Paramétrer les fiches des clients

Avant de créer la fiche d'un client vous devez paramètrer les champs que vous souhaitez afficher sur sa fiche. Pour cela, cliquez sur Administration > Paramètres > Valeurs par défaut > Fiche client > Définition.
En face d'un champ, sélectionnez Oui si vous souhaitez qu'il apparaisse ou Non pour le retirer.
Vous pouvez également configurer l'apparition des champs pour les devis, les contrats, les factures et le règlement type en cliquant sur l'onglet correspond.
Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder vos paramètres.

Créer une fiche client

Vous pouvez créer une fiche client de deux façons :

  • Clients > Nouveau client particulier
  • Clients > Liste des clients > Bouton + (Nouvelle entrée)

Renseignez ensuite le maximum d'information concernant votre client. S'il vous manque des informations, vous pourrez les compléter plus tard.
Les champs obligatoires sont : 

  • Nom
  • Type de client
  • Type d'exonération
  • Adresse principale

Détail des champs

Code client et Numéro de dossier

Le Code client est généré automatiquement lorsque vous cliquez sur la flèche verte à droite du champ.

Le Numéro de dossier est utilisé pour la télégestion si celle-ci est activée sur votre compte. Ce numéro est généré automatiquement lorsque vous cliquez sur la flèche orange à droite du champ.

Le Code client dépend du Type de client :

  • Prospect : 00
  • Client : CLI00000

Le Numéro de dossier reprend en partie le Code client.

Remarque :
Si vous modifiez le Type de client, cliquez à nouveau sur la flèche verte et la flèche orange pour mettre à jour les champs.

Type d'exonération

  • Autres
  • Personne dépendante ou garde d'enfants handicapés
  • Personnes âgées +70 ans non dépendantes

Ces informations sont récupérées dans un tableau de contrôle sous le menu Analyse > Controle des informations > Intervenants > Nombre d'heures par intervenant et par exonération.

Géré par 

Ce champ indique le gestionnaire de la fiche du client. C'est ce gestionnaire qui recevra toutes les notifications liées à ce client. La fiche d'un nouveau client est automatiquement affectée à l'utilisateur qui la créé mais vous pouvez également sélectionner celui que vous voulez.

Une fois que vous avez renseigné la fiche d'un client, si plusieurs clients sont déjà enregistrés, cliquez sur le bouton Contrôler pour vérifier qu'il n'y a aucun doublon sur l'ensemble des fiches de vos clients (numéros de téléphone, adresses, e-mail, etc.).
Cliquez sur Enregistrer pour valider la création de la fiche.
Vous avez maintenant accès à l'ensemble des onglets de sa fiche.

Onglet définition

Flèches de navigation

Ces flèches permettent de naviguer entre les fiches de vos clients :

  • << : premier client de la liste.
  • < : client précédent.
  • > : client suivant.
  • >> : dernier client de la liste.

Bouton Enregistrer

Ce bouton permet d'enregistrer les modifications effectuées. 

Remarque :
Avant de changer d'onglet, cliquez sur Enregistrer. Sinon, vos modifications ne seront pas enregistrées.

Bouton Supprimer

Ce bouton permet de supprimer un client.

Conseil :
Nous vous déconseillons de supprimer la fiche d'un ancien client car ses informations (contrats, bulletins, plannings, coordonnées) seront définitivement supprimées de votre base.
En revanche, nous vous conseillons de passer sa Situation en Client inactif.

Il apparaîtra ainsi dans Clients > Anciens clients et, si besoin, vous pourrez le réactiver en repassant sa Situation sur Client actif.

Bouton Favori

Ce bouton permet de marquer un client comme favori. Vous pouvez ainsi accéder rapidement à sa fiche en cliquant sur Accueil > Favoris.
Tous les clients marqués comme Favoris apparaîssent dans cette fenêtre.

Bouton Contrôler

Ce bouton permet de contrôler la présence de doublon en comparant les informations de tous vos clients.

Bouton Email

Ce bouton permet d'envoyer gratuitement un e-mail au client.
Les mails que vous envoyez à un client depuis Ogust Manager sont sauvegardés dans un historique accessible depuis l'onglet Envois sur sa fiche.
Vous pouvez définir plusieurs modèles de mails. Les modèles d'e-mails pour les envois directs aux clients se trouvent dans Administration > Paramètres > Configuration > Modèles d'e-mails / SMS > Envoi direct au client.

