Avec Ogust Manager, vous avez accès à un puissant outil de gestion des plannings de vos clients et de vos intervenants.
Conseils :
Même si les fonctionnalités proposées sur ces plannings sont similaires sur les fiches de vos clients ou de vos intervenants, nous vous conseillons de programmer les interventions depuis le planning des clients car cela vous permet d'appliquer les filtres que vous souhaitez et ainsi sélectionner l'intervenant le plus adapté à la demande.

Pour ajouter une nouvelle intervention, vous avez 3 possibilités :

  • Cliquer sur +I dans la barre de navigation.
  • Cliquer sur Ajouter dans le menu Détails situé sur la gauche du planning.
  • Faire un clic gauche ou clic droit > Nouvelle intervention directement sur le planning à l'emplacement souhaité. Ces dernières solutions vous permettent de sélectionner directement un jour et une plage horaire précise.

Fenêtre Nouvelle intervention

Bloc Répétition

Si vous souhaitez programmer une intervention ponctuelle et unique, ne modifiez aucune information de ce bloc.

Si vous souhaitez programmer une intervention régulière, vous devez renseigner plusieurs paramètres : 

Répéter tous les : ces champs vous permettent de déterminer une fréquence et un rythme (journalier, hebdomadaire, mensuel, etc.).

Vous pouvez ensuite choisir l'un des 3 paramètres suivants :

jusqu'au : les interventions seront programmées jusqu'à cette date incluse. Si aucune date n'est renseignée, les interventions sont créées pour tous les mois à venir pour un maximum de 6 mois glissants.

Nb heures max : détermine un nombre d'heures maximum à programmer. Le nombre déterminé est alors programmé automatiquement et réparti selon les paramètres définis dans les champs Répéter tous les. Les interventions sont programmées jusqu'à ce que le nombre saisit soit atteint.

Nombre d'intervention max : détermine un nombre d'intervention maximum à programmer. Le nombre déterminé est alors programmé automatiquement et réparti selon les paramètres définis dans les champs Répéter tous les. Les interventions sont programmées jusqu'à ce que le nombre saisit soit atteint.

Par exemple :

  • Pour programmer une intervention 1 jour sur 2 jusqu'au 31/12/2017, sélectionnez 2 et Jours, puis cochez jusqu'au et sélectionnez le 31/12/2017
  • Pour programmer des interventions toutes les semaines les lundi, mercredi et vendredi pour un maximum de 48h, sélectionnez 1 et Semaines, cochez les cases Lun, Mer, et Ven, puis cochez Nb Heures max et saisissez 48.
  • Pour programmer 1 interventions par mois pendant 10 mois, sélectionnez 1 et Mois, puis cochez Nombre d'interventions max et saisissez 10.

Bloc Intervention

Contrat : le choix du contrat n'est pas obligatoire. Cependant, l'association du contrat à l'intervention est obligatoire dans 2 méthodes de facturations : quantité prépayée et portefeuille.

Prestation : sélectionnez la prestation à réaliser chez votre client.
Si vous voulez modifier cette prestation, cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez la prestation que vous souhaitez.
Remarque

  • Pour la facturation des contrats dont la méthode de calcul est En fonction du planning vous devez impérativement sélectionner l'une des prestations référencées qui vous sont proposées dans le menu déroulant. Ces prestations référencées sont celles qui apparaissent dans le contrat de votre client. Si vous sélectionnez une prestation qui n'est pas référencée dans le contrat du client, la prestation ne sera pas facturée.
  • Pour les contrats dont la méthode de calcul est Quantité prépayée, il est impératif de rattacher les prestations du planning au contrat pour avoir une attestation fiscale correcte et pouvoir suivre la consommation du client sous le menu Analyse > Contrôle des informations > Contrôles > Contrat avec quantité prépayée.

Bloc Intervenant

Pour assigner un intervenant à l'intervention, cliquez sur le trombone. 

Les filtres proposés sont ceux définis par défaut lors du paramétrage du planning.
Si aucun intervenant ne vous est proposé, vérifiez les filtres appliqués.
Par défaut, les intervenants proposés sont ceux qui ont la ou les compétence(s) requise(s) par le contrat du client (fiche de l'intervenant > onglet Compétence) et qui sont disponibles.

