Avant d'ajouter des interventions sur les plannings de vos clients ou intervenants, nous vous conseillons de paramètrer les options des plannings. Pour cela, cliquez sur Administration > Paramètres > Configuration > Planning

Onglet Planning 

Cet onglet permet de définir l'affichage par défaut des plannings clients/intervenants.

Type de planning sur les fiches : sélectionnez le format d'affichage du planning. Cela peut être par jour, semaine, mois ou année. Depuis le planning, vous pouvez basculez entre les différents affichages en cliquant sur la période souhaitée (le jour, la semaine, le mois ou l'année).

Affichage des jours fériés : affichez ou masquez les jours fériés. Si vous choisissez de les afficher, ils apparaitront en rouge sur le planning.

Affichage des périodes de congé : affichez ou masquez les périodes de vacances scolaires. 

Zones de congé à afficher : sélectionnez la ou les période(s) de vacances scolaires (zone A, B ou C) que vous souhaitez afficher.
Pour sélectionner plusieurs zone, maintenez la touche CTRL (cmd sur Mac) enfoncée et cliquez sur les zones que vous souhaitez afficher.
Pour déselectionner une zone, maintenez la touche CTRL (cmd sur Mac) enfoncée et cliquez sur la zone que vous souhaitez retirer.

Affichage des anniversaires : affichez ou masquer l'anniversaire du client ou de l'intervenant. Si vous sélectionnez Oui, un petit gâteau apparaîtra dans la case du jour d'anniversaire.

Remarque :
Pour que le gâteau s'affiche, il faut que la date de naissance du client ou de l'intervenant soit renseignée dans sa fiche.

Planning intervenant (jour et semaine) : Afficher temps de trajet : affichez ou masquez le temps de trajet directement sur le planning de l'intervenant.
Remarque :
Activer fonctionnalité peut entraîner des ralentissements lors du chargement du planning.

Onglet Intervention

Déplacer les interventions facturées : par défaut, une intervention facturée ne peut pas être déplacée. En activant cette fonctionnalité vous pouvez déplacer une intervention facturée.
Remarque :
Déplacer une intervention ne modifie pas sa durée. 

Intervalles en minutes du planning : définissez l'intervale des minutes lorsque vous configurez l'horaire d'une intervention sur le planning (1, 5, 10 ou 15 minutes).

Exclure les jours fériés : si vous ne souhaitez pas que les interventions répétées soient programmées les jour fériés, cochez cette case.

Blocage en cas de dépassement du nombre d'heures max/mois de l'intervenant : activer cette option permet de bloquer l'affectation des heures à l'intervenant une fois le nombre d'heures maximum par mois atteint. Cette valeur est renseignée dans l'onglet Définition de la fiche de l'intervenant. 

Si vous acceptez un dépassement de ce nombre d'heures maximum par mois, sélectionnez Non et entrez le nombre d'heure ou le pourcentage de temps de dépassement toléré dans le champ Tolérance.

Alerte devis/contrat lié : cette option vous permet de définir si vous souhaitez être alerté lorsque vous créez une intervention sans qu'aucun devis/contrat ne lui soit rattaché.

Trois options sont disponibles :

  • Pas d'alerte : si aucun devis/contrat n'est rattaché, aucune alerte ne vous est envoyée.
  • Alerte informative non bloquante : si aucun devis/contrat n'est rattaché, une alerte vous est envoyée, mais vous pouvez tout de même poursuivre la création de l'intervention et fermer sa fenêtre de création en cliquant sur OK.
  • Alerte bloquante : si aucun devis/contrat n'est rattaché, une alerte vous est envoyée et interrompt la création de l'intervention. En cliquant sur OK, vous retournez sur la fenêtre de création de l'intervention et vous devez sélectionner un devis/contrat pour poursuivre la création de l'intervention.

Frais
Si vous souhaitez définir des frais par défaut pour les interventions (outre ceux définis dans le contrat du client), renseignez ces informations.

Onglet Planning complet

Affichage solde client : affichez ou masquez le solde client sur le planning complet (Clients > Planning complet). Si vous l'affichez, un cercle rouge apparaît à côté du nom du client. Survolez ce cercle rouge avec votre curseur pour consulter directement le solde du client.

