Un contrat de travail est établi entre l'employeur (l'entreprise ou le particulier employeur) et le salarié. Ce dernier ne doit avoir qu'un seul contrat validé pour un même employeur sur la même période.

Cette fonctionnalité avancée est réservée aux utilisateurs ayant au minimum la version Premium d'Ogust Manager. Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez d'abord activer le module Contrat de travail sur votre compte Ogust Manager.

Créer un nouveau contrat de travail

Pour créer un nouveau contrat de travail, sur la fiche d'un intervenant, dans l'onglet Contrats de travail, cliquez sur le bouton + à droite de la fenêtre.

Lorsque vous créez un nouveau contrat, certains champs sont pré-remplis.
Ces derniers sont modifiables depuis le menu  Administration >  Paramètres  > Valeurs par défaut > Fiche intervenant > Contrat de travail.

Les astérisques (*) indiquent les champs obligatoires. Pour que le contrat soit valide, complétez ces champs.

En fonction du choix de certains champs, d'autres champs peuvent devenir obligatoires.
Par exemple, si le type de contrat est CDD, le champ Date de fin de contrat apparaît et devient obligatoire.

Onglet Général

Définition : ce bloc regroupe les informations principales du contrat de travail : dates, type de contrat, régime, etc.
Remarque :
Choisir une Convention collective applicable met à jour les choix disponibles dans le champ Nature du contrat.

Employeur : ce bloc vous permet de déterminer qui est l'employeur de l'intervenant :

  • Si votre entreprise est l'employeur, sélectionnez MON_ENTREPRISE (mode prestataire).
  • Si l'un de vos clients est l'employeur, sélectionnez Particulier (mode mandataire).

Affectation : ce bloc regroupe plusieurs champs facultatifs. Seul le champ Descriptif emploi est obligatoire. Complétez ce champ en donnant une brève description du poste occupé.

DUE : cette fonctionnalité est réservée aux utilisateurs de la solution 123paie.
La DUE est la Déclaration unique d'embauche. En cochant la case Envoyer une demande automatique de DUE, une demande automatique de DUE est transmise à votre partenaire de paie. Une fois la DUE effectuée, une synchronisation des données permet d’afficher la date et le numéro de dossier de la DUE au plus tard 1 mois après la demande.

Etablissement de rattachement

Si vous disposez de l'option Multi-SIREN, vous devez indiquer à quel établissement le document doit être rattaché.
Pour cela, dans le champs Etablissement de rattachement, sélectionnez l'établissement auquel rattacher le document :

Onglet Rémunération / Horaires

La rémunération de vos salariés peut-être au forfait ou horaire. Pour activer un bloc, cochez la case correspondante au type de rémunération que vous souhaitez appliquer. L'autre bloc sera automatiquement verrouillé.

Rémunération au forfait : en cochant cette case vous indiquez que le salarié est mensualisé.

Vous ne pouvez choisir qu’une seule option parmi :

  • Montant du salaire forfaitaire brut : par exemple, 1600. 
  • % du SMIC brut : si vous choisissez cette option, vous devez indiquer une valeur entre 1 et 100.

Rémunération horaire : en cochant cette case vous indiquez que le salarié est payé à l'heure.

Vous ne pouvez choisir qu’une seule option parmi :

  • Taux horaire brut : par exemple, 15. 
  • SMIC horaire brut en vigueur : si vous souhaitez utiliser le SMIC horaire brut en vigueur, cochez cette case.

Exceptions sur les taux horaires : cette rubrique vous permet de renseigner des taux horaires qui seront appliqués sous certaines conditions. Chaque exception ajoutée sera testée sur les interventions. Si aucune exception ne correspond aux interventions, le taux horaire du contrat de travail sera pris par défaut. 

