Principe de fonctionnement

Les coupons permettent à l'intervenant de gèrer seul son planning. Lorsqu'il valide un coupon pour une intervention, la prestation est directement enregistrée et validée dans son planning et celui du client. Une fois un coupon validé, il ne peut plus être utilisé.

Paramétrer des coupons

Pour paramétrer les formats des coupons, les actions à réalisées et le contenu des messages envoyés après leur validation, cliquez sur Administration > Paramètres > Configuration > Coupons.

Créer une planche de coupons

Les coupons se génèrent exclusivement à partir d'un contrat client à l'état Validé

Cliquez sur le bouton Coupons pour configurer la planche de coupons :

Prestation : sélectionnez la prestation concernée par les coupons. Si votre contrat contient qu'une seule prestation, elle est sélectionnée par défaut.
Nb de coupons... d'une durée de : renseignez le nombre de coupons que vous souhaitez créer pour cette planche et sélectionnez leur durée dans la liste déroulante. Si vous sélectionnez une durée Variable, l'intervenant peut renseigner la durée qu'il souhaite. Le logiciel lui affichera une icône d'heure de début et une icône d'heure de fin. Si vous sélectionnez une durée précise, il n'aura qu'une seule icône d'heure de début, l'heure de fin est alors calculée automatiquement.
Intervenant, Élève, Niveau, Matière (Facultatif) : vous pouvez affecter aux coupons un intervenant, un élève, un niveau et une matière. Par exemple, si vous associez une planche de coupon à un intervenant, seul cet intervenant pourrra utiliser cette planche.
Date limite d'intervention (Facultatif) : renseignez une date à partir de laquelle les coupons ne seront plus valables.
Date d'émission : date à partir de laquelle les coupons sont émis et peuvent être utilisés.
Avertir lors de la validation du premier coupon : cochez cette case si vous souhaitez être informé lorsque le premier coupon sera validé.

Transmettre les coupons

Lorsque la planche de coupons est générée, quand vous cliquez sur le bouton Coupons, la fenêtre Liste des coupons apparaît. Vous pouvez alors transmettre la planche de coupons à vos clients par e-mail au format .pdf (icône de lettre) ou l'imprimer directement (icône d'imprimante). 

Voici à quoi ressemble une planche de coupons :

Remarque :
Pour modifier le modèle de mail pour l'envoi de la planche de coupons, cliquez sur Administration > Paramètres > Configuration > Modèles d'e-mails / SMS > Modèle de mail > Planche de coupons > Modèle standard.

Si vous souhaitez envoyer un ordre de mission à l’intervenant pour lui communiquer par e-mail les coordonnées de la famille avec laquelle il doit prendre contact, vous devez impérativement affecter un intervenant aux coupons générés pour activer cette option.

Saisir les coupons

Par l'intervenant depuis son extranet (portail intervenant) :

Dans la fenêtre Mon planning > onglet Coupons :

  1. Renseigner le client pour lequel l'intervention a été réalisée et saisir le numéro du coupon puis cliquer sur le bouton Valider.
  2. Complèter les informations du coupon. Les champs facultatifs sont marqués
    ------facultatif------.
  3. Sélectionner la date de l'intervention et l'heure de début.
    Remarque :
    Si une durée a été déterminée lors de la création de la planche de coupons, alors l'intervenant ne peut pas modifier la durée.
  4. (facultatif) Saisir un Commentaire.
  5. Cliquer sur le bouton Valider.

L'extranet de l'intervenant est synchronisé avec Ogust Manager. Lorsque l'intervenant valide des coupons depuis son extranet, cela génère des interventions à l'état Validé dans son planning et celui du client.

Par vous depuis le planning du client

Dans le planning du client :

Dans la colonne Détails, cliquez sur Coupons :

  1. Cliquez sur le numéro du coupon à valider.
  2. Sélectionnez l'intervenant.
  3. Renseignez la plage horaire (date et heure de début).
  4. Complétez les informations du coupon.
  5. (facultatif) Saisissez un Commentaire.
  6. Cliquez sur le bouton Valider.

Modifier des coupons

Pour modifier des coupons (date limite d'intervention, intervenant, élève, etc.), sur le contrat du client, cliquez sur le bouton Coupons.

Dans la fenêtre Liste des coupons, cliquez sur la prestation pour ouvrir la fenêtre de modification de la planche de coupons. Vous pouvez modifier les coupons un à un ou modifier tous les coupons non utilisés d'un coup en modifiant les informations de la première ligne Coupons libres (encadrée ci-dessous) puis en cliquant sur Impacter.

Supprimer des coupons

Pour supprimer des coupons, sur le contrat du client, cliquez sur le bouton Coupons.

Dans la fenêtre Liste des coupons, cliquez sur la prestation pour ouvrir la fenêtre de modification de la planche de coupons rattachée.
Sélectionnez le coupon à supprimer puis cliquez sur le bouton Supprimer. Pour supprimer tous les coupons, cliquez sur le bouton Supprimer tous.

Contrôler les coupons

Un suivi des coupons est disponible sous le menu Analyse > Contrôles des informations > Coupons.

Trois contrôles sont proposés :

  • Tous les Coupons : affiche tous les coupons en fonction de l'état que vous souhaitez. Depuis ce tableau, vous pouvez envoyer un mail aux clients pour les informer de leur solde de coupons. Pour cela, cliquez sur Mail solde.
    Pour modifier le texte du mail, cliquez sur le + à côté de Option d'envoi.
  • Clients avec coupons actifs non utilisés depuis une date.
  • Clients ayant consommés tous leurs coupons depuis une date.

Vous pouvez aussi visionner la vidéo concernant les cours et centre de formation dans OGUST Manager.

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