Principe de fonctionnement

Un devis est un document écrit par lequel vous proposez un prix pour un service.

Depuis la fiche d'un client, dans l'onglet Devis, cliquez sur le bouton + pour créer un nouveau devis puis renseignez les différents onglets.

Paramétrer les valeurs par défaut des devis

Pour déterminer des valeurs à utiliser par défaut lors de la créaton d'un devis, cliquez sur : Administration > Paramètres > Valeurs par défaut > Fiche client > onglet Devis.

L'option Verrouiller le taux de TVA permet de verrouiller et d'empêcher la modification de la colonne Taux TVA dans le devis :

La colonne apparaît alors grisée dans le devis et le taux ne peut plus être modifié :

Création du devis

Onglet Devis

  • Si la date est différente de celle du jour, sélectionnez la Date du devis.
  • Renseignez les différentes informations.
  • Cliquez sur le bouton M (Montant) pour ajouter une ligne de montant puis, dans le catalogue Prestations\Tarifs, sélectionnez le tarif de la prestation à appliquer.

Remarque :
Dans le catalogue Prestations\Tarifs, les prestations sont indiquées en gras et les tarifs avec le prix entre parenthèses. Il est important que vous sélectionniez le tarif correspondant à une prestation et non la prestation directement.

Pour ajouter plusieurs prestations, ajoutez de nouvelles lignes en cliquant sur le bouton M.

Pour ajouter un commentaire qui s'affichera dans l'édition du devis, cliquez sur le bouton T (Texte).

Etablissement de rattachement

Si vous disposez de l'option Multi-SIREN, vous devez indiquer à quel établissement le document doit être rattaché.
Pour cela, dans le champs Etablissement de rattachement, sélectionnez l'établissement auquel rattacher le document :

Onglet Méthodes

Si vous souhaitez utiliser ce devis pour générer par la suite des factures, renseignez les informations de cet onglet.

Type d'heures : ce champ détermine quel type d'heure sera facturé à votre client :

  • Planifiées : celles qui sont programmées ou validées manuellement sur le planning.
  • Réalisées (télégestion) : celles validées via le système de télépointage. Attention, en choisissant ce type d'heure, toutes les interventions validées manuellement ne seront pas prises en compte dans la facturation.

Méthode de calcul : ce champ détermine la méthode de calcul utilisée pour déterminer la quantité d'heure facturée. On parle de facturation au réel ou au prévisionnel :

  • En fonction du planning (au réel) : la quantité d'heures qui sera facturée à votre client correspond au nombre d'heures programmé sur son planning.
  • Reprendre les lignes du devis (au prévisionnel) : la quantité d'heures qui sera facturée à votre client est celle renseignée dans son devis.

Génération : ce champ détermine la méthode utilisée pour générer les factures. 

  • 1 seule facture : génére une seule facture avec l'ensemble des montants que devra régler le client.
  • De manière récurrente : vous permet de générer, lorsque vous le souhaitez, des factures de manière récurrente. 

Format d'édition : sélectionnez le modèle d'édition de factures que vous souhaitez utiliser.
Pour savoir comment personnaliser votre modèle de facture, consulter notre article sur l'éditeur HTML.

Transmission au client : le mode de transmission détermine si la facture doit, ou pas, être sélectionnée par défaut lors d'un envoi par lot. Vous avez le choix entre Courrier, Email et Extranet client (portail client).
Par exemple, si vous choisissez le mode courrier, la facture du client ne sera pas sélectionnée par défaut dans l'envoi d'un lot de factures par e-mail.

Interventions à prendre en compte : détermine le type d'intervention (Prestataire ou Mandataire) à afficher dans la facture.

Remarque :
Pour le calcul de la PAJE, les montants varient en fonction du mode : mandataire ou prestataire. Vous devez donc impérativement renseigner l'onglet Méthodes du devis même si ce dernier n'est pas utilisé pour la facturation.

Afficher dans la facture les interventions (permet de choisir l'affichage dans la facture) :

  • Non : aucun détail ne sera affiché dans votre facture. Si vous optez pour ce choix, ne renseignez pas le champ Détailler dans la facture les interventions par.
  • Oui : le détail est affiché dans la facture. Le champ Détailler dans la facture les interventions par vous permet alors de sélectionner l'affichage des interventions dans la facture :

        - par Intervention / Prestation :

       - par Intervenant :

Onglet Compléments (réservé aux éditions spécifiques)

Cet onglet est utilisé pour paramétrer des informations (champs textes, cases à cocher, listes déroulantes, champs dates, etc.) nécessaires à la mise en place d'une édition personnalisée du devis

États du devis

Les différents états du devis sont les suivants :

  • Brouillon : état par défaut généré par l'enregistrement du devis.
  • Validé : le devis est enregistré et validé. Pour passer un devis de l'état Brouillon à Validé, cliquez sur le bouton Valider. Pour modifier un devis validé, vous devez repasser le devis à l'état Brouillon en cliquant sur le bouton Invalider.
  • Envoyé : le devis a été envoyé par mail au client. Pour envoyer un devis par mail au client, cliquez sur le bouton Envoyer.
  • Accepté : le client a accepté le devis. Pour passer un devis à l'état Accepté, cliquez sur le bouton Accepté.
  • Refusé : le client a refusé le devis et ne souhaite pas y donner suite. Pour passer un devis à l'état Refusé, cliquez sur le bouton Refusé.
  • Terminé : le client ne souhaite plus recourir à cette prestation. Lorsque vous arrêtez la facturation de votre client, passez le devis à partir duquel vous générez les factures à l'état Terminé. Pour passer un devis à l'état Terminé, cliquez sur le bouton Terminer.

Dupliquer un devis

Vous pouvez créer une copie d'un devis en cliquant sur le bouton Dupliquer. Vous devez ensuite sélectionner le client auquel vous souhaitez attribuer cette copie. Vous pouvez sélectionner le même client ou un autre client de votre base.

Suivi des devis

Vous pouvez consulter et suivre l'ensemble des devis que vous avez établis grâce au tableau de contrôle disponible sous le menu Analyse > Contrôles des informations > Devis.

Sélectionnez la période, les critères de recherche (état et autres) puis cliquez sur le bouton Lancer. L'intitulé de chaque colonne est cliquable et effectue un tri par référence, date, montant, prestations, etc.).

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