Paramétrer les fiches des intervenants

Avant de créer la fiche d'un intervenant vous devez paramètrer les champs que vous souhaitez afficher sur sa fiche. Pour cela, cliquez sur Administration > Paramètres > Valeurs par défaut > Fiche intervenant.
En face d'un champ, sélectionnez Oui si vous souhaitez qu'il apparaisse ou Non pour le retirer.
Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder vos paramètres.

Créer une fiche d'intervenant

Vous pouvez créer une fiche d'intervenant de deux façons :

  • Intervenants > Nouvel intervenant
  • Intervenants > Liste des intervenants > Bouton + (Nouvelle entrée)

Renseignez le maximum d'information concernant votre intervenant. S'il vous manque des informations, vous pourrez les compléter plus tard.
Les champs obligatoires sont : 

  • Civilité
  • Nom
  • Adresse principale

Détail des champs

Matricule et Numéro de dossier

Le Matricule est généré automatiquement lorsque vous cliquez sur la flèche verte à droite du champ. Ce numéro est repris dans les attestations fiscales des clients.

Le Numéro de dossier est utilisé pour la télégestion si celle-ci est activée sur votre compte. Ce numéro est généré automatiquement lorsque vous cliquez sur la flèche orange à droite du champ.

Le numéro du Matricule dépend de la Nature de l'intervenant :

  • Salarié : SA00000
  • Intérimaire : IN00000
  • Prestataire : PR00000
  • Candidat : CA00000
  • Stagiaire : 0

Remarque :
Si vous modifiez le Nature de l'intervenant, cliquez à nouveau sur la flèche verte et la flèche orange pour mettre à jour les champs.

Géré par 

Ce champ indique le gestionnaire de la fiche de l'intervenant. C'est ce gestionnaire qui recevra toutes les notifications liées à cet intervenant. La fiche d'un nouvel intervenant est automatiquement affectée à l'utilisateur qui la créé mais vous pouvez également sélectionner celui que vous voulez.

Contrat de travail

  • Vous utilisez le module contrat de travail : cette partie est complétée automatiquement à partir des données du contrat de travail du salarié.
  • Vous n'utilisez pas le module contrat de travail : vous devez renseigner manuellement ces informations.

Une fois que vous avez renseigné la fiche d'un intervenant, si plusieurs intervenants sont déjà enregistrés, cliquez sur le bouton Contrôler pour vérifier qu'il n'y a aucun doublon sur l'ensemble des fiches de vos intervenants (numéros de téléphone, numéro de sécurité sociale, etc.).
Cliquez sur Enregistrer pour valider la création de la fiche.
Vous avez maintenant accès à l'ensemble des onglets de sa fiche.

Onglet définition

Flèches de navigation

Ces flèches permettent de naviguer entre les fiches de vos intervenants :

  • << : premier intervenant de la liste.
  • < : intervenant précédent.
  • > : intervenant suivant.
  • >> : dernier intervenant de la liste.

Bouton Enregistrer

Ce bouton permet d'enregistrer les modifications effectuées. 

Remarque :
Avant de changer d'onglet, cliquez sur Enregistrer. Sinon, vos modifications ne seront pas enregistrées.

Bouton Contrôler

Ce bouton permet de contrôler la présence de doublon en comparant les informations de tous vos intervenants.

Bouton Supprimer

Ce bouton permet de supprimer un intervenant.

Conseil :
Nous vous déconseillons de supprimer la fiche d'un ancien d'intervenant car ses informations (contrats, bulletins, plannings, coordonnées) seront définitivement supprimées de votre base.
En revanche, nous vous conseillons de passer sa Situation en Inactif.

Il apparaîtra ainsi dans Intervenants > Anciens intervenants et, si besoin, vous pourrez le réactiver en repassant sa Situation sur Actif.

Bouton Favori

Ce bouton permet de marquer un intervenant comme favori. Vous pouvez ainsi accéder rapidement à sa fiche en cliquant sur Accueil > Favoris.
Tous les intervenants marqués comme Favoris apparaîssent dans cette fenêtre.

Bouton Email

Ce bouton permet d'envoyer gratuitement un e-mail à l'intervenant.
Les mails que vous envoyez à un intervenant depuis Ogust Manager sont sauvegardés dans un historique accessible depuis l'onglet Envois sur sa fiche.
Vous pouvez définir plusieurs modèles de mails. Les modèles d'e-mails pour les envois directs aux intervenants se trouvent dans Administration > Paramètres > Configuration > Modèles d'e-mails / SMS > Envoi direct à l'intervenant.