Onglet Impression

Masquer intervention : si vous sélectionnez Non, les intervention annulées apparaissent sur la feuille de route des intervenants.

Elles apparaissent également en blanc lorsque vous imprimez le planning 6h-22h ou le planning 00h-24h.

Onglet Recherche d'intervenants

Cet onglet permet de définir les Filtres par défaut, les Options de recherche ainsi que le Choix des colonnes à afficher lorsque vous recherchez un intervenant pour l'assigner à une intervention.
Cette fenêtre Recherche d'intervenant apparaît lorsque vous cliquez sur l'icône de trombone sur la fenêtre Nouvelle intervention depuis le planning d'un client.

Notifié disponible : si cette case est cochée, vous affichez les intervenants pour lesquels une période de disponibilité est définie sur leur planning (indiquée en fond vert). Cette option écrase le paramètre de disponibilité par défaut d'Ogust Manager qui considére comme disponible les intervenants n'ayant pas d'intervention prévue et qui ne sont pas absents.

Notifié absent : si cette case est cochée, vous affichez les intervenants pour lesquels une période d'absence est définie sur leur planning (indiquée en fond gris hachuré).

Secteur du client : si cette case est cochée, vous affichez les intervenants dont le secteur d'intervention du client correspond à un secteur auxquels ils sont ratatchés dans leur fiche Définition. (Administration > Secteur).

Déjà intervenu : si cette case est cochée, vous affichez les intervenants ayant déjà effectué une intervention pour ce client.

Affecté autre intervention : si cette case est cochée, vous affichez les intervenants affectés à une autre intervention planifiée en même temps.

Ne pas tenir compte des compétences : si cette case est cochée, vous affichez les intervenants quelles que soient leurs compétences.

Ne pas tenir compte des contrats de travail : si cette case est cochée, vous affichez les intervenants qui n'ont pas de contrat de travail actif.

Distance maximum : la valeur que vous entrez définit un rayon autour du lieu d'intervention. Les intervenants situés dans ce rayon sont alors affichés. Par exemple, si vous entrez 50, tous les intervenants situés dans un rayon de 50 km ou moins autour du lieu d'intervention seront proposés.

Charge : tenir compte du temps de travail effectif : si vous cochez cette case, le temps de travail effectif des intervenants est pris en compte. La formule utilisée pour calculer la charge est la suivante :
Nombre d'heures planifiées sur la période (semaine ou mois) ÷ Nb heures max planifié sur cette même période.

Choix des colonnes à afficher : vous pouvez modifier les colonnes du tableaux affichant les résultats. 

Pour ajouter des colonnes à afficher, glissez-déposez l'intitulé depuis la section Colonnes disponibles vers la section Colonnes affichées.
Pour déplacer l'ordre des colonnes à afficher, dans la section Colonnes affichées, glissez-déposez l'intitulé à l'emplacement souhaité (1 étant la 1ère colonne en partant de la gauche).
Pour supprimer des colonnes, glissez-déposez l'intitulé depuis la section Colonnes affichées vers la section Colonnes disponibles.

Modèle de planning

Mis à part les plannings 6h-22h et 00h-24h, vous pouvez personnaliser le modèle d'impression de vos plannings et de vos feuilles de route .
Mais d'abord, vous devez activer le module Editions planning paramétrables. Pour savoir comment activer un module, consultez notre article Gérer vos options.
Rendez-vous ensuite dans le menu Editions pdf pour créer un nouveau modèle Intervention :
Administration > Paramètes > Configuration > Editions PDF >
cliquez sur le + à côté de l'intitulé Intervention.

Dans la fenêtre Nouveau modèle édition, vous pouvez personnaliser l'affichage de votre planning. Consultez notre article sur l'éditeur HTML pour en apprendre plus sur les différentes fonctionnalités à votre disposition.

Paramétrer les alertes planning

Vous pouvez mettre en place un certains nombre d'alertes informatives ou bloquantes pour la création de vos plannings. Pour en savoir plus, consultez cet article.

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