Pour transmettre les plannings de vos clients et de vos intervenants, vous pouvez le faire depuis leurs fiches individuelles ou grâce à la fonctionnalité de traitement par lot.

Transmission du planning depuis les fiches

Depuis la fiche d'un client ou d'un intervenant, plusieurs options vous sont proposées pour leur transmettre leurs plannings :

Imprimer les interventions : permet d'imprimer le planning au Format feuille de route (feuille de présence ou d'émargement) ou Format planning (tel qu'affiché à l'écran).

Envoyer par mail : permet d'envoyer le planning par mail en pièce jointe au format feuille de route ou planning. Le fichier en pièce jointe est un .pdf.

Transférer vers Ical : permet de visualiser le planning sur d'autres applications compatibles (Outlook, Thunderbird/Lightning, iCal, Google Agenda, etc. )  en recopiant l'adresse proposée.

Le type de planning sur les fiches est déterminé dans les paramètres du planning.

Si vous choisissez un affichage mensuel du planning, vous avez accès à l'option Imprimer le planning. Vous pouvez ainsi imprimer directement un mois entier.

Si vous choisissez un affichage journalier ou hebdomadaire du planning, vous avez accès aux options Imprimer le planning 6h-22h et Imprimer le planning 00h-24h. Vous pouvez ainsi imprimer directement une plage horaire.

Remarque :
Lorsque vous imprimez ou que vous envoyez par mail un planning, c'est la période affichée à l'écran qui est générée. Si vous souhaitez sélectionner une autre période, vous devez naviguer dans le planning et accéder à la période souhaitée.

Pour savoir comment personnaliser l'affichage de votre planning, consultez la section Modèle de planning de cet article.

Transmission du planning par lot

Pour imprimer ou envoyer plusieurs plannings à la fois, vous pouvez effectuer un Traitement par lot.

Imprimer plusieurs plannings

  1. Cliquez sur Clients ou Intervenants, dans la section Planning, cliquez sur Impression de planning.
  2. Dans la fenêtre qui s'ouvre, paramétrez les champs selon vos besoins.
    Note : pour l'impression des plannings clients, vous avez la possibilité d'afficher également les prospects en cochant la case Voir les prospects.
  3. Cliquez sur Rechercher.
  4. Sélectionnez les clients ou les intervenants pour lesquels vous souhaitez imprimer les plannings.
  5. En bas de la fenêtre, cliquez sur Imprimer les plannings.
  6. Si vous souhaitez imprimer directement les plannings, cliquez sur Imprimer. Sinon, cliquez sur Télécharger pour télécharger un fichier .pdf réunissant tous les plannings.

Envoyer plusieurs plannings par e-mail

  1. Cliquez sur Clients ou Intervenants, dans la section Planning, cliquez sur Envoi du planning.
  2. Dans la fenêtre qui s'ouvre, paramétrez les champs selon vos besoins.
    Note
    : pour l'envoi des plannings clients, vous avez la possibilité d'afficher également les prospects en cochant la case Voir les prospects.
    Les destinataires proposés sont les clients ou intervenants ayant au moins une intervention durant la période sélectionnée.
    Pour avoir un aperçu du mail, cliquez sur Voir le contenu. Pour personnaliser le modèle, modifiez le modèle de mail Planning client ou Planning intervenant (Administration > Paramétres > Configuration > Modèle d'e-mail/SMS).
  3. Cliquez sur Rechercher.
  4. Sélectionnez les clients ou les intervenants auxquels vous souhaitez envoyer les plannings.
    Note : les triangles jaunes à côté des noms indiquent que les personnes ne disposent pas d'une adresse e-mail de contact. Vous ne pouvez donc pas leur envoyer leur planning par e-mail. Si vous souhaitez définir un e-mail de contact pour un client ou un intervenant, cliquez sur son nom puis, sur sa fiche, dans la section Contact, renseignez le champ Email.
  5. En bas de la fenêtre, cliquez sur Envoyer les plannings.
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