Conseil :
Consultez notre article sur l'éditeur HTML pour en apprendre plus sur la personnalisation de vos modèles.

Bouton SMS

Ce bouton permet d'envoyer un SMS à l'intervenant. Contrairement aux e-mails, les SMS sont payants. Vous pouvez commander des packs de SMS directement depuis votre portail client Ogust dans la section Mes consommables. Votre compte sera alors crédité d'un nombre de SMS que vous pouvez voir lors de l'envoi d'un SMS.

Remarque :
Si vous n'avez pas vos code d'accès au portail client Ogust, contactez le support technique.

En Mode Normal, le destinataire ne peut pas vous répondre. Si vous voulez que votre destinataire puisse vous répondre, sélectionnez Mode Réponse.
Les SMS reçus apparaitront dans la fenêtre Notifications accessible depuis le bouton Sms symbolisé par un téléphone en bas à gauche de votre fenêtre d'Ogust Manager.

Les envois de SMS sont configurables depuis Administration > Paramètres > Configuration > SMS. Vous pouvez soit indiquer un nom soit un numéro de téléphone. 

Bouton Créé par

Ce bouton permet d'afficher la date de création de la fiche de l'intervenant ainsi que le nom et le prénom de celui qui l'a créé.

Imprimer 

Ce bouton permet d'imprimer la fiche de l'intervenant avec toutes les informations de l'onglet Définition et de l'onglet Informations.

Photo de profil

Pour ajouter une photo de profil à votre intervenant, dans le cadre Photo, cliquez sur + puis Choisissez un fichier...
La photo doit être au format .gif, .jpg ou .png.

Onglet Clients 

Cet onglet affiche l'ensemble des clients pour lesquels l'intervenant a effectué au moins une intervention. Cela vous permet d'assurer un suivi qualité des prestations et de gérer les réclamations.

Onglet Informations

Contrairement à l'onglet Définition, l'onglet Informations est totalement personnalissable mais sur devis. Si vous souhaitez le personnaliser, contacter le service client.

Onglet Rendez-vous

Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez d'abord activer le module Rendez-vous sur votre compte Ogust Manager.

Depuis la fiche d'un intervenant, vous pouvez planifier un rendez-vous avec lui en cliquant sur Rendez-vous > Bouton + (Nouveau rendez-vous).

Sur la fenêtre Rendez-vous, remplissez les différents champs.

  • Champs Alerte : en choisissant Oui, vous recevrez une alerte pour vous rappeler le rendez-vous. Cette alerte est visible dans votre fenêtre Notifications en cliquant sur le bouton Notifications en bas à gauche de votre interface Ogust Manager.
  • Onglet Participants : vous pouvez ajouter plusieurs participants à un rendez-vous. Pour cela, cliquez sur Ajouter un participant puis sélectionnez le participant dans la liste proposée. Si vous participez au rendez-vous cliquez sur m'ajouter comme participant. Si les 3 signes de couleurs sont visibles, cela signifie que le participant n'a pas encore répondu au rendez-vous. Une fois qu'il a répondu, 3 status sont possibles : Accepté (vert), Peut-être (orange) ou Annulé (rouge).
  • Onglet Notes : cet onglet vous permet d'ajouter des commentaires. Les intervenants peuvent également ajouter des commentaires dans cet onglet depuis le planning sur leur portail extranet.

Cliquez sur Enregistrer pour planifier votre rendez-vous.
Une fois le rendez-vous enregistré, lorsque vous cliquez dessus, de nouvelles options sont disponibles :

  • Supprimer : supprimez le rendez-vous.
  • Email : envoyez un e-mail à tous les participants du rendez-vous.
  • Passer à : sélectionnez Tenu lorsque le rendez-vous est passé ou Annulé pour signaler que le rendez-vous est annulé.

Onglet Envois

L'onglet Envois répertorie tous les mails envoyé à l'intervenant.
Dans la colonne Statut apparaît l'état d'envoi de l'email : 

  • Délivré : le message a bien été envoyé.
  • Ouvert : le message a été ouvert par votre destinataire.
  • Bloqué : le message a été bloqué par la boîte mail de votre destinataire.

Onglet OSS

Depuis cet onglet vous pouvez transmettre la fiche d'un intervenant vers votre boutique en ligne Ogust Selfservice en cliquant sur le bouton Synchroniser l'intervenant avec OSS :

Importer un fichier intervenant

Si vous souhaitez importer directement vos intervenants, consultez notre article Comment importer un fichier clients ou intervenants ?

Et après ?

Créez une fiche client.

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