Onglet Ordre de mission

Vous pouvez ajouter une note à l'intervention. L'ordre de mission apparaît dans la feuille de route lorsqu'on l'imprime.
Si vous sélectionnez Alerte : Suivre le gestionnaire du client reçoit une notification le jour de l'intervention.
Par exemple, si vous devez remettre la clé du client à l'intervenant, indiquez "Remise de clé" dans le champ Note et sélectionné Alerte : Suivre. Cette note s'affichera le jour de l'intervention pour vous rappeler de remettre la clé du client à l'intervenant.

Onglet frais

Pour le Nombre de kilomètres, si la case Facturé est cochée, le nombre de kilomètres indiqué sera multiplié par le prix indiqué dans l'onglet frais du contrat du client.
Le Montant des frais est pris en compte uniquement si la facture est générée à partir d'un contrat. Le prix indiqué dans l'onglet frais écrase la valeur inscrite dans le contrat.

Onglet Facturation

Si la facturation du contrat est une facturation horaire, ne modifiez pas ces informations.
Modifiez uniquement si la facturation est forfaitaire.

Onglet Exclusions pour la répétition

Quand une répétition est programmée pour une intervention, vous pouvez empêcher la création d'interventions pendant les congés scolaires et les jours fériés mais à condition d'avoir paramétré l'affichage des congés et des jours fériés

Pour lancer la création des interventions, cliquez sur Créer.

Remarque :
Si lorsque vous cliquez sur 

ce message apparaît : 

Cela signifie qu'aucun devis/contrat n'est lié à l'intervention :

Selon les paramètres définis dans les options des plannings, cette alerte peut être masquée, bloquante ou non-bloquante. Consultez l'article en ligne pour connaître les différentes options qui vous sont proposées.

Menu détaillé Disponibilités

Sur Ogust Manager, vous pouvez indiquer les périodes de disponibilité d'un intervenant ou d'un client.
Pour cela, cliquez sur Disponibilités > Ajouter et renseigner les différents éléments.

Ce paramétre de disponibilité écrase la disponibilité par défaut d'Ogust Manager (pas d'intervention prévue et pas absent).
Sur le planning, une période de disponibilité est représentée en vert.

Pour consulter les disponibilités de tous vos intervenants, cliquez sur : Analyse > Contrôles des informations > Intervenants > Disponibilités.

Menu détaillé Absences

Sur Ogust Manager, vous pouvez indiquer les périodes d'absences d'un intervenant ou d'un client.
Pour cela, cliquez sur Absences > Ajouter et renseigner les différents éléments en précisant bien le type d'absence.

Sur le planning, une période d'absence est représentée en gris hachuré.

Pour consulter les absences de tous vos intervenants, cliquez sur : Analyse > Contrôles des informations > Intervenants > Absences, congés.

Pour consulter les absences de tous vos clients, cliquez sur : Analyse > Contrôles des informations > Clients > Absences, congés.

Dupliquer une intervention

Si vous souhaitez ajouter une intervention avec les mêmes paramètres qu'une intervention déjà créée, vous pouvez dupliquer cette dernière. Pour cela, faites un clic-droit sur l'intervention que vous souhaitez dupliquer, cliquez sur Dupliquer l'intervention puis glissez-déposez l'intervention qui vient d'apparaître à l'endroit où vous souhaitez la programmer.

Légende

Couleurs supérieures (couleurs d'état)

Les couleurs supérieures indiquent l'état de l'intervention :

  • Orange = intervention programmée.
  • Vert = intervention réalisé.
  • Bleu = intervention à l'état brouillon, c'est-à-dire qu'un client ou un intervenant n'y est pas assigné.
  • Blanc = intervention annulée.

Les 2 états facturables sont orange et bleu. une intervention annulée n'est facturable que si vous cochez la case Facturer l'intervention. La case Payer l'intervention concerne uniquement le module 123paie.

Couleurs inférieures

Les couleurs inférieures correspondent aux couleurs associées aux interventions lors de leur création.

Icônes de lettres

Des petites lettres sont visibles sur vos interventions. Voici les correspondances :

Planning complet

Un planning complet est disponible pour les clients (Clients > Planning complet) et les intervenants (Intervenants > Planning complet). Ce planning complet vous permet d'avoir une vision globale des prestations sur maximum 8 jours. Vous pouvez faire des modifications sur les plannings en faisant clic-droit sur une intervention :


ou un espace vide du planning :

Suivi des plannings

Plusieurs tableaux de contrôles sont disponibles dans Analyse > Contrôle des informations > Interventions :

Un tableau disponible dans Accueil > Interventions du jour vous permet d'avoir la liste des interventions du jour et de contrôler les anomalies le cas échéant :

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