Conseil :
Consultez notre article sur l'éditeur HTML pour en apprendre plus sur la personnalisation de vos modèles.

Bouton SMS

Ce bouton permet d'envoyer un SMS au client. Contrairement aux e-mails, les SMS sont payants. Vous pouvez commander des packs de SMS directement depuis votre portail client Ogust dans la section Mes consommables. Votre compte sera alors crédité d'un nombre de SMS que vous pouvez voir lors de l'envoi d'un SMS.

Remarque :
Si vous n'avez pas vos code d'accès au portail client Ogust, contactez le support technique.

En Mode Normal, le destinataire ne peut pas vous répondre. Si vous voulez que votre destinataire puisse vous répondre, sélectionnez Mode Réponse.
Les SMS reçus apparaitront dans la fenêtre Notifications accessible depuis le bouton Sms symbolisé par un téléphone en bas à gauche de votre fenêtre d'Ogust Manager.

Les envois de SMS sont configurables depuis Administration > Paramètres > Configuration > SMS. Vous pouvez soit indiquer un nom soit un numéro de téléphone. 

Bouton Créé par

Ce bouton permet d'afficher la date de création de la fiche du client ainsi que le nom et le prénom de celui qui l'a créé.

Imprimer 

Ce bouton permet d'imprimer la fiche du client avec toutes les informations de l'onglet Définition et de l'onglet Informations.

Onglet Intervenants

Cet onglet affiche l'ensemble des intervenants ayant effectué au moins une intervention chez le client. Cela vous permet d'assurer un suivi qualité des prestations et de gérer les réclamations.

Onglet Informations

Contrairement à l'onglet Définition, l'onglet Informations est totalement personnalissable mais sur devis. Si vous souhaitez le personnaliser, contacter le service client.

Documents administratifs

Le module de gestion électronique des documents (GED) permet de stocker les documents de vos clients. Vous pouvez rendre ces documents accessibles depuis les portails de vos clients et de vos intervenants. Pour en savoir plus, consultez notre article Comment suivre la remise des documents obligatoires ?

Rendez-vous

Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez d'abord activer le module Rendez-vous sur votre compte Ogust Manager.

Depuis la fiche d'un client, vous pouvez planifier un rendez-vous avec lui en cliquant sur Rendez-vous > Bouton + (Nouveau rendez-vous).

Sur la fenêtre Rendez-vous, remplissez les différents champs.

  • Champs Alerte : en choisissant Oui, vous recevrez une alerte pour vous rappeler le rendez-vous. Cette alerte est visible dans votre fenêtre Notifications en cliquant sur le bouton Notifications en bas à gauche de votre interface Ogust Manager.
  • Onglet Participants : vous pouvez ajouter plusieurs participants à un rendez-vous. Pour cela, cliquez sur Ajouter un participant puis sélectionnez le participant dans la liste proposée. Si vous participez au rendez-vous cliquez sur m'ajouter comme participant. Si les 3 signes de couleurs sont visibles, cela signifie que le participant n'a pas encore répondu au rendez-vous. Une fois qu'il a répondu, 3 status sont possibles : Accepté (vert), Peut-être (orange) ou Annulé (rouge).
  • Onglet Notes : cet onglet vous permet d'ajouter des commentaires. Les clients peuvent également ajouter des commentaires dans cet onglet depuis le planning sur leur portail client.

Cliquez sur Enregistrer pour planifier votre rendez-vous.
Une fois le rendez-vous enregistré, lorsque vous cliquez dessus, de nouvelles options sont disponibles :

  • Supprimer : supprimez le rendez-vous.
  • Email : envoyez un e-mail à tous les participants du rendez-vous.
  • Passer à : sélectionnez Tenu lorsque le rendez-vous est passé ou Annulé pour signaler que le rendez-vous est annulé.

Onglet Envois

L'onglet Envois répertorie tous les mails envoyé au client.
Dans la colonne Statut apparaît l'état d'envoi de l'email : 

  • Délivré : le message a bien été envoyé.
  • Ouvert : le message a été ouvert par votre destinataire.
  • Bloqué : le message a été bloqué par la boîte mail de votre destinataire.

Importer un fichier client

Si vous souhaitez importer directement vos clients, consultez notre article Comment importer un fichier clients ou intervenants ?

Et après ?

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