Le paramétrage d'une exception se présente sous cette forme :

  • Ordre de priorité : ordre d'application de l'exception. Dans le cas où plusieurs exceptions correspondent à une intervention, celle qui a le plus petit numéro d'ordre de priorité est appliquée. 
  • Critère : l'exception s'applique lorsque le critère sélectionné est rempli. 6 critères sont proposés :
    - Niveau : les niveaux sont déterminés dans Administration > Paramètres > Scolaire > Niveau.
    - Matière : les matières sont déterminées dans Administration > Paramètres > Scolaire > Matières.
    - Prestation :  les prestations sont déterminées dans Administration > Prestations et tarifs.
    - Client : l'exception s'applique pour un client spécifique. Attention, en mode mandataire, les critères sur le client sont ignorés.
    - Élève
    - Contrat
  • Action sur : indiquez si l'exception s'applique sur le salaire ou le nombre d'heures (par intervention).
    Si vous sélectionnez Salaire, la rémunération par défaut sera remplacée par celle indiquée dans le champ Taux horaire brut :

Si vous sélectionnez Nombre d'heures (par intervention), on ajoute au volume horaire mensuel soit un nombre d'heure fixe soit un pourcentage d'heures :

  • Validité : vous pouvez définir une période d'application de l'exception. Si vous ne renseignez rien, l'exception sera alors permanente.

Voici un exemple de paramétrage :

Dans cette configuration, pour toute intervention de PLOMBERIE réalisée entre le 01/01/2019 et le 28/02/2019, l'intervenant sera rémunéré 30€ brut par heure.

Horaires : cette zone est facultative. Elle s’applique uniquement si : 

  1. Votre salarié est mensualisé (avec des avenants en cas de changement d’horaire).
  2. Vous avez décidé de gérer sa paie comme un salarié payé à l'heure.

Si ce champ est renseigné, le plafond d'heures de votre salarié sera proratisé en fonction du nombre d’heures saisies. Les heures complémentaires seront calculées automatiquement pour les temps partiel.

Onglet valorisation des absences

Consultez notre article sur la valorisation des absences.

Onglet Compléments

Cet onglet est utilisé pour paramétrer des informations (champs textes, cases à cocher, listes déroulantes, champs dates, etc.) nécessaires à la mise en place d'une édition personnalisée dynamique ou tout processus particulier en lien avec les contrats de travail ou la paie.

Valider un contrat

Une fois le contrat de travail enregistré, vous devez le valider. Cela vous permettra de réutiliser les informations qui y sont renseignées et de transférer les fiches signalétiques vers 123paie.

Lorsque vous validez le contrat, certaines informations du contrat et de la fiche intervenant sont vérifiées.

Remarque :
Suite à la validation du premier contrat en mode prestataire, l'encart Contrat de travail dans l’onglet Définition de la fiche Intervenant est rempli automatiquement.
En mode prestataire, il ne peut exister qu'un seul contrat valide (c'est-à-dire dont l'état est Validé, Accepté ou Envoyé) par intervenant.

Créer un avenant au contrat

Un avenant au contrat permet de modifier le contrat d'origine tout en gardant une trace des informations initiales.

Pour créer un avenant, l'état du contrat doit être soit Validé, Accepté ou Envoyé. Cliquez sur le bouton Avenant, toutes les informations sont reprises dans un nouveau contrat à l’état brouillon. Vous pouvez ainsi effectuer les modifications que vous souhaitez. 

Remarque :
Valider un avenant met fin au contrat d’origine.

FAQ : 

Que se passe-t-il si un intervenant réalise une prestation au-delà de la date de fin de son contrat de travail et tentait de la valider à ce moment là ? La validation serait-bloquée ? Si non, la paie serait-t-elle traitée normalement ensuite ?

Pour la saisie de coupon, il n'y a pas de contrôle sur le contrat de travail intervenant.
En revanche, pour la paie, les interventions réalisées après la date de fin de contrat ne seront pas prises en compte.
Il existe une exception à cette règle : pour les CDD d'usage, vous pouvez cocher la case Terme imprécis. Le CDD d'usage à terme imprécis est un peu particulier dans le sens ou il se comporte plus ou moins comme un CDI. Pour les contrats de ce type, ce n'est pas une date de fin qui est à renseigner mais une Date de fin de contrat minimale (le libellé du champ est modifié lorsque la case est cochée).
Dans ce cas, même si cette Date de fin de contrat minimale est passée, le contrat est toujours considéré actif tant qu'il n'est pas passé à l'état Terminé et donc la paie continuera à fonctionner normalement.

Et après ?

Créez la fiche d'un client.

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