Le dispositif ASAP est une offre de services 100% dématérialisée du réseau des URSSAF réservée aux associations et entreprises mandataires.

Dans Ogust Manager, le module Extranet ASAP vous permet de gérer pour le compte de vos clients les demandes administratives (affiliation, modification et radiation) et les déclarations trimestrielles des cotisations.

Ce module vous permet également de générer des fichiers d'export que vous importez sur le site de l'URSSAF.

Configuration 

L'utilisation du module ASAP nécessite de renseigner certains champs : 

  • pour l'entreprise : l'URSSAF de rattachement.
  • pour le client : son numéro de sécurité sociale, de SIRET et d'immatriculation URSSAF.

Définir l'URSSAF de rattachement de l'entreprise

Cliquez sur Administration > Paramètres > Configuration > Module ASAP.
Sélectionnez l'URSSAF de rattachement puis cliquez sur Enregistrer.

Renseigner les informations du client

Dans l'onglet Définition de la fiche client, renseignez les champs suivants :

  • Numéro sécurité sociale,
  • N° SIRET (si connu),
  • N° immatriculation (URSSAF) (si connu).

Le champ N° identifiant unique ASAP est renseigné et verrouillé automatiquement.

Demandes administratives

Ce module vous permet de demander l'immatriculation de vos clients mandataires auprès de l'URSSAF.
Pour cela, cliquez sur Exports / Imports > Extranet ASAP > Demande administrative

Sélectionnez la période pour laquelle vous souhaitez exporter les données mandataires puis cliquez sur Actualiser la liste.

Pour chaque client, 3 actions sont disponibles :

  • Ajout : cette action est pré-sélectionnée pour les clients qui ont un bulletin de paie mandataire sur la période sélectionnée mais qui ne sont pas encore déclarés, c'est-à-dire, qu'ils n'ont pas encore de numéro URSSAF.
    Remarque :
    Si, sur la fiche du client, la case Demande affiliation ASAP est cochée, le client apparaîtra également dans la liste, même s'il ne possède ni de numéro URSSAF ni de bulletin de paie mandataire sur la période sélectionnée.
  • Modification : cette action concerne les clients déjà déclarés et qui ont des bulletins de paie mandataire. Elle n'est pas pré-sélectionnée. Cette action permet au gestionnaire de mettre à jour le compte d'un client (RIB, droits à l'exonération, etc.).
  • Radiation : cette action est pré-sélectionnée pour les clients déjà déclarés mais qui n'ont pas de bulletins de paie mandataire. 

Ces actions sont proposées par défaut en fonction de la situation du client durant le trimestre de déclaration. Si nécessaire, vous pouvez modifier ces actions grâce au menu déroulant dans la colonne Action.

Sélectionnez les clients pour lesquels vous souhaitez exporter les données puis cliquez sur Générer le fichier pour télécharger le fichier au format .zip.
Si vous souhaitez télécharger un fichier au format .dnt, cochez la case Fichier dnt.

Si des erreurs empêchent la génération des fichiers à cause d'informations manquantes, vous pouvez soit vous rendre sur la fiche des clients pour renseigner ces informations manquantes soit cocher la case Ne pas prendre en compte les erreurs.

Remarque :
Une fois que vous avez généré le fichier d'un client, ce dernier n'apparaît plus dans la liste. Si vous effectuez simplement des tests, cochez la case Fichier de test. Nous vous conseillons d'effectuer un test avant de réellement générer les fichiers.

Vous pouvez ensuite vous connecter à votre espace ASAP sur le site de l'URSSAF pour importer le fichier téléchargé.

Déclarations et paiements

Vous pouvez exporter les fichiers nécessaires à vos déclarations et paiements pour l'URSSAF directement depuis le module Extranet ASAP d'Ogust Manager.
Pour cela, cliquez sur Exports / Imports > Extranet ASAP > Déclarations et paiements

Sélectionnez la période pour laquelle vous souhaitez exporter les données mandataires puis cliquez sur Actualiser la liste.

