tous les clients dont la méthode de transmission dans le contrat (onglet Méthodes) est Mail sont automatiquement sélectionnés. Vous pouvez sélectionner manuellement les clients dont la méthode de transmission est Courrier.

Paramétrez les Options d'envoi. Les modèles utilisés pour cet envoi se configurent dans Administration > Paramètres > Configuration > Modèle d'e-mails/SMS > Modèle de mail > Facture. Pour savoir comment personnaliser ce modèle, consulter cet article.

Sélectionnez les factures à envoyer puis cliquez sur Envoyer les documents.

Remarque :
Les triangles jaunes vous empêchent de sélectionner les clients car ils indiquent qu'aucune adresse mail n'est renseignée sur leur fiche.  

Édition d'un lot

Cette fonctionnalité vous permet de générer un fichier .pdf agglomérant l'ensemble des factures disponibles sur une période donnée. 

Cliquez sur Client > Facturation > Edition d'un lot.

Indiquez les Date de facture puis cliquez sur le bouton Rechercher pour afficher la liste des factures comprises dans cette période.

Utilisez les différents filtres à votre disposition pour affiner ou élargir votre recherche.
Une fois la liste générée, en-dessous du tableau, 3 nouvelles options apparaissent :

  • Regénérer les fichiers PDF
  • Passer ces factures à l'état envoyé : si vous souhaiter imprimer plusieurs fois les factures, décochez cette case. si vous laissez cette case cochée, elle ne vous seront plus proposées à l'édition car les documents seront déjà à l'état Envoyés.
  • Commencer les nouvelles factures sur page impaire

Sélectionnez les factures à éditer puis cliquez sur Agglomérer les documents.
Vous pouvez ensuite Imprimer ou Télécharger le fichier .pdf généré.

Avez-vous trouvé votre réponse?