Remarque :
Si vous ne souhaitez pas afficher les clients qui n'ont pas de numéro URSSAF et SIRET renseignés, cochez la case Exclure les clients qui n'ont pas de numéro URSSAF et SIRET renseignés.

Vos clients mandataires sont proposés dans 2 colonnes distinctes :

  • Clients avec cotisations non-nulles : clients déclarés et ayant des bulletins de salaires mandataires durant le trimestre.
  • Clients avec cotisations nulles : clients déclarés mais qui n'ont pas de bulletins de salaires mandataires durant le trimestre.

Sélectionnez les clients pour lesquels vous souhaitez exporter les données puis cliquez sur Générer le fichier pour télécharger le fichier au format .zip.
Si vous souhaitez télécharger un fichier au format .dnt, cochez la case Fichier dnt.

Si des erreurs empêchent la génération des fichiers à cause d'informations manquantes, vous pouvez soit vous rendre sur la fiche des clients pour renseigner ces informations manquantes soit cocher la case Ne pas prendre en compte les erreurs.

Remarque
:
Une fois que vous avez généré le fichier d'un client, ce dernier n'apparaît plus dans la liste. Si vous effectuez simplement des tests, cochez la case Fichier de test. Nous vous conseillons d'effectuer un test avant de réellement générer les fichiers.

Vous pouvez ensuite vous connecter à votre espace ASAP sur le site de l'URSSAF pour importer le fichier téléchargé.

Imports ASAP

Après avoir déclaré administrativement vos clients, un fichier est généré sur votre espace URSSAF. Vous pouvez importer ce fichier dans Ogust Manager afin d'attribuer automatiquement le numéro de SIRET et d'immatriculation URSSAF à tous les clients que vous avez déclaré.

Pour importer ce fichier, téléchargez le sur votre ordinateur puis, sur Ogust Manager, cliquez sur Exports / Imports > Extranet ASAP > Imports ASAP > sélectionnez Affiliations ou Cotisations > sélectionnez le fichier précédemment téléchargé > cliquez sur Valider.

Les fiches de vos clients sont alors automatiquement mises à jour avec les informations fournies par l'URSSAF.

Historiques des exports

Vous pouvez consulter l'historique de vos exports ASAP (demandes administratives et déclarations des cotisations) en cliquant sur Exports / Imports > Extranet ASAP > Historique des exports.

Le tableau affiche l’historique des déclarations effectuées via Ogust Manager avec les informations suivantes : année, trimestre, date d'export, personne ayant réalisé l'export et le total des cotisations.

Pour télécharger les fichiers, cliquez sur Exporté. Un fichier au format .zip est alors téléchargé sur votre ordinateur.

Tableau de suivi pour les cotisations des clients

Remarque :
Cette fonctionnalité est disponible dans la version Enterprise.

Avant d'accéder à ce tableau, vous devez d'abord créer la requête personnalisée. Pour cela, cliquez sur Administration > Paramètres > Configuration > Contrôles personnalisés > cliquez sur + pour créer un nouveau contrôle personnalisé > dans Libellé, saisissez URSSAF (ou un autre libellé) > dans Requête, sélectionnez Cotisations paie mandataire Ogust vs Urssaf > configurez les options selon vos besoins > ajoutez les colonnes que vous souhaitez voir apparaître dans le tableau (trimestre, code client, etc.) > cliquez sur Enregistrer.

Pour consulter ce tableau, cliquez sur Analyse > Contrôles des informations > Contrôles personnalisés > cliquez sur URSSAF (ou le libellé entré précédemment).

Vous pouvez aussi regarder le tutoriel vidéo des exports ASAP

Forcer la radiation des clients

Cliquez sur Exports / Imports > Imports ASAP, sélectionnez ensuite Radiation :

Importez ensuite un fichier au format .csv composé des 4 colonnes suivantes dans cet ordre : 

  • Numéro SIRET
  • Numéro URSSAF
  • Nom du client
  • Date de radiation au format AAAAMMJJ (pour une radiation le 31/03/2019 on aura donc 20190331)


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